Главная страницаОбратная связьКарта сайта

Microsoft Outlook : Запуск Outlook Контакты и календарь


Как ни странно, домашние пользователи довольно редко прибегают к помощи органайзера Microsoft Outlook, причем даже в том случае, если они почти не отходят от компьютера и рядом с ними на столе лежит бумажный органайзер с вываливающимися страничками, а монитор залеплен желтенькими бумажными стакерами с напоминаниями, которые периодически отлепляются и устраивают на ковре болдинскую осень, только без Пушкина.

Между тем, Microsoft Outlook (далее я его буду называть просто Outlook) — это и
органайзер, и стикеры-напоминалки, и мошнейшая база любых видов контактов,
и коммуникационная система, и узелок на память, и дневник взаимодействия с
различными контактами, и электронная почта, и... Впрочем, перечислять еще
можно очень и очень долго. Потому что Outlook — это целая интегрированная си­
стема, обладающая очень широкими возможностями.                   

Конечно, большинство возможностей Outlook — база контактов, список задач, планировшик,. расписание встреч, рассылка — намного чаше используется в офисах, нежели дома. Но мы не считаем офисных пользователей людьми второго сорта, поэтому в любом случае рассмотрим, что именно умеет делать Outlook, невзирая на то, для чего это пригодится — для дома или для офиса.

Подробное изучение Outlook не входит в задачу данного учебника, однако с его помощью вы хотя бы сможете оценить основные возможности данной программы и решить, нужна она вам или нет.

Запуск Outlook

Запускается Outlook так же, как Word и Excel: Пуск *- Все программы •■ Microsoft Office *- Microsoft Office Outlook 2003. Кроме того, Office при установке добавляет пиктограмму Outlook на панель быстрого запуска, так что если у вас эта панель включена, доступ к программе будет еще проще — достаточно щелкнуть мышью по пиктограмме.

При первом запуске Outlook предложит вам настроить адрес электронной почты. Если этот адрес у вас есть (в данном учебнике электронную почту мы не рассматриваем, потому что Интернету будет посвящен отдельный учебник), то введите требуемые параметры, чтобы можно было использовать Outlook и для работы с e-mail. Если у вас его нет, откажитесь от настройки почты — вы всегда сможете настроить ее позже.

После запуска Outlook перед вами появится окно, представленное на рис. 8.100.

Условно можно считать, что Outlook представляет собой весьма продвинутый органайзер, который умеет все, что и обычный органайзер, а также и множество других вещей.

Организация работы с этой системой реализована следующим образом: сверху расположено достаточно стандартное для приложений Office меню (Файл. Правка, Вид, Сервис и так далее), а слева — специальная навигационная панель, с помощью которой производится переключение между основными сервисами. Ведь Outlook — это интегрированная система, а не просто программа. Если, например, Word — это текстовый редактор и более, в общем, ничего, то Outlook содержит в себе



Рис. 8.100 • Окно запущенного Outlook

несколько основных программ (точнее, взаимосвязанных сервисов), которые вызываются с помощью этих ярлыков.

При запуске Outlook выводит нечто вроде обобщающего листа, который называется Outlook сегодня. Он содержит напоминания о записях в календаре, задачах на текущий день и показывает количество писем в различных почтовых папках. Параметры этого обобщающего листа можно настроить, щелкнув мышью по ссылке справа сверху над листом — Настройка «Outlook сегодня».

А теперь давайте пройдемся по всем подсистемам Outlook в том порядке, который наиболее удобен для ознакомления...

Контакты

Щелкаем по ярлыку Контакты. Перед нами возникает пустое поле (ну, оно и понятно, ведь у нас там пока нет ни одной записи), а справа от него — алфавитный указатель, позволяющий быстро отбирать нужные записи.

Что такое контакты? Это база физических лиц, с которыми вы общаетесь по каким-то надобностям —деловым или личным. Данный сервис позволяет хранить по каждому человеку весьма большое количество всевозможной информации.

Чтобы добавить контакт, нужно или выбрать в верхнем меню пункт Создать, или нажать сочетание клавиш Ctrl+N, или щелкнуть правой кнопкой мыши по любой свободной области поля вывода контактов и выбрать там пункт Создать контакт.

после этого перед нами появится форма для ввода нового контакта, которую нуж-ю заполнить. Вы можете ввести только имя (добавить вновь появившуюся по дан-м\ человеку информацию можно будет в любое время), а можете заполнить сразу все поля этой формы (рис. 8.101).



Рис. 8.101 • Карточка с заполненными общими данными контакта

Полное имя нужно вводить в формате «имя, отчество, фамилия». Во всех случаях, когда система посчитает, что вы что-то заполнили не так, вам будет предлагаться специальная уточняющая форма. Например, если при вводе адреса вы указали только улицу, то при переходе к следующему полю система выведет уточняющую форму, где предложит также указать город и почтовый индекс.

Справа снизу располагается специальное поле для примечаний любой длины. В самом низу вы можете указать, к какой категории (или категориям) принадлежит данный контакт (важный контакт, личный, деловой, родственник или еще какой-нибудь).

Если Outlook используется на данном компьютере не только вами, то введенную запись можно скрыть от остальных пользователей, отметив настройку Частное.

В закладке Подробности можно указать различные дополнительные данные (рис. 8.102).

Теперь давайте перейдем к закладке Действия. Перед нами появится окно со списком действий по данному контакту (рис. 8.103).


Рис. 8 103 • Действия по данному контакту

Что это за данные? Мы ввели дату рождения контакта и дату годовщины его свадьбы, и Outlook тут же создал записи напоминаний в календаре, которые в заданный момент напомнят нам о том, что нужно поздравить этого человека. Удобно, не так ли? Давайте щелкнем по первой строке — День рождения (рис. 8.104).

Рис. 8.105 • Действия с контактом

Если же вы считаете, что вам не нужно поздравлять этого человека с днем рождения, просто удалите это напоминание из списка действий.

Какие еще параметры можно задать поданному контакту? Довольно много всего. Сохраните это напоминание (пиктограмма Сохранить и закрыть), вернитесь в форму контакта и щелкните по верхнему пункту меню Действия (рис. 8.105).

Создать контакт l той же организации — перед вами откроется новый контакт, в который уже будут вбиты все данные организации данного контакта.

Создать список рассылки — вывод формы для создания списка рассылки. Это способ рассылать одно письмо целой группе адресатов, которые принадлежат к данному списку. Например, вы можете создать список рассылки для коллег по работе, для родственников, клиентов. Можно создать список рассылки для обсуждения какой-то специальной темы (например, реализации некоего проекта).

Создать мгновенное сообщение — создание сообщения (с помощью того же Word), которое будет отправлено данному контакту или по локальной сети (если он находится в одной сети с вами), или через Интернет (если указан его электронный адрес).

Новое письмо — при нажатии на этот пункт меню будет вызван Word со специальным Мастером писем, с помощью которого вы сможете автоматически создать заголовок письма (например, с почтовым адресом и именем данного контакта), а затем просто написать письмо для последующей отправки по обычной (или электронной) почте.

Создать задачу для контакта — здесь можно поставить перед контактом задачу, причем в дальнейшем Outlook поможет вам отслеживать процесс ее выполнения (рис. 8.106).



Рис. 8.106 • Постановка задачи контакту

Создать запись в журнале контактов — здесь можно создать самому себе напоминание для данного контакта, например позвонить ему или вызвать для разговора.

ГЛАВА 8 • Microsoft Office


Связь — создание связи данного контакта с какими-то элементами Outlook (например, с заметками или дневником) или с файлами (картинками, документами).

Позвонить контакту — набор номера контакта (если на компьютере есть модем), а также, при желании, фиксирование в журнале факта и продолжительности телефонного раз овора.

Вызов с помощью NetMeeting — вызов данного контакта с помощью специальной программы NetMeeting (она не входит в комплект Microsoft Office), позволяющей осуществлять голосовую беседу через сеть (локальную или Интернет), а также проводить видеоконференции.

К исполнению — с помощью этого пункта можно отметить данную задачу для напоминания контакту о необходимости ее исполнения.

Отобразить схему адреса — поиск введенного адреса на сайте MSMaps (для российских адресов это не актуально).

Посмотреть веб-страницу — открытие Web-страницы контакта в браузере (программе для просмотра интернетовских страниц).

Добавить рисунок — добавление изображения (например, фотографии) в информацию о контакте.

А теперь давайте сохраним все сделанные изменения, закроем данный контакт и вернемся в общий список контактов (рис. 8.107).



Рис. 8.107 • Новый контакт в списке

Как видите, новый контакте некоторыми его данными появился в списке. Вид данных, которые выводятся в списке контактов, можно настраивать


Конспект рубрики «Контакты»

1.  Контакты — это база данных по физическим лицам.

2.    По каждому контакту можно вносить большое количество всевозможной информации.

3.    Контакт из базы можно связывать с остальными элементами Outlook: задачами, событиями календаря, дневником, заметками и так далее.

4.    Чтобы контакт был виден только вам (в случае работы с Outlook в сети), отметьте опцию Частное.

Календарь

Теперь перейдем к ярлыку Календарь. Если вы щелкнете по нему, перед вами появится окно, представленное на рис. 8.108.



Рис. 8.108 «Запущенный Календарь

Как видите, выглядит это все как листок настольного календаря. Основное окно — сегодняшнее число; слева сверху — навигатор по числам ближайших двух месяцев (ну и, разумеется, вы можете выбрать любой месяц любого года).

В этом Календаре вы можете планировать встречи и события. Чтобы добавить задачу, поставьте курсор мыши на любую область календаря и нажмите правую кнопку мыши. Перед вами появится контекстное меню, представленное на рис. 8.109.



Рис. 8.109 • Меню новой задачи

Новая встреча — создание напоминания о новой встрече. Все это выглядит точно так же, как и созда,ние встречи из контакта (собственно, из контакта Календарь и вызывается), только при этом по умолчанию не будет задано имя контакта.

Внимание!

Собственно, многие действия с Календарем производятся точно так же, как и из базы контактов, только при вызове из контактов задается участник, а дату и время нужно вводить, тогда как при вызове из Календаря стартовые дата и время вводятся автоматически, а участников нужно выбирать из базы контактов.

Создать событие на целый день — планирование события без указания времени начала и окончания, а только с указанием даты.

Новое приглашение на собрание — создание приглашения на собрание, которое будет разослано выбранному списку контактов.



Рис. 8.110 • Задание различных параметров повторяющегося события

Создать повторяющуюся встречу и Создать повторяющееся событие — при вызове данных пунктов (они очень похожи) сначала выводится специальное меню повторяющегося события (рис. 8.110).


Как видите, здесь можно указать любые варианты повторения данного события (встречи), а также задать его окончание.

При вводе такого типа повторяющегося действия Календарь самостоятельно отметит данное действие по всем соответствующим дням и будет производить напоминания.

Например, если вы каждую субботу в 10 утра проводите собрание, на котором обязаны присутствовать жена и теща, то достаточно создать повторяющееся событие, указать дату и время, вписать в список контактов данного собрания участников, после чего Outlook в пятницу вечером будет высылать им и вам напоминания о завтрашнем собрании.

Календарь может быть представлен не только в виде листа сегодняшней даты. Если обратить внимание на панель сверху, то там видны пиктограммы, позволяющие представлять лист Календаря на всю рабочую неделю, обычную неделю (рис. 8.111 и месяц (рис. 8.112).



Рис. 8.111 • Календарь на неделю

Давайте посмотрим, каким образом в Календаре создается задача... Предположим, нам нужно записать туда некое событие (встречу), которое должно произойти сегодня в 15 часов. Возвращаем Календарь в режим «1 день» (пиктограмма сверху на панели инструментов), выделяем строку, соответствующую 15 часам, после чего два раза щелкаем по ней левой кнопкой мыши. Перед нами появляется форма для создания встречи (события). В ней заполняются следующие поля (рис. 8.113):



Рис. 8.113 • Заполнение формы встречи (события)

Microsoft Outlook


1. Тема. Краткое описание темы предстоящей встречи (события).

2.    Место. Место встречи (адрес).

3.    Метка. Стандартная цветовая метка, демонстрирующая определенные параметры встречи: важно, служебное, личное, отпуск, требуется подготовка, обязательное, день рождения, годовщина, телефонный звонок. Как видно из рис. 8.113, встреча (событие) на Календаре помечается цветом выбранной метки, по которому вы можете понять, о какой встрече (событии) идет речь.

4.   Начало и Конец события. Здесь задаются планируемые дата (даты) и время начала и окончания события (встречи). Если отметить опцию Целый день, останутся только поля даты, тогда как поля для задания времени исчезнут.

5.         Оповещение. Тут можно задать, каким образом и когда вас оповестят о предстоящей встрече (событии). В выпадающем меню можно выбрать значения от нескольких минут, до часов, дней и даже недель. Пиктограмма с изображением громкоговорителя позволяет настроить звуковое оповещение о событии.

6.    В это время. Установка маркера занятости во время события (встречи): Свободен, Под вопросом, Занят, Нет на работе. Эти маркеры обычно нужны не лично вам, а другим пользователям (коллегам по работе), которые будут просматривать ваше расписание (если им это разрешено).

7.    Поле примечаний. В большом поле примечаний вы можете вводить любую уточняющую информацию по данному событию (встрече).

8.         Контакты. Список контактов (из базы контактов), задействованных в данной встрече (событии).

9.    Категории. Выбор категорий встречи (события) из списка: Важные клиенты. Дела, Избранное, Поздравления, Подарки, Поставщики и так далее.



Рис. 8.114 • В Календаре появилась запись о предстоящем собы ии


10. Частное. Опция, позволяющая скрыть данную встречу (событие) от остальных пользователей.

Если встреча (событие) будет повторяться, вы можете нажать на пиктограмму Повторение и задать соответствующие параметры.

После того как форма будет заполнена, нажмите пиктограмму Сохранить и закрыть, и соответствующая запись сразу же появится в Календаре (рис. 8.114).

Конспект рубрики «Календарь»

1.  Календарь Outlook представляет собой мощный ежедневник, обладающий большим количеством самых разнообразных возможностей.

2.    Внешний вид Календаря можно менять, выбирая различные варианты представления: один день, рабочая неделя, полная неделя, месяц.

3.    В Календарь можно заносить напоминания о встречах, событиях, собраниях.

4.    События Календаря могут быть повторяющимися (например, напоминание о поздравлении с днем рождения повторяется каждый год, а об оплате какой-то услуги — каждый месяц), причем расписание события задается в очень удобной форме.

5.    По каждому событию можно настроить соответствующее оповещение, которое будет сделано заранее.-

6.    Если в некоем событии (встрече) задействованы какие-то контакты из Outlook, то информация о данном событии поступит к ним автоматически (по локальной сети или через Интернет).

Ответы на часто задаваемые вопросы

Чем отличается встреча от события?

Да в общем, практически ничем. Форма ввода информации по встрече и событию

одинаковая.

Что будет, если я создам встречу на уже прошедшую дату (время) ? Outlook позволяет создавать подобные записи (мало ли, зачем пользователю это нужно — может быть, он хочет занести информацию об уже произошедшем событии), однако помечает, что данная встреча произошла в прошлом.

Каким образом производится оповещение о событии?

Перед вами появится сообщение с темой события и примечанием, одновременно с этим прозвуч*ит выбранный звуковой сигнал. При этом вы можете указать сообщению больше не напоминать о событии, а можете выбрать режим, при котором сообщение будет появляться с определенной периодичностью, пока вы его сами не отмените.

Будет ли Outlook оповещать о событиях, если он не запущен?

Нет, не будет. Поэтому если вы пользуетесь Outlook, эта программа всегда должна быть запущена. Для удобства ее ярлык можно поместить в папку Автозагрузка, и Outlook будет автоматически загружаться при каждом включении компьютера.


Обсудить статью на форуме


Если прочитаная статья из нашей обширной энциклопедия компьютера - "Microsoft Outlook : Запуск Outlook Контакты и календарь", оказалась полезной или интересной, Вы можете поставить закладку в социальной сети или в своём блоге на данную страницу:

Так же Вы можете задать вопрос по статье через форму обратной связи, в сообщение обязательно указывайте название или ссылку на статью!
   


Copyright © 2008 - 2017 Дискета.info