Главная страницаОбратная связьКарта сайта

Microsoft Word Проверка орфографии и вставка изображений. Работа с таблицами


При рассмотрении настроек Word нам попадался пункт, посвященный проверке орфографии и грамматики. Мы договорились о том, что автоматическую проверку орфографии в документе мы включаем, потому что дело это нужное и полезное, а вот автоматическую проверку грамматики — выключаем, потому что она только сбивает с толку. Давайте же посмотрим, как в Word работает автоматическая проверка орфографии.

Например, мы вводим следующий текст (рис. 8.40).

Это демонстрация автоматической проверки арфографнн.

Рис. 8.40 • Специально допущенная ошибка в написании

Как видно на рисунке, слово «орфографии» написано с ошибкой. Обратите внимание на то, что оно подчеркнуто волнистой линией — таким образом Word дает понять, что слово не прошло проверку по словарю. Что делать? Можно исправить ошибку вручную, если знаете, как именно. А если не знаете? Тогда просто поставьте курсор мыши на это слово и щелкните по правой кнопке. Перед вами появится контекстное меню, представленное на рис. 8.41.

Как видите, Word предлагает нам свои варианты замены ошибочного слова. Если у него никаких вариантов нет, то так и будет написано: (нет вариантов). Если вы совершенно точно знаете, что слово правильное, a Word его не знает, тогда просто выберите пункт меню Добавить в словарь, и отныне Word на этом слове спотыкаться больше не будет. Однако следует иметь в виду, что занесена будет только данная словоформа, то есть если вы напишете слово в другом падеже, Word на него снова ругнется, и этот вариант также нужно будет занести в словарь.


Ошибается ли эта проверка орфографии? Да, бывает. Некоторые забавные ошибки этого словаря постоянно гуляют по Интернету. (Впрочем, как я уже говорил, начиная с версии Office XP большинство ошибок было исправ-ено.)

Кроме того, нужно следить за тем, к какому языку Word относит подчеркнутое слово. Если по каким-то причинам программа считает русское слово английским, то она будет его подчеркивать в любом случае, потому что сверяет с английским словарем. (В этом случае вам просто нужно вы­делить абзац с данным словом и задать язык в пункте меню Сервис •* Язык ■»- Выбрать язык.)

Тем не менее автоматическая проверка орфографии в Word весьма полезна, потому что, по крайней мере, позволяет выловить большинство банальных опечаток и ошибок.



Рис. 8.41 • Вариа пы замены ошибочно введе v юго слово


Вставка изображений

«Какая свадьба без баяна, какой документ без картинок» — гласит народная мудрость. Впрочем, документы без картинок встречаются значительно чаше, чем свадьба без баяна, однако даже в домашних условиях нередко бывает нужно украсить текст каким-нибудь изображением — картинкой, фотографией, — так чего уж оворить об офисах, где практически в каждый документ нужно поставить логотип фирмы, изображение внешнего вида предлагаемого товара и множество других картинок. Поэтому нам обязательно нужно научиться вставлять изображения в тексты Word, тем более что в этом деле есть несколько тонких моментов.

Итак, для начала давайте представим, что нам нужно снабдить поздравитель ный текст письма какой-то веселой картинкой — ну, чтобы получателю просто было приятно. Пишем текст (рис. 8.42).

Дорогой друг Петя!

Сегодня, когда ты наконец развелся, я уже могу не таиться и предложить тебе перейти к совершенно новому виду наших с тобой взаимоотношений! Да-да, все эти годы твоей женитьбы я был вынужден скрывать свои чувства, но теперь я уже могу сказать, ничего не стесняясь: приходи сегодня, как темнеет, в гараж! Мы там прокачаем тормоза и напьемся, как н встарь, до синих крокодилов! Да здравствует свобода и мужская дружба! Ура!

Твой Вася

Рис. 8.42 • Трогательное, хотя и несколько спорное письмо от Васи к Пете

Теперь нам нужно в этот текст вставить какую-нибудь картинку, чтобы Пете было совсем приятно. Сначала давайте посмотрим, какие клипарты (от англ. clipart — графический фрагмент) нам может предложить Word. Для этого в верхнем меню выбираем Вставка ■»- Рисунок ■»- Картинки. При первом вызове этого п\ нкта Word предложит систематизировать все изображения, которые он обнаружит на вашем диске (для этого нужно будет нажать на ссылку Упорядочить картинки, которая расположена справа снизу). Разрешите, пускай систематизирует — оно не лишнее.

После этого справа появится панель Коллекция клипов (рис. 8.43), в которой вы можете поискать картинки (клипы) по ключевым словам либо же просто выбрать готовую коллекцию.

Рис. 8.43 • Поиск подходящих картинок


Чтобы начать поиск, нужно задать первоначальные параметры. В выпадающем меню Просматривать перед вами появляется список: Мои коллекции (они пока пустые, потому что вы еще не создавали никаких коллекций картинок). Коллекции Microsoft Office (именно ее и нужно отметить для поиска) и Веб-коллекции (коллекции клипов в Интернете). В выпадающем меню Искать объекты вы можете указать, что именно требуется найти: только картинки или еще фотографии, фильмы, звуки. Давайте отметим только картинки, ведь звуки и фильмы с фотографиями нам явно не нужны.

После этого нажимаем кнопку Начать, и далее в окошке ниже вам выдадут большое количество всевозможных картинок. Слишком большое количество, в котором сложно разобраться. Поэтому лучше вернемся в меню Просматривать и там выберем пункт Коллекции Microsoft Office, нажав на плюсик. Перед нами появится список разделов каталога. Какой из них отметить для поиска? Тут все зависит от того, какую картинку вы хотите получить. Я предлагаю открыть папку Профессии и начать поиск... О, нашли! Мужик за компьютером. Именно эту картинку Вася должен вставить в свое трогательное письмо, чтобы показать Пете, каким образом было создано данное сообщение.

Как вставить картинку? Сначала поставить курсор в то место текста, куда ее нужно поместить, после чего два раза щелкнутьлевой кнопкой мыши по картинке из списка справа.

Но есть и другой способ, более удобный. Вы просто ставите курсор мыши на любую часть картинки, нажимаете левую кнопку и, не отпуская ее, тащите картинку в нужном направлении. Серый курсор будет показывать потенциальное место «приземления» изображения. Когда курсор окажется на нужном месте, просто отпустите кнопку.







Сегодня, когда ты наконец развелся, в уже йогу не таиться и предложить тебе перейти к совершенно новому виду наших с тобой взаимоотношении Да-да, все эти годы твоей женитьбы s. оыл вынужден скрывать свои чувства, но теперь в уже йогу сказать, игнето не стесняясь: приходи сегодня, как стемнеет в гараж! 1Лы там прокачает тормоза и нальемся, как и встарь, до синих крокодилов!


Рис. 8.44 • Помещенная в текст картинка

Однако после перетаскивания работа с картиной еще не завершена. Посмотрите, как это все выглядит (рис. 8.44)

Текст не обтекает картинку, поэтому она смотрится довольно плохо. Для того чтобы картинка разместилась именно так, как нужно, вам необходимо задать вариант ее обтекания. Делается это или через панель пиктограмм Настройка изображения, которая появляется на экране каждый раз, когда вы шелкаете мышью по картинке, или через меню Формат ■*■ Рисунок (не забудьте щелкнуть по рисунку, иначе этот пункт меню не появится).

там выбираете закладку Положение, в ней отмечаете вариант Обтекание вокруг рамки (чтобы картинка обтекалась текстом вокруг своей рамки), а также желаемое выравнивание картинки — в данном случае полевому краю (рис. 8.45).


Рис. 8.45 • Настройка положения рисунка в тексте

После этого нажимаете ОК. Возможно, картинку, нужно будет еще слегка сдвинуть, чтобы слева от нее не было никакого текста. Ну и в результате вы получите отлично выглядящее письмо (рис. 8.46).



Сегодня, когда ты наконец развелся, в уже могу не таиться и предложить тебе перейти к совершенно нового/ виду ваших с тобой взаимоотношении Да да, все эти годы твоей женитьбы я был вынужден скрывать свои .


Рис. 8.46 • Текст с отлично смотрящейся картинкой

Если вам понадобится вставить, например, свою фотографию, то все делается точно так же, только в меню Вставка ■** Рисунок выбирайте пункт Из файла, а не

Картинки. Дальнейшая схема действий ничем не будет отл ичаеться от уже рассмотренной.


Размер любого изображения (картинки, фотографии)
можно изменить. Если нажать на картинку, то по ее кра­ям возникнет девять опорных точек: восемь из них —для растягивания и сжатия изображения, девятая, нахо­дящаяся в самом верху, —для поворота. Благодаря четы­рем опорным точкам, расположенным в углах картинки,можно изменить масштаб изображения, сохранив при этом пропорции. Точки посередине позволяют растянуть или сжать изображение по вертикали и горизонтально (однако меняются его пропорции, то есть изображение искажается) _ рис. 8.47.

Рис. 8.47 • Уменьшение  изображения с помощью  опорныхточек                    
Также следует помнить о том, что с изображением можно проделывать все те же действия, что и с блоком текста: удалять в буфер обмена, заново вставлять, перемещать (с помощью мыши) и дублировать (скопировать в буфер и вставить).

Конспект рубрики «Вставка изображений»

1.         В текст документов Word можно вставлять любые изображения: картинки (клипарты), фотографии и так далее.

2.    Чтобы добавить изображение, нужно выбрать пункт меню Вставка ■»- Рисунок.

3.    Картинки можно вставлять из файла (вы просто указываете, где взять нужный файл) или из довольно большой библиотеки клипартов Microsoft Office (ее также можно пополнять различными способами).

4.    После вставки картинки нужно задать вид обтекания ее текстом.

5.    Размер любого изображения можно менять. Также вы можете производить с ними различные действия: перемещать, копировать или удалять.

■ Ответы на часто задаваемые вопросы

Можно ли брать изображения для Word с компакт-диска?

Да хоть с flash-drive, с дискеты или прямо с цифрового фотоаппарата! Откуда угодно! Вы можете выбрать вариант Вставить из файла — и тогда указываете любое местоположение изображения. Кроме того, вы можете наиболее часто используемые картинки добавить в библиотеку клипартов, чтобы они всегда были под рукой.

Где хранятся картинки, вставляемые в текст ? Прямо в тексте или где-то отдельно? По умолчанию картинки хранятся прямо в тексте, поэтому при переносе документов на другой компьютер не нужно заботиться о том, чтобы дополнительно переносить используемые изображения. Впрочем, если при вставке картинки обратить внимание на кнопку в меню выбора Вставить, которая становится доступной при задании имени файла, то можно заметить, что там предложены три варианта внедрения картинки в документ: вставить картинку в документ, связать картинку с документом (в этом случае физически она не хранится в документе), вставить и связать (картинка в документ вставляется, но Word при изменении связанной картинки обновляет изображение в документе).

Я вставил в маленький текст огромную картинку, которая даже не влезла на экран. После изменения масштаба изображения все пришло в норму, однако размер файла с текстом сильно увеличился. Почему?

Потому что вы вставили огромную картинку. Она же хранится внутри текста, поэтому и увеличивает его размер. Масштабирование не изменяет физический размер картинки, а соответственно — документа, в котором она хранится.

Работа с таблицами

Нельзя сказать, что с таблицами в Word до умопомрачения удобно работать (продвинутые пользователи создают их все-таки в Excel, а затем просто переносят в Word), однако простенькие таблички в нем создавать вполне можно. Давайте посмотрим, как это делается...

Например, вам нужно создать обычную таблицу с оценками по результатам домашних состязаний между вами и вашей любимой женой. Слева будет список участников, сверху — вид соревнований, а в самой таблице — оценки. В самом низу — строка «Итого». Видов соревнований возьмем для примера три, не больше. Таким образом, нам нужна таблица с четырьмя строками (заголовок, два участника, «Итого») и четырьмя столбцами (участники и три вида соревнований).

Таблица делается так: меню Таблица •* Вставить *- Таблица. В появившемся окне задаете число строк и столбцов. Нажимаете ОК, и перед вами появляется табличка, в которую нужно вбить необходимые данные. Например, так, как показано на рис. 8.48.



Рис. 8.48 • Простая табличка

Перемещаться от ячейки к ячейке можно с помощью курсора мыши или с помощью клавиши Tab. Когда вы заполните всю таблицу, можно приступать к ее разукрашиванию, потому что в таком виде она смотрится бедновато.

Есть несколько вариантов оформления таблицы. Самый простой и трудоемкий — выделять мышью нужные ячейки и выбирать в них параметры отображения текста: шрифт, начертание, размер и выравнивание. Таким образом вы приведете таблицу к вполне удобоваримому виду, однако потратите на это уйму времени.



Рис. 8.49 «Таблица, обработанная автоформатом


Есть намного более быстрый способ— это использование специальных стилей таблиц. Да-да, для таблиц также разработаны свои стили. Вместо того чтобы изобретать велосипед, вы можете выбрать понравившийся вам стиль, после чего таблица заиграет всеми красками. Делается это очень просто. Пункт меню Таблица ■»- Автоформат таблицы. А там уже выбираете стиль, ориентируясь на окошко примера. В результате можете мгновенно получить, например, вот такую красоту (рис. 8.49).


Красиво? Очень. Конечно, продвинутый пользователь таким образом и руками исходную табличку разукрасит минут за десять, однако для этого, во-первых, нужно быть продвинутым пользователем, а во-вторых, зачем делать вручную то, что можно сотворить с помощью программы?

Внимание!

Продвинутый пользователь отличается от непродвинутого тем, что большинство действий он заставляет делать программу, а сам в этот момент заслуженно бездельничает.

Однако автоформат — автоформатом, но давайте все-таки посмотрим, каким образом вы можете вручную настраивать различные элементы таблицы...

Возвращаемся к нашей таблице с рис. 8.48 — простой, безо всяких изысков. Нам нужно ее раскрасить вручную: выделить жирным заголовки столбцов, выравнять данные, изменить начертание шрифта в некоторых колонках.

Для того чтобы выполнить какие-то действия с ячейками таблицы, их сначала нужно отметить с помощью мыши — точно так же, как вы отмечаете фрагменты текста, чтобы изменить какие-то параметры шрифта.

Отмечаются ячейки очень просто: ставите курсор мыши в начало ячейки (при этом указатель превратится в наклонную черную стрелку) и просто щелкаете один раз но левой кнопке — ячейка отметится. Если щелкнуть второй раз — отметится вся строка. Третий — вся таблица. Если же вам нужно отметить какой-то прямоугольный блок ячеек — действуйте точно так же, как при выделении блока текста: ставите курсор в любую угловую ячейку, нажимаете левую кнопку мыши и тащите курсор в противоположный угол блока — он будет выделяться. Также можно отметить всю строку, просто поставив курсор мыши слева от первой ячейки и один раз щелкнув по левой кнопке.

После этого с выделенным текстом ячеек работаете так же, как и с выделенным текстом: меняете шрифт, начертание, выравнивание. В нашем примере я выделил верхнюю строчку, сделал текст в ней полужирным и выровнял его по центру Также выделил полужирным первый столбец. Осталось только выравнять по правому краю данные таблицы — и все, таблица уже приняла совсем другой вид (рис. 8.50).



Рис. 8.50 • Таблица, облагороженная вручную

«Эй, парень, что такое случилось со вторым столбцом?» — спросите вы. И действительно, заголовок второго столбца вдруг неожиданно разъехался на две строчки. Почему? Да потому что я сделал шрифт заголовков полужирным, а это немного увеличивает размер букв — вот второе слово и перестало помещаться на строчке. Смотрится это достаточно плохо. Что будем делать? Да просто немного раздвинем столбец, чтобы заголовок снова уместился в одну строку. Делается это элементарно: подведите курсор мыши клевой или правой границе ячейки заголовка, и когда курсор изменится на вертикальную полоску со стрелками влево-вправо (знак того, что теперь можно изменить ширину столбца), нажмите на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, расширьте (или сузьте) колонку. Когда граница встанет в нужное положение, просто отпустите кнопку мыши. Вот и все.

Внимание!

При создании таблицы Word подбирает размер ячеек автоматически — в зависимости от данных, которые в них содержатся. Если вам необходимо задать размер строк и столбцов вручную, это можно сделать в свойствах таблицы (выделить нужный блок, пункт меню Таблица ■*- Свойства).

Примерно таким же образом производятся различные действия над всей таблицей целиком — если подвести к ней курсор мыши, то в левом верхнем и правом нижнем углах появятся специальные значки: с помощью левого верхнего таблицу можно перетащить (нажав на левую кнопку мыши) в другое место текста, а с помощью правого нижнего можно масштабировать всю таблицу целиком.

Иногда бывает нужно отсортировать значения в таблице — например, по алфавиту или по возрастанию/убыванию чисел. Это делается с помощью пункта меню Таблица ■»- Сортировка.

Предположим, вы создали длинную таблицу со списком фамилий и различными данными, относящимися к этим фамилиям. Но фамилии вносились вразнобой, и теперь вам нужно отсортировать строки таблицы по алфавиту. Нет проблем! Выделяете столбец с фамилиями мышью, вызываете пункт меню Таблица *- Сортировка и... Вам остается только нажать ОК — таблица немедленно будет отсортирована по алфавиту. Причем, разумеется, соответствие данных определенным фамилиям полностью сохранится.

Если же вам нужно отсортировать таблицу не по фамилиям, а, например, по данным третьего столбца, просто выделите этот столбец и снова вызовите пункт Сортировка. Кстати, если внимательно посмотреть на окно настройки сортировки, то можно увидеть, что Word предоставляет возможность упорядочивать данные сразу по нескольким столбцам: то есть, например, если в одном столбце данные одинаковые, то включается сортировка по следующему заданному столбцу и так далее.

Также у Word есть еще одна интересная возможность по созданию таблиц — рисование таблицы вручную. Это можно сделать, вызвав пункт меню Таблица *-Нарисовать таблицу. Перед вами появится карандаш, с помощью которого можно рисовать ячейки таблиц — любые, какие угодно. Таким способом создаются самые причудливые конфигурации таблиц, которые только может породить воспаленное Word воображение.

Конспект рубрики «Работа с таблицами»

1.          Встроенных инструментов Word вполне хватает для создания различных не очень сложных таблиц. Однако если вам нужно сделать громоздкую и сложную таблицу, то лучше ее создать в Excel, а потом встроить в Word (подобная интеграция в Office предусмотрена).

2.    Перед созданием таблицы постарайтесь заранее выяснить, сколько столбцов и строк там должно быть.

3.    Сначала внесите все данные в таблицу, а потом занимайтесь обработкой шрифтов и выравниванием данных.

4.    Для приведения таблицы в божеский вид имеет смысл воспользоваться автоформатом: он мгновенно преобразует простейшую таблицу в шедевр оформительской мысли.

5.    Ручная обработка формата ячеек таблицы мало чем отличается от обработки блоков текста: выделяете группу ячеек (строки, столбцы), после чего с помощью пиктограмм или меню меняете шрифт, его размер, начертание и вид выравнивания.

6.    Данные в таблице можно сортировать любым образом с помощью соответствующего пункта меню.

7.    В Word есть возможность ручного рисования таблиц самой причудливой конфигурации.

Ответы на чаете задаваемые вопросы

Что делать, если я заранее не могу сказать, сколько строк и столбцов будет в таблице ?

Ничего страшного. Задайте количество строк и столбцов приблизительно, а потом, если вдруг выяснится, что не хватает строки или столбца, просто добавьте их в таблицу с помощью пункта меню Таблица ■*- Вставить (строки, столбцы). Кроме того, новые ячейки можно дорисовать к уже имеющейся таблице с помощью режима Таблица *- Нарисовать таблицу.

Как в таблице задать автоматический подсчет итоговых сумм ? В Word это делается достаточно сложно. Лучше всего — задавать различные формулы подсчета в таблице с помощью Excel. Поэтому если вам нужен какой-то подсчет данных, создайте таблицу с помощью Excel, а потом просто встройте ее в Word — это делается безо всяких проблем через пункт меню Вставка *- Объект *-Вставить из файла.

Можно ли создавать таблицу Excel прямо в Word?

Да, можно. С помощью меню Вставка *- Объект ■»- Лист Excel создайте в тексте Word таблицу Excel, после чего начните ее заполнять. После окончания редактирования просто щелкните мышью по любому участку текста — таблица Excel превратится в таблицу Word. Но если по ней потом два раза щелкнуть мышкой, она снова превратится в таблицу Excel. Прям какая-то Фиона из «Шрэка», честное слово...

Что делать, если таблица по ширине никак не помещается на странице? Тут есть несколько вариантов. Во-первых, можно так подобрать размер шрифта и ширину столбцов, чтобы таблица поместилась в любом случае. (Правда, она может при этом стать слишком мелкой.) Во-вторых, можно просто изменить ориентацию бумаги с книжной на альбомную — в этом случае по ширине в таблицу влезет в полтора раза больше текста. (Кстати, Word позволяет делать альбомную ориентацию отдельных страниц.)

Может ли Word автоматически подставлять какие-то данные в таблицу? Да, может. В Word есть специальный механизм автоматической подстановки данных, который вызывается через меню Вставка *- Поля.

Как оформлять таблицу, чтобы она выглядела пристойно ?

Если вы не хотите пользоваться автоформатом, тогда можно дать следующие рекомендации: для заполнения ячеек пользуйтесь шрифтом без засечек, например Arial; заголовки столбцов выравнивайте по центру и делайте их полужирными; данные в столбцах выравнивайте одинаково; визуально отделяйте заголовки, наименования строк и итоговую строку с помощью более толстых границ ячеек.

В моей таблице так много строк, что она не помещается на один лист. Как сделать так, чтобы на каждой странице были видны заголовки столбцов?Неужели добавлять их руками?

Вовсе нет, зачем так напрягаться? Просто выделите заголовки в начале таблицы и вызовите пункт меню Таблица ■*- Заголовки. И все — эта строка заголовков будет выводиться в начале каждой страницы с продолжением таблицы.



Обсудить статью на форуме


Если прочитаная статья из нашей обширной энциклопедия компьютера - "Microsoft Word Проверка орфографии и вставка изображений. Работа с таблицами", оказалась полезной или интересной, Вы можете поставить закладку в социальной сети или в своём блоге на данную страницу:

Так же Вы можете задать вопрос по статье через форму обратной связи, в сообщение обязательно указывайте название или ссылку на статью!
   


Copyright © 2008 - 2024 Дискета.info