Microsoft Word Расстановка и вставка разрыва страницы .Автоматическая генерация...
Крайне удобная штука в Word — автоматическая генерация оглавления. Вы создаете какой-то документ, а затем Word по этому тексту может составить оглавление. Делается это мгновенно, а выглядит — изумительно, тем более что вид этого оглавления вы можете настроить под свои задачи.
Внимание!
Единственное, что в данном случае нужно четко понимать — это то, что оглавления строятся по стилям. Поэтому если вы используете только один стиль, а заголовки разделов форматируете вручную, то дырку от бублика вы получите, а не оглавление.
Впрочем, это еще одна иллюстрация к нехитрому постулату, гласящему, что в Word не нужно ничего форматировать вручную! В Word нужно использовать стили! Стили нужно использовать в Word! Обязательно и непременно! Использовать стили! Всегда и везде!
Теперь вернемся к оглавлению. Итак, как автоматически создать оглавление? Очень просто. При вводе текста назначайте всем заголовкам определенные стили. Причем аккуратно следите за вложенностью и стилей, и заголовков: основной заголовок — какой-нибудь «Заголовок», вложенный первого уровня — «Заголовок 1», вложенный второго уровня — «Заголовок 2» и так далее. Причем, если какой-то из подуровней в оглавление включать не нужно — ничего страшного, это можно будет задать при генерации оглавления. Рис. 8.62 • Пример текста с различными вложенными заголовками
Давайте создадим простенький документике несколькими оглавлениями (рис. 8.62).
К основным заголовкам применен стандартный стиль «Заголовок», к вложенным — стандартный стиль «Заголовок 1».
Теперь совершаем следующие действия. Ставим курсор в самое начало текста ели оглавление нужно сделать в начале; если нет — помещаем курсор в конец екста). Вызываем пункт меню Вставка *► Ссылка ** Оглавление и указатели. Перед нами появляется окно, представленное на рис. 8.63 (при нажатии на закладку Оглавление).
8.63 • Автоматическое создание оглавления
Если отметить настройку Гиперссылкн вместо номеров страниц, то строчки оглавления будут активными: по щелчку мыши программа будет переводить вас на соответствующий раздел документа (гиперссылки рекомендуется использовать, если с документом будут работать в электронном виде; если же он предназначен для печати, то гиперссылки обязательно нужно выключить).
Очень важный параметр — Уровни. В нем как раз определяется степень вложенности заголовков, которые требуется включить в оглавление. То есть, например, если отметить первый уровень, тогда в оглавление будут включены только основные заголовки. Если второй — основные и заголовки первого уровня вложенности и так далее.
Рис. 8.64 • Автоматически созданное оглавление
В разделе Форматы можно выбрать стиль оформления оглавления: от классического до кокетливо-затейливого. При выборе каждого варианта в образце сверху вам будет демонстрироваться, как именно выглядит подобный шаблон оглавления.
Убираем настройку Гиперссылки вместо номеров страниц и нажимаем ОК. Получаем готовое оглавление (рис. 8.64).
Видите, как просто? Кстати, соответствующим строчкам оглавления Word автоматически присваивает стили «Оглавление 1», «Оглавление 2». Теперь, чтобы оформить оглавление по своему вкусу, вам достаточно просто выставить соответствующие параметры в этих стилях. И не забудьте написать сверху слово «Оглавление» или «Содержание» — что вам ближе...
Word еще много чего умеет генерировать автоматически: алфавитные (предметные) указатели, названия иллюстраций, ссылки...
Создание алфавитного указателя
Алфавитный (предметный) указатель вы наверняка неоднократно встречали в различных учебниках, справочниках, научных работах и так далее. Он может быть весьма полезным для быстрого поиска материала, относящегося к неким терминам или темам. С помощью Word алфавитный указатель готовится следующим образом...
Предположим, вы набираете какой-то текст (учебник, реферат, доклад, научную работу или что-то в этом роде), в котором нужно сделать алфавитный указатель. Конечно, по окончании работы над текстом этот алфавитный указатель вы можете сделать вручную, однако это займет достаточно много времени, а кроме того, если вдруг текст придется редактировать и, например, изъять из него несколько страниц, тогда весь ваш алфавитный указатель накроется одним интересным медным тазом, потому что изменятся номера страниц, и в указателе это все придется выставлять заново.
Всех этих проблем можно избежать, если алфавитный указать сгенерировать автоматически с помощью соответствующего механизма Word. Правда, для этого в любом случае нужно будет провести определенную подготовительную работу, но в ней нет ничего сложного. Сделать нужно следующее...
Вы читаете текст работы от начала и до конца, и везде, где встречаются какие-то определения, которые нужно включить в указатель, отмечаете соответствующее слово или фразу, после чего нажимаете комбинацию клавиш Shift+Alt+X. Давайте попробуем создать предметный алфавитный указатель для небольшого текста, состоящего из нескольких страниц, в котором присутствуют различные определения. Например, на первой странице объясняется, что такое параллелограмм. Выделяем слово «параллелограмм» и нажимаем Shit+Alt+X. Перед нами появляется окно, представленное на рис. 8.65.
Основной элемент указателя — это тот текст, который будет в него включен. По умолчанию отмечена опция Текущая страница — это означает, что в указатель будет внесен основной элемент и ссылка на страницу, где этот указатель установлен.
Word позволяет делать расширенные указатели — второго и третьего уровня вложенности. Второй уровень вписывается в строку Дополнительный, а третий — также в строку Дополнительный, только через двоеточие. (Например, основной указатель называется «Враги рода человеческого», а дополнительный при нем: «Теша», «Кока-кола», «Гаишники».)
Также вы можете вводить в указатель перекрестные ссылки, например «Телега. См. Гужевой транспорт».
Рис. 8.65 • Ввод нового указателя
Но давайте вернемся к нашему примеру. Итак, вы там в качестве элемента указа-еля вписали слово «Параллелограмм», оставили все настройки без изменения и нажали кнопку Пометить. Окно ввода элементов указателя при этом не исчезнет (потому что, возможно, вы захотите ввести и другие указатели для данной страницы), и его можно закрыть с помощью соответствующей кнопки.
Как только вы нажмете кнопку Закрыть, текст документа странным образом изменится, и в нем появятся какие-то странные знаки (рис. 8.66).
Рис. 8.67 «Кнопка
включения/выключения непечатаемых знаков
Что это такое? Ничего страшного. Это так называемые непечатаемые символы. Не в смысле — ругательные то есть непечатные, а непечатаемые, то есть специальные. Вот это «{ ХЕ «Параллелограмм» }» как раз и демонстрирует наличие и название элемента предметного указателя. Остальные странные знаки — это пробелы и символ окончания абзаца. Чтобы их убрать, нужно просто нажать на пиктограмму с изображением символа абзаца, расположенную слева от меню выбора масштаба отображения листа (рис. 8.67).
Аналогичным образом вводятся все остальные элементы предметного указателя. После этого мы отправляемся во все тот же пункт верхнего меню Вставка *-Ссылка *• Оглавление и указатели, где выбираем закладку Указатели (рис. 8.68).
Как видите, здесь — так же, как и в случае оглавления — можно выбрать различные виды предметного указателя (указывать номера страниц не через запятую, а по правому краю или сгенерировать указатель по заранее заданному шаблону). Вот, например, что получается, если создать указатель, используя классический шаблон (рис. 8.69).
Рис. 8.69 • Созданный предметный указатель
В чем основная прелесть? В том, что указатель генерируется практически автоматически. Вам нужно только отметить элементы, которые будут в него входить, а это несложно. Если вы уберете какие-то страницы, вместе с ними исчезнут соответствующие элементы, которые будут исключены из указателя, а изменившиеся номера страниц других элементов Word проставит автоматически — вам просто нужно будет заново создать предметный указатель или обновить поля.
Работа с буфером обмена
«Что за обмен такой? — можете спросить вы. — Обмен носков на спирт?» Вовсе нет. Под буфером обмена понимается специальная программная область, куда можно временно помещать куски текста для последующей обработки. Полноценная работа с текстом невозможна без использования буфера обмена, потому что очень часто необходимо какие-то куски текста вырезать из одного места документа н вставить в другое, перенести фрагмент текста из одного документа в другой и так далее.
Работа с буфером обмена Word производится точно так же, как с буфером обмена Windows ХР — все то же самое: выделяете блок текста, копируете или перемешаете его в буфер (Ctrl+C или Ctrl+Ins для копирования, Ctrl+X или Shift+Del — для перемещения), затем устанавливаете курсор в нужное место и вставляете текст из тфера (Ctrl+V или Shift+Ins). При этом следует иметь в виду, что при переносе текста через буфер Word сохраняет все его параметры: форматирование, стили и лругие элементы оформления.
Однако если обычный системный буфер — одноуровневый, то есть вы не можете поместить в него сразу несколько кусков текста (изображений и любых других элементов, потому что в буфер можно помещать, вообще говоря, все что угодно), то в Office сделан многоуровневый буфер (на 24 позиции), который хранит все, что вам было угодно туда поместить.
Попробуйте скопировать в буфер один кусок текста, а затем другой: в правой части Word тут же появится соответствующая панель, с помощью которой можно будет выбрать и вставить в документ любой из скопированных в буфер фрагментов (рис. 8.70).
Рис. 8.70 • В буфер занесены два куска текста — справа открылось окно буфера обмена
Обращаю ваше внимание на то, что этот продвинутый буфер обмена работает для всех приложений Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), позволяя переносить между ними различные объекты (например, текст, таблицы, изображения, музыку).
Внимание!
Однако имейте в виду, что при закрытии буфера обмена все данные, которые вы в него поместили, пропадут. Он предназначен не для длительного хранения информации, а для оперативного обмена данными между приложениями Office. Кроме того, буфер обмена вовсе не бездонен. Он может хранить не более 24 объектов, если в буфер помещается, например, 25-й объект, то самый старый из внесенных туда объектов пропадает.
Кстати, я намеренно использую термин «объект», а не текст, чтобы еше раз подчеркнуть мысль о том, что в буфер обмена можно помещать не только текст, а что угодно, то есть любые типы данных.
Нов Word, конечно, обычно работают с текстом. Если речь идет об одном блоке, то тут все просто: блок выделили, скопировали (или вырезали) в буфер обмена, поставили курсор туда, куда блок нужно вставить, вставили. Если нужно обработать сразу несколько блоков (мы уже учились выделять различные блоки одновременно с помощью мыши и клавиши Ctrl), тогда используйте правую панель с буфером обмена, чтобы выбирать, какой именно блок обрабатывать в данный момент.
Отслеживание исправлений или рецензирование
О, это вообще гениальная штука! Она позволяет при необходимости хранить в документе всю историю его разработки: изменения, исправления, удаления, форматирование и прочее.
По умолчанию данная функция выключена, потому что далеко не всегда требуется отслеживать все изменения в тексте, а кроме того, сохранение изменений очень здорово «раздувает» размер документа.
Однако представьте себе, например, следующую ситуацию. Вы делаете для начальника некий документ. Делаете, делаете, уже обалдели. Наконец доделали лдаете начальнику все 3853 страницы. Начальник неделю документ держал у себя и что-то там исправлял. Потом отдал вам с приказом найти все его исправления, сверить их с тем, что требуется, и при необходимости подредактировать. Причем заметьте, речь идет не о примечаниях, которые найти довольно легко! Речь идет просто об исправлениях. Ну и что вам делать? Просматривать все 3853 страницы одновременно в двух документах — старом и новом? Да это же просто убиться можно — заниматься таким идиотизмом...
И вот тут на помощь приходит режим отслеживания изменений. Точнее, его нужно было включить перед тем, как отдавать документ начальнику. Потому что в этом случае, получив документ обратно, вы мгновенно найдете все те места вашего многострадального документа, которых коснулась шкодливая лапа шефа.
Как это делается? Да очень просто! Пункт меню Сервис *• Исправления (или просто сочетание клавиш Shift+Ctrl+E). При первом нажатии на этот переключатель (он включает или выключает режим отслеживания — иначе говорят тренинга — изменений) он выведет на экран панель с инструментами под названием Рецензирован^-4 (собственно, отслеживание изменений — это и есть режим так называемого рецензирования документа) —
Как видите, все исправления отмечаются, во-первых, другим цветом шрифта (его можно задать), во-вторых, вертикальной чертой слева и, в-третьих, специальными примечаниями справа от текста.
При помощи кнопки Показать (см. рис. 8.71) вы можете выбрать, какие изменения и примечания следует отображать на экране. В режиме рецензирования документа изменения нужно запоминать, но не отображать, а в режиме поиска изменений их нужно включить, чтобы заметки рецензента были сразу видны. Причем Word можно настроить так, чтобы заметки разных рецензентов были выделены различными цветами — чтобы вы еще и сразу видели, кто именно какие изменения внес.
Слева от кнопки Показать (см. рис. 8.71) расположены две пиктограммы, позволяющие перемещаться между исправлениями (примечаниями), далее — пиктограмма, с помощью которой можно принять исправление (исправления) — это означает, что исправление станет частью документа и уже не будет выделяться, а после этой пиктограммы следует пиктограмма отказа от принятия исправления (исправлений), с помощью которой можно вернуть документ (его часть) к состоянию до исправления, убрав все поправки.
Далее расположена пиктограмма выпадающего меню Примечание, с помощью которой можно создать примечание к любой части текста, изменить его и удалить (Word даже позволяет создавать звуковые примечания) — рис. 8.73. Между примечаниями к тексту можно перемещаться с помощью тех же пиктограмм, так что нет необходимости искать их самостоятельно по всему документу.
Рис. 8.73 «Так выглядит примечание к тексту
Если вам приходится работать с чужими текстами или другие люди работают с вашими текстами, обратите особое внимание на режим отслеживания исправлений и возможность создания примечаний. Это позволяет почти мгновенно, причем до мелочей, отслеживать внесенные в текст изменения, а также переписываться с рецензентом или автором файла (в зависимости от того, в какой роли вы выступаете) прямо в тексте документа, что весьма удобно (особенно учитывая тот факт, что примечания разных рецензентов Word выделяет различными цветами).
Следует иметь в виду, что при необходимости (если в документе включена подобная опция) Word будет хранить полностью всю историю всех изменений. То есть вы сможете посмотреть, как именно документ выглядел до и после работы с ним. Единственная проблема заключается в том, что хранение всех изменений в документе может серьезно увеличивать его объем. (Особенно это заметно на больших документах, которые находятся в работе продолжительное время.) Убрать историю исправлений в документе можно с помощью кнопки Принять вьиеленпые исправления, расположенной на панели Рецензирование (она появляется на экране при включении отслеживания исправлений).
Также обратите внимание на тот факт, что история исправлений в окончательном документе должна быть убрана — особенно если документ передается каким-то третьим лицам. Ведь посторонним совершенно ни к чему видеть, каким образом шла работа над документом...
Конспект рубрики «Отслеживание исправлений, или рецензирование»
1. Отслеживание (трекинг) исправлений в документе — это крайне полезная возможность, позволяющая в удобной форме видеть как историю изменений документа, так и все примечания и исправления рецензентов.
2. Включается и выключается отслеживание исправлений с помощью пункта меню Сервис ■»- Исправления (или комбинацией клавиш Ctrl+Shift+E).
3. Все исправления и примечания Word 2003 (и Word XP) показывает в правой части листа, что весьма удобно.
4. С помощью панели инструментов Рецензирование вы можете указать, какой именно вид исправлений Word должен демонстрировать на полях страницы с текстом (с помощью кнопки Показать).
5. Исправления различных рецензентов Word показывает разными цветами, чтобы пользователь не запутался.
6. Создание примечаний — очень удобный способ переписываться с рецензентами прямо в тексте документа.
7. Как только вы решите, что история исправлений вам больше не нужна, примите все исправления в документе с помощью соответствующей кнопки на панели Рецензирование.
8. Если вы отправляете куда-то полностью готовый документ, обязательно уберите оттуда всю историю исправлений, потому что там может содержаться информация, которую нежелательно показывать посторонним.
Это зависит от количества исправлений. Если документ большой и работа над ним
велась не единожды, его объем может увеличиться более чем в два раза.
Зачем убирать всю историю исправлений перед передачей документа третьим лицам? Затем, что в истории исправлений могут остаться совершенно конфиденциальные данные. Совсем недавно в мировой политике случился скандал из-за того, что в руки журналистов попал один политический документ с нестертой историей, в которой были видны очень пикантные примечания и весьма интересные первоначальные варианты этого текста. Поэтому история изменений — это мина замедленного действия в том случае, если она вовремя не уничтожается.
Когда можно не включать отслеживание исправлений ?
Режим отслеживания исправлений совершенно необходим, когда ведется многопользовательская работа с документами. Если с документом вы работаете один и не собираетесь его отдавать на чтение/рецензирование, тогда во включении этого режима нет необходимости.
Что именно должен сделать рецензент, дабы его примечания в документе выделялись другим цветом?
Если текст обрабатывается на другом компьютере — ничего. Word сам поймет (по имени пользователя), что с текстом работает новый рецензент. Если текст обрабатывается другим человеком на том же компьютере, он должен входить в систему под другим именем пользователя.
Расстановка страниц
Страницы большого документа, разумеется, желательно пронумеровать, чтобы им было удобнее пользоваться. Номера страниц расставляются очень просто: Вставка *- Номера страниц. В появившемся окне выбираете расположение нумерации, выравнивание и формат. Нажимаете ОК— страницы документа пронумерованы. \ вот убрать номера страниц можно только через пункт меню Вид *- Колонтитулы (номера страниц представляют собой содержимое колонтитулов).
Вставка разрыва страницы
Вроде, это делается достаточно просто, однако у пользователей данная операция почему-то нередко вызывает некоторые проблемы. Чтобы их не возникало, нужно просто понять, что разрыв страницы (как, кстати, и конец абзаца) — это специальный символ, который вставляется в то место текста, где установлен курсор.
Разрыв вводится для того, чтобы принудительно перейти к следующей странице. Именно этим способом желательно пользоваться во всех случаях, когда нужно начать новую страницу, а не вбивать принудительно несколько пустых строк, как это делается обычно.
Вставить разрыв страницы можно очень просто: пункт меню Вставить *- Разрыв страницы. Или еще проще — комбинация клавиш Ctrl+Enter.
Если вам нужно, грубо говоря, перейти к следующей странице, тогда курсор должен стоять в конце текста. Если же вам нужно вставить пустую страницу перед текстом, тогда поставьте курсор перед первым символом текста.
Режим видимости непечатаемых символов
Нет, речь идет вовсе не о матерных выражениях, прости господи! Просто в Word в процессе форматирования текста используется немалое количество специальных символов, которые не отражаются на печати и в обычном режиме не видны на экране. Это символы перевода строки, конца абзаца, разрыва страницы, табуляции и некоторые другие. (Мы с вами уже рассматривали режим видимости непечатаемых символов, когда говорили о генерации предметного указателя, однако я решил вынести их описание в отдельную рубрику — для тех, кто пропустил раздел, с описанием предметного указателя.)
Обычно нет необходимости видеть эти символы — они только отвлекают. Однако в некоторых случаях полезно на время включить их отображение, чтобы понять, почему, например, у вас текст на экране форматируется неправильно.
Включить режим отображения непечатаемых символов можно с помошью комбинации Ctrl+* или нажатием пиктограммы, на которой изображен символ конца абзаца (она по умолчанию расположена слева от меню масштаба изображения). Текст при этом будет выглядеть примерно так, как показано на рис. 8.74.
Кстати, с непечатаемыми символами можно производить те же действия, что и с обычными символами: копировать их, перемещать и удалять.
Рис. 8.74 • Текст с включенным режимом отображения непечатаемых символов
Если прочитаная статья из нашей обширной энциклопедия компьютера - "Microsoft Word Расстановка и вставка разрыва страницы .Автоматическая генерация...", оказалась полезной или интересной, Вы можете поставить закладку в социальной сети или в своём блоге на данную страницу:
Так же Вы можете задать вопрос по статье через форму обратной связи, в сообщение обязательно указывайте название или ссылку на статью!
Обсудить статью на форуме