Главная страницаОбратная связьКарта сайта

Microsoft Excel 2007



В предыдущем разделе мы подробно рассмотрели создание таблиц в текстовом редакторе Word. Текстовые таблицы - это один из способов упорядочения и представления данных. Однако часто возникают ситуации, когда сданными требуется провести расчеты или построить на их основании график или диаграмму. В этом случае следует обратиться к электронным таблицам Microsoft Excel 2007. С помощью табличного процессора Excel вы сможете не только создать качественно оформленную таблицу со структурой любой сложности, но и провести необходимые вычисления с введенными данными, обратившись к встроенным математическим функциям, создать красивый график или диаграмму, отсортировать данные по выбранному признаку. Ускоренные приемы обработки ячеек позволят вам быстро выполнить в Excel любую операцию, избавившись от рутинного ввода данных и однотипных расчетов вручную.

ЗНАКОМСТВО С ПРОГРАММОЙ MICROSOFT EXCEL 2007

Чтобы запустить Excel, выполните команду Пуск ► Все программы ► Microsoft Office ► Microsoft Office Excel 2007. Вы можете также запустить приложение, введя в поисковую строку меню Пуск слово excel. При частом использования Excel можно можете закрепить ярлык программы на Панели задач. Для этого щелкните на значке приложения правой кнопкой мыши и выполните команду Закрепить программу в панели задач.

Поскольку Excel является программой, входящей, как и Word, в состав пакета Microsoft Office, интерфейс этих приложений во многом схож. Также имеется лента с вкладками, на которых находятся группы инструментов, предназначенных для Форматирования ячеек и обработки данных. Некоторые из них вам знакомы, если вы уже успели изучить программу Word, большинство же являются совершенно новыми. К изучению важнейших параметров мы приступим чуть позже, а сейчас рассмотрим структуру окна Excel (рис. 6.35).

Рис. 6.35. Окно Microsoft Excel 2007

Электронная таблица состоит из ячеек, которые образуют строки и столбцы. Файл электронной таблицы называется книгой (см. заголовок окна). По умолчанию новый файл Excel (книга) имеет три электронные таблицы - три листа (так принято называть рабочие области в Excel). Переключаться между листами можно с помощью ярлыков в нижней части окна.

Строки образованы горизонтальными рядами ячеек и пронумерованы числами (1, 2, 3...). Максимальное количество строк в листе - 1 048 575. Нумерацию можно видеть в заголовках строк в левой части окна Excel. Столбцы обозначаются латинскими буквами (А, В, С... АА, АВ, AC... AAA, ААВ, ААС и т. д.), которые находятся в заголовках столбцов под лентой. Максимальное количество столбцов в листе - 16 384.

Чтобы вам было проще ориентироваться в новом материале, продолжим рассмотрение структуры окна Excel и принципов работы с ячейками на примере таблицы, в которой приведен простейший расчет затрат (рис. 6.36).

Рис. 6.36. Простейший пример учета финансов в Excel

Каждая ячейка таблицы имеет уникальный адрес. Его легко узнать, посмотрев на номер строки и столбца, на пересечении которых она расположена. Иначе положение ячейки принято называть ссылкой, что более правильно при использовании формул. Так, на рис. 6.36 ячейка, содержащая итоговую стоимость купленных товаров, имеет адрес D10, а ячейка, в которой набрана цена зубной пасты, - ВЗ.

В каждую ячейку можно ввести данные трех типов: текст, число, которое может быть представлено в разных Форматах, и формулу. По Формуле выполняется расчет, результат которого отображается в содержащей ее ячейке. Поясню сказанное на примере.

Если бы вы, вернувшись из магазина, захотели подсчитать суммарные затраты, то составили бы таблицу, подобную представленной на рис. 6.36, затем последовательно умножили на калькуляторе цену каждого товара на его количество, записали бы полученные результаты в столбец стоимости и просуммировали стоимость всех товаров. Одним словом, пришлось бы долго провозиться с калькулятором, ручкой и бумагой. В Excel подобный расчет можно провести намного быстрее. Для этого нужно всего лишь набрать в ячейках исходные данные и применить к ним формулы умножения и суммирования. Именно это и было сделано в примере на рис. 6.36.


Рис. 6.37. Расчетная формула выделенной ячейки


В ячейках столбца А набраны текстовые данные - наименование товара. Столбцы В и Ссодержат введенные с клавиатуры числовые данные - цену и количество товара. Во всех, за исключением последней, ячейках столбца D помещены формулы, по которым Excel перемножает данные, находящиеся в двух предыдущих столбцах. В самих ячейках мы видим только результат умножения. Чтобы увидеть формулу, которая применялась для расчетов, нужно щелкнуть на ячейке. При этом выражение отобразится в строке Формул (рис. 6.37).
Строка Формул - это уникальный элемент интерфейса Excel, расположенный под лентой с кнопками. Слева в строке выводится адрес активной ячейки (то есть той, которая выделена черной рамкой), а справа - ее содержимое, которое можно редактировать. Кроме того, строка Формул содержит кнопку вызова Мастера функций, которые используются для создания математических выражений.

Ввод любой Формулы в Excel всегда начинается со знака равенства =. Затем указываются адреса ячеек (ссылки на ячейки) и математические функции, которые следует применить к содержимому ячеек. Правила создания Формул в Excel очень строгие. Им будет уделено внимание ниже.

В ячейку D2 (см. рис. 6.37) была введена формула, указывающая системе на то, что нужно отобразить результат умножения чисел, которые находятся в ячейках В 2 и С2. Для распространения формулы умножения на все ячейки последнего столбца был применен специальный прием копирования. В Excel существует множество способов ускоренного ввода данных и набора формул. О них мы поговорим ниже.

Чтобы получить суммарную стоимость товаров, в последней ячейке D10 была введена формула =СУММ(D2:D9), которая отвечает за суммирование содержимого вышележащих ячеек данного столбца.

Прежде чем переходить к вопросу проведения расчетов в Excel, рассмотрим правила ввода и редактирования данных.

ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ В ЯЧЕЙКАХ

Данные всегда вводятся в активную ячейку, на которой находится черная рамка. При первом запуске программы Excel по умолчанию активна ячейка А1 (см. рис. 6.35). Чтобы активизировать другую ячейку, необходимо поместить на нее рамку выделения. Это можно сделать щелчком левой кнопкой мыши или перемещением рамки к нужной ячейке с помощью клавиш управления курсором.

Выбрав ячейку, введите в ней текст, число или формулу (о вводе сложных формул с использованием встроенных функций Excel мы поговорим в отдельном подразделе). В качестве тренировки можете набрать таблицу, представленную на рис. 6.36.

При вводе десятичных дробей используйте запятую. Числа, содержащие точку, дефис или слеш, Excel воспринимает как даты. Так, если вы наберете в ячейке 1.5, 1/5 или 1-5, система распознает эту запись как первое марта текущего года, трансформировав ее в01.май. Полную дату (в Формате «число.месяц.год» - 01.05.2010) можно увидеть в строке Формул, выделив ячейку. Если вы хотите ввести дату, содержащую другой год, наберите последовательно через точку, дефис или слеш число, месяц и год, например 7.8.99, 25/6/0или 12-12-4. В результате Excel поместит в ячейки даты 07.08.1999, 25.06.2000 и12.12.2004. Двоеточие используется для ввода времени. Так, если вы наберете в ячейке19:15, Excel распознает эту запись как время 19:15:00, что вы можете увидеть в строке Формул, если выделите данную ячейку.

Чтобы завершить ввод и переместиться к следующей нижней ячейке, нажмите клавишуEnter либо используйте мышь или клавиши управления курсором для перехода к другим ячейкам.

Обратите внимание, текст выравнивается по левому краю ячейки, а числовые данные - по правому.
Если ширина вводимого текста превышает ширину ячейки, он будет накладываться на пустые ячейки справа, но не заполнять их. Если же в ячейках, находящихся справа, имеются данные, то набираемый текст не будет перекрывать их. При снятии с ячейки выделения текст будет обрезан по ширине. Увидеть его полностью можно в строке Формул, выполнив на ячейке щелчок. Однако существует простой способ избавиться от наложения - изменить ширину столбца с ячейкой, в которую не поместился текст. Для этого наведите указатель мыши на правую границу заголовка столбца и, когда он примет вид



щелкните, после чего не отпуская кнопку мыши, протащите границу вправо до тех пор, пока не отобразится весь текст. Именно таким образом была увеличена ширина первого столбца на рис. 6.36. Для задания точной ширины столбца следите за значением во всплывающей подсказке при перетаскивании границы. Увеличить ширину ячеек до размеров самого длинного содержимого можно, щелкнув дважды на границе заголовка.

Визуализировать текст, не помещающийся по ширине ячейки, можно и другим способом -переносом по словам за счет увеличения высоты строки. Выделите щелчком проблемную ячейку и на вкладке Главная в группе Выравнивание нажмите кнопку Перенос текста

При этом высота строки, в которой находится ячейка, будет увеличена так, чтобы скрытое содержимое полностью отобразилось. Для переноса текста по словам высоту ячейки можно менять и вручную, перетаскивая заголовок строки за границу, как и в случае столбца.

Для ввода простых Формул, содержащих только арифметические знаки (+, -, *, /), выполните следующие действия.

1.       Выделите щелчком ячейку, в которую нужно поместить формулу.

2.       Введите знак равенства = (это нужно всегда делать при наборе формул).

Рис. 6.38. Ввод простейшей формулы


3.        Введите адреса ячеек, значения которых будут принимать участие в расчете. Для этого щелкните на первой из них. При этом ячейка будет выделена бегущей рамкой, а ее адрес появится в ячейке ввода (рис. 6.38, слева).

4.        Наберите с клавиатуры арифметический знак и щелчком выделите вторую ячейку для вставки ее адреса (рис. 6.38, справа) или же наберите адрес с клавиатуры, переключившись на английскую раскладку. Нажмите Enter для завершения ввода. В результате в ячейке отобразится результат вычисления.
5. Вы можете комбинировать в одной формуле несколько арифметических операций. При необходимости используйте скобки, как и в случае стандартной записи математических выражений. Так, например, если нужно сложить значения двух ячеек, а затем результат поделить на число, находящееся в третьей ячейке, Формула будет выглядеть следующим образом: =(B2+C2)/D2. При вводе Формулы адреса ячеек указывайте щелчками или набирайте вручную.

Редактирование данных в ячейке проводится следующим образом. Чтобы удалить все содержимое ячейки, выделите ее щелчком и нажмите клавишу Delete. Если нужно набрать в заполненной ячейке новые данные, предыдущие удалять не обязательно. Просто выделите ее и начните ввод. Старые данные будут автоматически заменены.

Если ячейка содержит большой текстовый фрагмент или сложную формулу, то для внесения изменений удалять их полностью нерационально. Следует выполнить на ячейке двойной щелчок, установить щелчком курсор в нужное место для редактирования, внести необходимые изменения и нажать Enter.

Если вы решили отказаться от редактирования ячейки, но уже начали выполнять его, просто нажмите клавишу Esc. При этом в ячейке будут восстановлены исходные данные. Для отмены уже совершенного действия используйте стандартное сочетание клавиш Ctrl+Zили кнопку Отменить на Панели быстрого доступа.

При изменении значений в ячейках, на которые ссылается Формула, результат вычислений в ячейке, содержащей формулу, будет автоматически пересчитан.

Автозавершение

Часто при заполнении таблицы приходится набирать один и тот же текст. Имеющаяся в Excel функция автозавершения помогает значительно ускорить этот процесс. Если система определит, что набираемая часть текста совпадает с тем, что было введено ранее в другой ячейке, она подставит недостающую часть и выделит ее цветом (рис. 6.39). Можно согласиться с предложением и перейти к заполнению следующей ячейки, нажав Enter, или же продолжить набирать нужный текст, не обращая внимания на выделение (при совпадении первых нескольких букв).



Рис. 6.39. Автозавершение при вводе текста

Автозаполнение

Механизм автозаполнения удобно применять в тех случаях, когда в ячейки требуется ввести какую-либо последовательность данных. Предположим, вам необходимо заполнить строку или столбец последовательностью чисел, каждое из которых больше (или меньше) предыдущего на определенную величину. Чтобы не заниматься этим вручную, выполните следующие действия.
1.       Наберите в двух соседних ячейках первые два значения из ряда чисел, чтобы Excel мог определить их разность.

2.       Выделите обе ячейки. Для этого щелкните на одной из них и, удерживая нажатой кнопку мыши, протащите рамку выделения на соседнюю ячейку, чтобы она захватила ее.

 

3.          Наведите указатель мыши на маркер, который находится в нижнем правом углу рамки выделения. При этом он примет вид черного плюсика (рис. 6.40, а).

4.          Выполните щелчок и, удерживая нажатой кнопку мыши, протяните рамку до появления во всплывающей подсказке возле указателя мыши конечного значения, которое будет помещено в последнюю ячейку ряда (рис. 6.40, б). Протаскивать рамку можно в любом направлении.

5.  Отпустите кнопку мыши, чтобы диапазон охваченных ячеек заполнился (рис. 6.40, е).

Функция автозаполнения очень полезна при копировании формулы в ряд ячеек.

Вернемся к рис. 6.36. В столбце D находятся формулы умножения значений из двух соседних ячеек. Для набора каждой из них вручную потребовалось бы немало времени. Однако благодаря функции автозаполнения ввести формулы в ячейки можно за несколько секунд. Нужно набрать только первую формулу, а затем, перетаскивая рамку за нижний маркер, скопировать ее на весь ряд. При этом адреса ячеек в формулах будут автоматически заменены нужными (по аналогии с первой Формулой).



Рис. 6.40. Автозаполнение ячеек последовательностью чисел

Автозаполнение можно применять при вводе времени, дат, дней недели, месяцев, а также комбинаций текста с числом. Для этого достаточно ввести только первое значение. Принцип заполнения остальных ячеек Excel определит самостоятельно, увеличивая текущее значение на единицу (рис. 6.41). Если же эти величины требуется ввести с определенным интервалом, поступите описанным выше способом, набрав два первых значения, чтобы Excel определил разницу между ними. Рис. 6.41. Автозаполнение ячеек различными типами данных

С помощью автозаполнения вы можете быстро скопировать содержимое ячейки в ряд. Для этого выделите ее и протяните за маркер рамки в произвольном направлении, охватив нужное количество ячеек.

При работе с ячейками важно разделять понятия «содержимое ячейки» и «формат ячейки». Содержимое - это введенные данные. К Формату относится не только Форматирование, примененное к ячейке (выравнивание содержимого, параметры шрифта данных, заливка, граница), но и особое представление данных. О форматах и приемах Форматирования ячеек мы поговорим ниже, а сейчас рассмотрим копирование форматов с помощью автозаполнения.

Предположим, вы отформатировали ячейку, задали определенный формат числа и хотите распространить формат данной ячейки на ряд других без вставки содержимого. Для этого выделите ячейку и выполните операцию автозаполнения, перетаскивая рамку за нижний маркер. После того как вы отпустите кнопку мыши, в правом нижнем углу ряда появится кнопка Параметры автозаполнения



Щелкнув на ней, вы откроете меню, в котором можно выбрать способ заполнения ячеек (рис. 6.42). В нашем случае для копирования формата следует выбрать пункт Заполнить только форматы. Если же, напротив, требуется применить автозаполнение только к содержимому ячеек без сохранения формата, обратитесь к команде Заполнить только значения. По умолчанию копируется и содержимое ячеек (с созданием последовательности, если это возможно), и их Формат.



Рис. 6.42. Выбор способа автозаполнения _РАБОТА С ЯЧЕЙКАМИ

К ячейкам Excel применимы стандартные операции копирования, перемещения, удаления. Многие действия в Excel удобнее проводить не с каждой ячейкой по отдельности, а с их группой. В данном подразделе рассмотрим способы выделения ячеек и основные приемы работы с ними.

Выделение ячеек

Как вам уже известно, чтобы сделать активной одну ячейку, нужно поместить на нее рамку выделения. В Excel также можно делать активными группы ячеек, или, как принято говорить, диапазоны ячеек.

Чтобы выделить прямоугольный диапазон ячеек, щелкните на левой верхней ячейке выделяемой области (указатель мыши при этом должен иметь стандартный для Excel вид белого крестика) и протяните рамку до нижней правой ячейки, удерживая нажатой кнопку мыши. Отпустите мышь для закрепления рамки (рис. 6.43, слева).

Чтобы сделать активной группу несмежных ячеек или диапазонов, удерживайте нажатой клавишу Ctrl, последовательно выделяя нужные ячейки и области (рис. 6.43, справа).

Для выделения строки или столбца достаточно навести указатель мыши на заголовок и, когда указатель примет вид маленькой черной стрелки, выполнить щелчок. Для выделения нескольких строк и столбцов нужно протянуть мышь от заголовка первого ряда к заголовку последнего (рис. 6.44).
Чтобы выделить все ячейки таблицы, щелкните на кнопке с треугольником

□ которая находится в верхнем левом углу рабочей области, или нажмите сочетание клавишCtrl+A. Отменить любое выделение можно, щелкнув на любой ячейке.

Как и любая отдельная ячейка, диапазон имеет свой уникальный адрес. В него входят адреса верхней левой и нижней правой ячеек, разделенные двоеточием, например А5:В8. Если выделенная область является строкой или столбцом, то в адресе будут присутствовать ссылки на первую и последнюю ячейки ряда, разделенные двоеточием. Значения из диапазонов ячеек могут принимать участие в расчетах. В этом случае адрес диапазона будет фигурировать в математической формуле.

Перемещение и копирование ячеек

Перемещать и копировать ячейки в Excel можно несколькими способами. Простейший из них -перетаскивание.

Для перемещения выделите нужную ячейку или диапазон, подведите указатель мыши к границе рамки выделения. Когда он примет вид

щелкните и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите выделенные ячейки в новое положение. Если в новых ячейках уже содержатся данные, появится диалоговое окно с предложением заменить их. Вы можете согласиться с этим (тогда содержимое конечных ячеек будет утеряно) или отменить перемещение, нажав кнопку Отмена.

Копирование выполняется по такому же принципу. Единственное отличие - перед тем как перетаскивать выделенную область, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl. При этом рядом с указателем мыши появится маленький плюсик.

При перетаскивании левой кнопкой мыши перемещается или копируется как содержимое ячейки, так и ее формат. Другой способ перетаскивания - с удержанием правой кнопки мыши - дает возможность выбрать, что и каким образом должно быть перемещено или скопировано. Выделите нужную ячейку или диапазон, наведите указатель на рамку, щелкните правой кнопкой и, удерживая ее нажатой, перетащите ячейки на новое место. Когда вы отпустите кнопку, появится контекстное меню (рис. 6.45), в котором нужно выбрать подходящую команду.
Рис. 6.45. Контекстное меню, открываемое при перетаскивании правой кнопкой мыши

В контекстном меню можно задействовать не только стандартные команды перемещения и вставки, но и команды выборочного копирования содержимого ячеек или их формата, а также особые команды, выполняющие наряду с копированием и перемещением сдвиг ячеек (они доступны только для отдельных ячеек, строк и столбцов). При обращении к любой из команд, название которых начинается со слова Сдвинуть, в указанную ячейку (или диапазон) будет помещена или скопирована исходная ячейка (или диапазон), а данные, содержащиеся в конечных ячейках, не исчезнут, а будут смещены вправо или вниз (в зависимости от выбранной команды).

Копировать и переместить ячейки также можно стандартным способом - через буфер обмена. Выделите ячейку (или диапазон), щелкните на ней правой кнопкой и выберите командуВырезать или Копировать, в зависимости от задачи. Затем щелкните правой кнопкой в ячейке вставки (для диапазона это должна быть верхняя левая ячейка) и выполните командуВставить. После того как действие будет выполнено, внизу, справа от вставленного фрагмента, появится кнопка Параметры вставки

Щелкнув на ней, вы откроете меню, в котором можно указать дополнительные параметры вставки. Если в конечных ячейках находятся данные, они будут заменены без предупреждения.

Поместить содержимое ячеек из буфера обмена в новое место можно также с помощью кнопки Вставить, которая находится в группе Ячейки на вкладке Главная. При ее нажатии произойдет вставка ячеек из буфера обмена со сдвигом конечных ячеек вправо или вниз.

Добавление ячеек

Иногда возникает ситуация,  когда в готовую таблицу требуется добавить ячейки для ввода

дополнительных данных. В этом случае нужно поступить следующим образом.

1.  Выделите ячейку или диапазон, на место которых нужно поместить дополнительные ячейки.

2.    В группе Ячейки на вкладке Главная щелкните на стрелке кнопки Вставить и выберите
команду Вставить ячейки.

3.  В открывшемся окне (рис. 6.46) укажите направление сдвига выделенных ячеек и нажмитеОК.

Чтобы добавить целую строку (или столбец), выделите ячейку, находящуюся в строке, выше которой нужно поместить новую (или в столбце, левее которого будет добавлен новый), щелкните на стрелке кнопки Вставить в группе Ячейки на вкладке Главная и задействуйте команду Вставить строки на лист (или Вставить столбцы на лист).



Рис. 6.46. Выбор способа добавления ячеек

Удаление ячеек

Удаление ненужных ячеек - задача, противоположная только что рассмотренной. Щелкните на ячейке или диапазоне, которые должны быть удалены, и нажмите кнопку Удалить в группеЯчейки на вкладке Главная. При этом произойдет удаление с автоматическим сдвигом вверх содержимого нижележащих ячеек. Если вы хотите выбрать другое направление сдвига, щелкните на выделенных ячейках правой кнопкой мыши, выберите команду Удалить, в открывшемся окне укажите вариант сдвига и нажмите ОК.

Для удаления целой строки или столбца щелкните правой кнопкой мыши на заголовке и выполните команду Удалить контекстного меню.

Очистка ячеек

Выше мы уже говорили о том, что для удаления содержимого ячейки достаточно выделить ее и нажать Delete. Точно так же можно поступить и с диапазоном ячеек. Однако следует иметь в виду, что при использовании клавиши Delete удаляются только данные, а форматирование ячейки и формат чисел, установленные для данных ячеек, сохраняются. Чтобы указать системе, что именно вы хотите удалить из ячеек - только содержимое, только формат или и то и другое, щелкните на стрелке кнопки Очистить в группе Редактирование на вкладкеГлавная и выберите нужную команду (рис. 6.47). При выполнении команды Очистить всеудаляется и содержимое ячеек, и формат.

Рис. 6.47. Выбор варианта очистки ячеек

Поскольку числа, введенные через точку, воспринимаются Excel как даты, то, ошибившись со знаком препинания, вы автоматически зададите для ячейки формат даты и впоследствии даже при правильном вводе дроби она будет трансформирована в дату. С помощью кнопкиОчистить вы сможете быстро избавиться от нежелательного формата даты.

РАБОТА С ЛИСТАМИ

Выше упоминалось о том, что каждый новый файл Excel (книга) содержит три листа - электронные таблицы, переключаться между которыми можно, щелкая на ярлыках в нижней части окна. По умолчанию они называются Лист1, Лист2 и ЛистЗ. С листами можно выполнять стандартные операции: копировать, переименовывать, добавлять и удалять, перемещать.

Чтобы переименовать лист, щелкните правой кнопкой мыши на его ярлычке и выберите команду Переименовать. При этом название листа станет доступным для редактирования. Наберите новое имя и нажмите Enter.

Для создания нового листа щелкните на ярлычке Вставить лист

который находится справа от ярлычков листов.

Чтобы удалить ненужный лист, щелкните правой кнопкой мыши на его ярлычке и выполните команду Удалить.

Листы можно перемещать друг относительно друга. Для этого щелкните на ярлычке листа, который нужно переместить, и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите лист в новую позицию, которая помечается при перемещении маленькой черной стрелочкой. Скопировать лист можно таким же способом, если при перемещении удерживать нажатой клавишу Ctrl.

Если в одной книге будет создано большое количество листов, то в окне не смогут отобразиться все их ярлыки. Для перемещения между ними используйте кнопки прокрутки

расположенные слева от ярлычков.

Если в книге создано большое количество листов, можно пометить ярлычки важнейших из них определенным цветом, чтобы было проще ориентироваться. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке, наведите указатель на подменюЦвет ярлычка и на открывшейся палитре выберите понравившийся оттенок.

ФОРМАТИРОВАНИЕ ЯЧЕЕК
К таблицам, созданным в Excel, можно применять все известные по работе с Word приемы форматирования, а также некоторые специфические для Excel способы. О тех и других мы поговорим прямо сейчас.

Принципы Форматирования содержимого ячеек Excel ничем не отличаются от рассмотренных нами для текстовых таблиц в Word. Кнопки задания определенных параметров шрифтов, заливки ячеек и визуализации границ (которые по умолчанию скрыты) находятся в группеШриФт на вкладке Главная. Поскольку с ними вы уже хорошо знакомы, не будем останавливаться на рассмотрении каждого из них. Общий принцип работы с инструментами данной группы следующий: сначала нужно выделить ячейку или диапазон, а затем нажать кнопку в группе Шрифт для выполнения форматирования.

В группе Выравнивание вкладки Главная расположены инструменты выравнивания содержимого ячейки относительно границ. Некоторые из них также были рассмотрены выше. Остановимся на новых для вас функциях.
позволяют сориентировать данные в ячейках относительно верхней, нижней границ или по центру. С помощью команд меню, открываемого стрелкой кнопки Ориентация

Дополнительные кнопки выравнивания можно задать направление поворота текста в ячейке.
При создании заголовков в таблицах часто возникает необходимость объединить ячейки и поместить содержимое одной из них в центр объединенной области. В Excel за эту операцию отвечает кнопка Объединить и поместить в центре
Для создания заголовка наберите текст в ячейке, выделите нужный диапазон, включая ее, и нажмите данную кнопку.

Применение описанных приемов форматирования ячеек показано на рис. 6.48.

В процессе работы с ячейками вы будете часто менять ширину столбцов и высоту строк путем перетаскивания границ заголовков, чтобы оптимально разместить данные в ячейках. Однако такая процедура подгонки может занять немало времени. В Excel имеются средства, позволяющие автоматически подобрать ширину и высоту ячеек таким образом, чтобы их содержимое полностью отобразилось на экране и при этом не были скрыты данные в других ячейках строк и столбцов, на пересечении которых находится выделенная область. Чтобы подобрать ширину ячейки или диапазона, выделите их, нажмите кнопку Формат в группеЯчейки на вкладке Главная и задействуйте команду Автоподбор ширины столбца. Для выравнивания высоты обратитесь к команде Автоподбор высоты строки в меню этой же кнопки.
Рис. 6.48. Различные способы Форматирования ячеек

Вы можете применять встроенные стили оформления Excel как к отдельным ячейкам, так и к таблице целиком, чтобы быстро и качественно оформить расчет.

Стиль ячеек включает в себя определенный набор параметров Форматирования ячейки - шрифт с заданными характеристиками, цвет заливки и шрифта, наличие и тип границы ячейки, числовой Формат ячейки. Чтобы применить к выбранным ячейкам определенный стиль, выделите их, щелкните на кнопке Стили ячеек в группе Стили вкладки Главная и в открывшейся коллекции (рис. 6.49) выберите подходящий.
Рис. 6.49. Выбор стиля ячеек

Стиль таблицы как единого целого определяет оформление заголовка, границы и заливку ячеек. Если вы уже ввели все данные таблицы и решили приступить к ее форматированию, выделите весь диапазон таблицы и нажмите кнопку Форматировать как таблицу в группеСтили на вкладке Главная. Выбрав в коллекции подходящий стиль, щелкните на его эскизе. В открывшемся окошке необходимо установить флажок Таблица с заголовками, если текст заголовков вы уже ввели. В противном случае поверх выделенного диапазона будет вставлена строка заголовка с именами столбцов по умолчанию Столбец 1, Столбец 2 и т. д., которые нужно будет переименовать.

Вы можете сначала задать стиль таблицы, а затем начать заполнять ее. Для этого охватите рамкой примерную область расположения таблицы, нажмите кнопку Форматировать как таблицу, выберите подходящий стиль и в открывшемся окошке просто нажмите ОК. В нижнем правом углу вставленной заготовки можно видеть маленький треугольник. Чтобы изменить размеры заготовки таблицы, наведите на него указатель мыши и, когда он примет вид

протащите границу по горизонтали или вертикали, чтобы увеличить или уменьшить количество оформленных ячеек. Границу можно перетаскивать только по вертикали или горизонтали. Если вам нужно увеличить и количество строк, и количество столбцов, протяните сначала нижнюю границу вниз, а затем правую вправо. Определившись с размерами, заполните форму. При желании вы можете комбинировать стиль таблицы со стилями отдельных ячеек в ее составе.
Пример таблицы, оформленной с использованием стиля из коллекции Excel, представлен на рис. 6.50.





Рис. 6.50. Использование встроенного стиля таблицы

ПРИМЕЧАНИЕ

Чтобы избавиться от кнопок раскрывающихся списков в заголовках таблицы (которые открывают меню с командами сортировки), выделите заголовки, нажмите кнопку Сортировка и Фильтр в группе Редактирование на вкладке Главная и деактивизируйте команду Фильтр, выбрав ее.

ФОРМАТ ЧИСЕЛ

Выше уже не раз упоминалось о том, что числа в Excel могут отображаться в различных форматах. В данном подразделе мы поговорим о том, какие существуют форматы чисел и как задать для ячейки определенный числовой формат.

По умолчанию в Excel установлен общий формат ячеек. Это значит, что при вводе данных система распознает их и выравнивает в ячейке определенным образом, а при особых условиях ввода автоматически меняет числовой формат. Часть из них уже была описана выше. Вспомним эти случаи, а также рассмотрим примеры других ситуаций автоматической смены числового формата.

•   По умолчанию десятичную часть дробных чисел следует набирать через запятую. При вводе чисел через точку, слеш или тире в ячейке устанавливается формат даты и данные отображаются в виде даты.

•   При использовании двоеточия при наборе чисел для них автоматически устанавливается формат времени.

•   Если вы хотите представить введенное число в процентном формате, добавьте после него знак %.

•   Чтобы представить число в денежном формате (в рублях), наберите после него р.. В денежном формате к числу добавляется знак денежной единицы, а каждые три цифры числа отделяются друг от друга пробелами для лучшего восприятия.

•   Отделив пробелами в числе по три цифры, например 36 258, 2 739, вы переведете его в числовой формат. Он аналогичен денежному, за исключением того, что на экран не выводится знак денежной единицы.

• Если в ячейку нужно поместить простую дробь, например 3/5 или РА, поступите следующим
образом. Введите целую часть дроби (для дробей меньше единицы нужно набрать ноль), затем
нажмите Пробел и наберите дробную часть, используя слеш, например 1 4/5. В результате в
ячейке будет установлен дробный формат и запись отобразится без изменений (не
трансформируясь в десятичную дробь).

Excel оперирует с числами с точностью до 15-го знака после запятой, однако в ячейках по умолчанию выводится только два десятичных знака (при необходимости эту настройку можно изменить). Полностью число можно увидеть в строке Формул, выделив ячейку.

Изменить Формат числа можно не только используя перечисленные приемы набора чисел, но и с помощью специальных инструментов. За установление числовых форматов ячеек отвечают кнопки, находящиеся в группе Число на вкладке Главная.

• В раскрывающемся списке Числовой формат

Общий

можно выбрать формат чисел для выделенной ячейки или диапазона. С большинством форматов вы уже познакомились. Стоит лишь сделать замечание относительно процентного формата. При его выборе число, находящееся в ячейке, будет умножено на 100 и к нему добавится знак %.

Новыми для вас являются экспоненциальный и текстовый Форматы. Рассмотрим на конкретных примерах экспоненциальный формат числа.

Любое число можно представить в виде десятичной дроби, умноженной на 10 в степени, равной количеству знаков после запятой. Так, число 1230 можно записать в виде 1,23 • 103, а число 0,00015 - как 1,5*10-4. Другими словами, в числе выделяется мантисса (дробная часть), а порядок записывается в виде показателя степени. Точно так же поступает и Excel, используя следующие правила оформления. После мантиссы ставится разделитель Е, а затем записывается показатель степени с обязательным указанием знака («+» для положительного показателя,«-» - для отрицательного). Так, число 1230 в экспоненциальном формате будет выглядеть как 1,23 Е+03, а число 0,00015 - как1,5Е-04. Если в мантиссе содержится более двух знаков после запятой, они будут скрыты (Excel проводит автоматическое округление для отображения, но не реальное округление числа).

Текстовый формат полезен тогда, когда требуется, чтобы введенное число распознавалось системой как текст и не принимало участия в расчетах. При выборе текстового формата число в ячейке будет выровнено по левому краю, как и текст.

• Кнопка

позволяет быстро перевести содержимое ячейки в финансовый формат. По умолчанию единицей измерения в этом формате является российский рубль. Чтобы сменить его на другую денежную единицу, щелкните на стрелке данной кнопки и выберите подходящий вариант. Если такового не оказалось, задействуйте команду Другие финансовые форматы и в открывшемся окне в списке Обозначение выберите нужный знак.
переводит содержимое выделенных ячеек в процентный формат.
• С помощью кнопки



можно задать для ячеек числовой формат с разделителями-пробелами через три знака. • С помощью кнопок Увеличить разрядность



и Уменьшить разрядность



можно увеличить или уменьшить количество знаков, отображаемых после запятой.



Обсудить статью на форуме


Если прочитаная статья из нашей обширной энциклопедия компьютера - "Microsoft Excel 2007", оказалась полезной или интересной, Вы можете поставить закладку в социальной сети или в своём блоге на данную страницу:

Так же Вы можете задать вопрос по статье через форму обратной связи, в сообщение обязательно указывайте название или ссылку на статью!
   


Copyright © 2008 - 2024 Дискета.info