Главная страницаОбратная связьКарта сайта

Microsoft Word. Возможности Word.


Изучение Microsoft Office мы начнем с программы Microsoft Word — самого известного текстового редактора, который находится на текстовом вооружении неимоверно подавляющего числа пользователей (проще сказать, что с ним работают почти все).

Почему именно Word, а не, например, Outlook? Да потому что по практике именно Word — это наиболее часто использующаяся программа из комплекта Office. Все работают с Word. Все должны уметь работать с Word! Недаром, когда вы приходите устраиваться на работу и вас спрашивают, умеете ли вы работать на компьютере, под этим в основном подразумевается именно работа с Word. И уж во вторую очередь — работа с Excel, Интернетом, электронной почтой и другими программами.

Поэтому изучаем Word. Без Word никуда!

Возможности Word

Как я уже говорил, Word — это не просто текстовый редактор. Обычный текстовый редактор — это WordPad, который входит в стандартный комплект операционной системы Windows XP (собственно, эту программу и изучать-то незачем, потому что она довольно примитивна, хотя и позволяет создавать и форматировать тексты).

Microsoft Word — это целый программный комплекс, объединяющий в себе простоту текстового редактора и мощь издательской системы с возможностью многопользовательского ведения большого количества различной документации.

Итак, что же можно делать с помощью Word (я перечислю только наиболее значимые, на мой взгляд, возможности):

•   создавать, обрабатывать и распечатывать документы различной степени сложности;

•       редактировать текст, используя многоуровневый буфер обмена;

•       представлять документ в различных форматах: обычный, разметка, структура, Web-документ, режим чтения;

•       добавлять в документ специальные поля: колонтитулы, колонцифры, сноски и примечания;

•       отслеживать в документе все изменения, внесенные различными пользователями, а также хранить их прямо в документе, чтобы можно было вернуться к предыдущему состоянию редактирования;

•       использовать при редактировании различные средства автозаполнения полей;

•       добавлять рисунки, изображения и фотографии;

•       добавлять в текст специальные значки и символы;

•       использовать мощные средства настроек шрифтов и абзацев:

•       создавать и применять стили, позволяющие почти мгновенно изменять внешний вид целой группы абзацев текста;

•       использовать автоматическое форматирование по заданным параметрам текста при вводе;

•       в удобной форме проверять правильность написания слов на различных языках;

•       использовать статистику;

•       создавать документ совместно несколькими пользователями;

•       пользоваться мощной системой макросов для автоматизирования многих процессов, необходимых при создании документов;

•       автоматически создавать оглавления и указатели;

•       работать с таблицами различных видов, в том числе производить в этих таблицах сортировку данных по различным критериям;

•       получать подробные сведения и справки по всем возникающим вопросам.

Видите, сколько всего? И это перечень далеко не всех возможностей Word. Впрочем, хватит просто перечислять их, лучше сразу перейдем к практике.

Еще раз повторяю, что в данной книге вы не найдете полноценного и всеобъемлющего руководства по работе в Word (оно, между прочим, может занимать отдельный толстенный учебник), однако я постараюсь показать, каким образом начать работать в этой программе и быстро достичь заметных результатов. Кроме того, в плане дальнейшего продвижения в сторону уровня «продвинутый пользователь» мы рассмотрим различные тонкости работы сданным редактором.

Первый запуск

Word запускается следующим образом: Пуск *• Все программы •■ Microsoft Word (для удобства дальнейшего запуска настоятельно рекомендую иконку этой программы поместить на панель быстрого запуска или хотя бы на рабочий стол).

Что мы видим на экране при первом запуске (рис. 8.9)?

Сверху — традиционное меню, под которым располагается опять же традиционная (для программ, созданных для Windows) панель с пиктограммами, укоряющими доступ к тем или иным командам (впрочем, эти пиктограммы не просто дублируют верхние пункты меню... о них мы поговорим более подробно чуть ниже). Снизу — информационная панель, в которой представлена справочная информация (текущая страница, колонка, вид отступа, статус различных операций, проверка орфографии и выбранный язык). Основную часть экрана, разумеется,



Рис. 8.9 • Microsoft Word при первом старте

занимает непосредственно страница документа. А вот что там у нас справа такое красивое?..

Справа — появившаяся с версии Office XP (в версии Office 2000 ее еще не было) специальная дополнительная панель под названием область задач, которая может быть очень удобной в работе.

Область (панель) задач используется и на рабочем столе Windows XP, и в некоторых элементах этой операционной системы. На основной панели задач Windows XP располагаются панели инструментов, область уведомлений, а также кнопки запущенных задач. При открытии любой папки в Windows XP в левой ее части также появится область задач, с помощью которой можно произвести различные полезные действия. Вот и в Microsoft Office ввели понятие области задач, которая обладает достаточно широкой функциональностью и может быть весьма полезной.

При первом запуске Word в области задач перед пользователем появляется раздел Приступая к работе. В нем содержится окно помощи, в котором вы можете поискать ответ на интересующий вас вопрос по работе с текстовым редактором, а также окно Открыть с двумя ссылками: Открыть уже созданный документ и Создать новый документ.

Область задач в любой момент времени можно убрать, нажав на крестик в правом верхнем углу панели (или используя комбинацию клавиш Ctrl+Fl), однако она будет снова появляться в тот момент, когда вы выберете одно из следующих действий:
создание документа, работа с буфером обмена (если в буфер занесено более одного блока данных), вставка картинки из коллекции клипов, работа со стилями и форматированием или слияние документов.

Вы можете принудительно поменять вид области задач, нажав на стрелку в заголовке области — в этом случае перед вами возникнет список всех вариантов отображения области задач.

Быстрая настройка Word

Прежде чем мы перейдем к работе с документами, давайте сначала произведи. необходимую настройку программы. Word — редактор очень мощный и гибкий, однако некоторые его настройки, сделанные по умолчанию, я считаю не очень удобными, поэтому давайте мы сначала его слегка подстроим, а потом уже с голо-ой погрузимся в чарующий мир набора и редактирования текста.

Итак... Первым делом нужно вызвать пункт меню Сервис *■ Настройка *- Параметры. Там отметьте флажками поля Всегда показывать полные меню и Включить в подсказки сочетания клавиш (по умолчанию они выключены). Также следует включить оппию Стандартная панель и панель форматирования в две строки, потому что когда эти панели находятся в одной строке, они не помещаются на экране, а это неудобно.

Что такое Всегда показывать полные меню? Дело в том, что в Windows XP (и в Office) есть нововведение, позволяющее в меню показывать не все доступные там команды, а только те, которые вы наиболее часто используете. Некоторые считают это удобным, однако меня такой принцип раздражает, потому что в этом случае, для того чтобы найти не так часто использующуюся команду, нужно сделать лишний щелчок мышью. По-моему, это неудобно, поэтому я данную возможность сразу отключаю. Как сделаете вы — решайте сами. В конце концов, это дело вкуса и привычки.



Рис. 8.10 • Настройка параметров меню и панели инструментов

Включить в подсказки сочетания клавиш — эта опция нужна для того, чтобы вы, благодаря подсказкам, быстро выучили, какими сочетаниями клавиш можно вызывать те или иные часто употребляемые действия.


После произведенных настроек панель с параметрами у вас должна выглядеть так, как показано на рис. 8.10.

Теперь давайте рассмотрим настройку общих параметров редактора. Для этого выполните команду меню Сервис *- Параметры. Там на самом деле огромное количество параметров, и я не буду сейчас их все перечислять (тем более что многое понятно просто по названиям). Обратим внимание только на самое важное...

Закладка Общие

В настройке Помнить список из 4 файлов установите максимальное значение, то есть 9 (рис. 8.11). Это настройка вывода списка последних редактированных файлов в меню Файл, что весьма эффективно для быстрого поиска документов, с которыми вы недавно работали. Список из 9 файлов вполне помещается на экране при разрешении 800x600, так что я не вижу причин искусственно занижать это количество.



Рис. 8.11 • Закладка Общие

Обратите также внимание на опцию Белый текст на синем фоне. Далеко не всем пользователям нравится работать в традиционном варианте «черный текст на белом фоне». Некоторые предпочитают другой вариант — когда фон темный, а текст светлый. Для них и введена данная опция.

Звуковое сопровождение событий. Word с помощью звуков будет привлекать ваше внимание к различным важным на его взгляд событиям, например к окончанию какого-то длительного процесса (печать, форматирование текста и так далее).

Разрешить запуск в режиме чтения. Иногда бывает так, что Word не может открыть какой-то файл для редактирования — в результате каких-то сбоев или из-за того, что этот документ в настоящий момент используется еще кем-то. Включение данной опции разрешит открыть подобный документ и редактировать его. однако сохранить файл можно будет только под другим именем.

Закладка Печать

Отметьте настройку В обратном порядке. Это очень полезно при печати многостраничных документов, потому что в таком режиме после печати вам не придется перекладывать страницы от последней к первой — документ выйдет из принтера с н\жным порядком страниц.

Однако следует иметь в виду, что данная настройка актуальна для тех принтеров, у которых листы выходят отпечатанной стороной вверх (матричные, струйные, сублимационные и некоторые виды лазерных). Потому что есть лазерные принтеры, у которых лист выходит в лоток отпечатанной стороной вниз, и вот для них эту настройку включать не нужно.

Опцию Черновой желательно включать тогда, когда вы делаете промежуточную печать текста — например, чтобы просто посмотреть, как текст и иллюстрации выглядят на бумаге. При использовании этого режима документ будет напеча ан быстрее, а принтер потратит меньше чернил или порошка.

Закладка Сохранение



Рис. 8.12 • Закладка Сохранение

этой закладке вы найдете много весьма интересных возможностей... Прежде всего, обязательно (!) отметьте пункт Автосохранение каждые: (автоматическое пери-чическое сохранение редактируемого текста) и лучше поставьте там 1 минуту,а не 10. Впрочем, если у вас медленный компьютер, тогда можно поставить 5 минут. Но я обычно всегда ставлю 1 минуту— это позволяет надеяться, что даже в случае всяких сбоев электропитания я потеряю не более одной минуты работы, потому что Word автоматически сохраняет текст каждую минуту, причем делает он это достаточно умно: сохраняется не весь текст (потому что иначе при работе с большими объемами это занимало бы продолжительное время), а только внесенные изменения (если включена соответствующая опция) — рис. 8.12.

Всегда создавать резервную копию. Оно понятно, что резервная копия — она для страховки на случай, если вы по каким-то причинам уничтожили основной документ. Если включить эту опцию, то Word при каждом сохранении (ручном или автоматическом) будет создавать резервную копию, которая будет иметь имя следующего вида: «Копия название_файла» и другое расширение — а именно .wbk. Можно создать только одну резервную копию, поэтому каждая новая резервная копия будет заменять предыдущую. Делать ли резервные копии? Для надежности — да, желательно. Однако многих сильно раздражает большое количество файлов резервных копий, лежащих в папках с документами. Но лично я считаю, что лучше немного пораздражаться, но зато в критической ситуации иметь хоть какую-то страховку на случай внезапной пропажи крайне нужного документа. Кроме того, не так уж и сложно одной командой периодически перемещать все резервные копии в какую-нибудь другую папку, чтобы они не мозолили глаза.

Разрешить быстрое сохранение. Если включить данную опцию, то при сохранении документа (ручном или автоматическом) Word вместо перезаписывания всего документа будет сохранять только внесенные изменения. С точки зрения пользователя, документ будет один и тот же, но в случае разрешенного быстрого сохранения он будет занимать больше места. Поэтому когда вы закончите работу над документом, уберите эту опцию (если она была включена) и сохраните документ заново — это уменьшит его размер. На быстрых компьютерах данная опция не сильно актуальна. Однако если вам приходится обрабатывать большие документы на медленных компьютерах с недостатком памяти (оперативной и дисковой), тогда данную опцию обязательно нужно включить, потому что она значительно ускорит процесс сохранения обрабатываемого документа.

Разрешить фоновое сохранение. Фоновое сохранение подразумевает, что Word сохраняет большой документ, позволяя при этом продолжить над ним работу.

Внедрять шрифты TrueType. Данную опцию весьма желательно включать перед сохранением документа, который вам потом нужно будет открывать на другом компьютере. Потому что если на другом компьютере не окажется шрифта (шрифтов), который вы использовали в своем документе, вместо текста вы можете получить набор нечитаемых символов. Ну или читаемых, но совсем других.

Предлагать заполнение свойств документа. Данную опцию имеет смысл включить при работе в офисе. Она, при первом сохранении документа, вызовет дополнительную форму, в которой можно указать всевозможные дополнительные данные, относящиеся к документу: подробное название, тему, автора, учреждение и так далее.

Сохранять файлы Word как:. Выбор специального формата для сохранения документов Word (например, HTML или RTF). Обычно не используется. А вот находящая чуть ниже опция Отключить средства, реализованные после: используется довольно часто. Она позволяет обеспечить совместимость документов формата Word
сверху вниз. Что это означает? Предположим, вы готовите документы, которые п Л1 будете открывать на другом, менее мощном компьютере, на котором установлена старая версия Word. Чем это чревато? Тем, что ваш документ на том компьютере просто не откроется. Так вот, чтобы этого избежать, можно включить данную опцию и выбрать там версию Word, которая установлена на другом компьютере (например, Word 97 из пакета Microsoft Office 97). Если вы в документе используете средства, которые Word 97 не поддерживает, при сохранении документа вам окажут, каким образом документ будет преобразован так, чтобы его можно было № крыть в этой версии.

Закладка Правописание

В Орфографии ничего трогать не нужно, там все уже правильно настроено для того, чтобы редактор автоматически проверял при вводе правильность написания слов — это очень и очень удобно, особенно для тех, кто в школе на уроках русского языка изучал литературу, то есть похождения Шерлока Холмса или, прости господи, Гарри Поттера (рис. 8.13).



Рис. 8.13 • Закладка Правописание

А вот в разделе Грамматика опцию Автоматически проверять грамматику лучше сразу задавить особо жестоким образом (впрочем, в некоторых вариантах Office XP Она и так недоступна). Почему? Да потому что если с правописанием слов автоматизация еще хоть как-то проходит, хотя и с некоторыми забавными глюками, то с а стоматической проверкой грамматики компьютер выдает такие советы, за которые сразу нужно убивать и компьютер, и разработчиков подобных автоматизации. Вреда от этой проверки грамматики на порядок больше, чем пользы. Поэтому берем учебник русского языка Розенталя — и вперед, учить, если не хотим показаться двоечниками. На Word в этом плане надеяться нельзя, гарантирую.

Опции Пропускать слова из прописных букв. Пропускать слова с цифрами и Пропускать адреса Интернета и имена файлов крайне рекомендуется включить, чтобы орфоконтроль не срабатывал впустую, например, на аббревиатурах.

Закладка Совместимость

На самом деле чисто теоретически здесь ничего менять не нужно. Однако если вы собираетесь обмениваться своими документами с пользователями, которые работают на старых версиях Office (XP, 2000, 1997 или даже 1995), тогда, может быть, имеет смысл предусмотреть совместимость документов, подготовленных на вашем компьютере, со старыми версиями Office. Для этого достаточно просто выбрать версию, с которой необходима совместимость (но таким образом одновременно вы можете лишить себя некоторых возможностей новой версии этого редактора).

Эта закладка очень похожа на опцию, которую мы уже рассматривали в разделе Сохранение. Отличие состоит лишь в том, что здесь в подробностях можно настроить все специальные параметры, относящиеся к совместимости различных версий документов Word.

На этом первичное ознакомление с настройками Word можно считать законченным. На самом деле там присутствует еще много всевозможных настроек, однако пользователи обращаются к ним крайне редко. Мы же рассмотрели те, которые меняют довольно часто.

Разумеется, в любой момент вы всегда сможете вернуться к всевозможным настройкам Word, вызвав пункт меню Сервис *- Параметры, и настроить его работу под свои предпочтения.

Конспект рубрики «Быстрая настройка Word»

1.  Не поленитесь сначала залезть в настройки Word и задать там те параметры, о которых говорилось в данном разделе: оно, во-первых, полезно, а во-вторых, пригодится для правильного усвоения материала.

2.    Если вас утомляет черный текст на белом фоне, поставьте белый текст на синем фоне — Word позволяет это сделать. (Хотя, если честно, я не встречал ни одного пользователя, который бы работал в подобном режиме.)

3.    Печать документа лучше настроить в обратном порядке (для струйных и матричных принтеров) — в этом случае вам не придется перебирать отпечатанные листы, чтобы они шли от первого к последнему.

4.    В настройках Сохранение обязательно включите автосохранение каждые несколько минут (от 1 до 10, в зависимости от вашей скорости набора текста) — это поможет избежать многих неприятных сюрпризов.

5.    Создание резервных копий документов, с одной стороны, раздражает, потому что эти копии загромождают папки с текстами, но с другой — может оказаться невероятно полезным в случае, когда вы совершенно случайно, в результате собственной неосторожности или природного катаклизма, потеряете крайне важный документ. Поэтому лучше все-таки разрешите создание резервных копий — оно не лишнее.

6.    Если созданный документ вы будете открывать на другом компьютере, выясните, какая там установлена версия Word, чтобы сохранить ваш документ именно подданную версию (используя опцию Сохранить как). Также в этом случае весьма желательно включать опцию Внедрять шрифты TrueType, если вы используете какие-то нестандартные шрифты. 7. В разделе Грамматика сразу и навсегда отключите опцию Автоматически проверять грамматику, потому что ничего умного этот механизм не предложит, а вот всякого откровенного дебилизма насоветует полные горы (проверено много-много раз). Чтобы эффективно проверять грамматику, программа должна обладать искусственным интеллектом. У Word его нет. А вот автоматическую проверку орфографии вполне можно не выключать. Она ошибается на порядок реже и, кроме того, хорошо отслеживает элементарные опечатки.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Можно я вообще не буду лазить в настройки Word? Чем мне это грозит ? Кроме определенных неудобств при работе — более ничем. Можно и не лазить, я не настаиваю. Но если вы начнете упорно следовать указаниям системы проверки грамматики... Впрочем, не будем о грустном. В этом случае вы лучше запятые в тексте наобум расставляйте — все лучше выйдет...

Можно ли в Word задать желтые буквы на красном фоне?

Нельзя. Но не потому что Word такой вредный. А потому что он заботится о вашем комфортном психическом состоянии.

Не очень понял фразу о том, что интервал автосохранения зависит от моей скорости набора текста. То есть если я набираю медленно, нужно ставить 10минут, а если быстро — 1 минуту? Но даже если я набираю медленно, то минуты у меня и у того, кто набирает быстро — одинаковые! Если стоит сохранение каждые 10минут, то в случае пропадания последней версии текстами оба потеряем именно 10минут работы, правильно?

Да, правильно. 10 минут работы — они у всех 10 минут работы, и это не зависит от скорости набора текста. Согласен целиком и полностью! Ставьте автосохранение каждую минуту...

Что такое «шрифты TrueType» ? Что за шрифты такие интересные? Они симпатичные?

TrueType — это векторный (масштабируемый) формат шрифтов. Есть еще шрифты растровые (немасштабируемые), которые также входят в комплект Windows XP (и других версий Windows), однако при наборе текста в Word они практически не используются. Масштабируемый (векторный) шрифт предполагает, что каждая его буква одинаково хорошо выглядит в любом размере. Растровые шрифты при увеличении сильно искажаются.

Какие шрифты TrueType нужно внедрять в документ, чтобы он нормально открылся на другом компьютере, а какие можно не внедрять?

Внедрять нужно нестандартные шрифты — те, которые не входят в комплект Windows ХР. Если вы используете в своих документах только шрифты, входящие в стандартный комплект (например, Times New Roman, Arial, Tahoma. Verdana и остальные), их можно и не внедрять. Но если вы поставили себе на компьютер набор каких-то дополнительных шрифтов и используете их при наборе текста, тогда их обязательно нужно внедрить в документ в том случае, если вы предполагаете
открывать его на другом компьютере. Конечно, это увеличит размер документа (не слишком сильно, кстати), зато он нормально прочитается.

Я по вашему совету включил опцию Создавать резервную копию, и теперь эти резервные копии заполонили, блин, всю мою папку с документами, и я не могу отыскать то, что мне нужно! Что делать?

Прежде всего — не нервничать. Есть масса способов избавиться скопом от резервных копий. Ведь резервная копия — она нужна тогда, когда над документом идет работа. Если же он уже создан и просто хранится, резервную копию можно уничтожить или, на всякий случай, переместить в другую папку. Это делается с помощью одной команды в любом файловом менеджере, потому что все резервные копии имеют расширения .wbk, и вы можете спокойно уничтожать или перемещать всю эту группу файлов.

Чем же так плоха автоматическая проверка грамматики в Word? Всем. Она предлагает ставить знаки препинания там, где они не нужны и убирать их оттуда, где они нужны в любом случае. Кроме того, при использовании автоматического контроля грамматики Word безбожно тормозит. Автоматический орфо-контроль также не влияет на скорость в положительную сторону, но он хоть действительно полезен. А эта «грамматика»... Давить, короче говоря, такие автоматические проверки...

Вот вы говорите «приличный орфоконтроль»... А вы попробуйте введите слово «мультиканальный»! Посмотрите, что вам скажет этот орфоконтроль, гы-гы! Этот Гейтс — он совсем одурел, вот что я вам скажу!

Во-первых, хохмы с подобными сочетаниями были в версиях Word до Office XP. Сейчас Word на таких словах уже не спотыкается. Во-вторых, при чем тут Гейтс? Русский орфоконтроль для Word, насколько я знаю, Microsoft брала из старой совместной разработки с одной российской фирмой, которая называлась Works. Так что все эти хохмы с русской орфографией — на совести вовсе не Microsoft. Ну и кроме того, сейчас в орфоконтроле уже новый словарь (с копирайтом АО «Информатика»). Не скажу, что он совсем не запинается, однако старые глупости оттуда убраны.

О каких еще настройках параметров Word вы нам не рассказали, а между тем, они очень важны ?

Я рассказал обо всех настройках, которые считаю основными. Что вам в действительности может понадобиться, предположить довольно трудно просто в силу того, что у каждого пользователя свои предпочтения по оформлению текста. Поэтому если вы хотите как следует изучить все возможные настройки этой программы, просто откройте Сервис *- Параметры и внимательно пройдитесь по всем пунктам. На самом деле там все вполне понятно. А если не понятно, то можно нажать F1 и прочитать, что по поводу того или иного пункта расскажет довольно развитая справочная система Word.

Обсудить статью на форуме


Если прочитаная статья из нашей обширной энциклопедия компьютера - "Microsoft Word. Возможности Word.", оказалась полезной или интересной, Вы можете поставить закладку в социальной сети или в своём блоге на данную страницу:

Так же Вы можете задать вопрос по статье через форму обратной связи, в сообщение обязательно указывайте название или ссылку на статью!
   


Copyright © 2008 - 2024 Дискета.info