Главная страницаОбратная связьКарта сайта

Microsoft Outlook Задачи. Заметки. Почта. Резюме


Чем отличается задача от события в Календаре? Отслеживанием ситуации с ней. Задача имеет состояние, важность и процент выполнения. Событие в Календаре — это простое напоминание. Задача же — намного более продвинутый вид записи.


Внимание!

События в Календаре, как правило, относятся к конкретной дате и времени. Задачи же — это более общие события, которые относятся к дате или периоду дат.

При вызове ярлыка Задачи перед вами на экране появляется список всех созданных задач (рис. 8.115).

Всего элементсе. 1

Рис. 8.115 • Список задач

Режим вывода задач, их отбор и сортировку вы можете менять любым удобным для вас способом (для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой по полю списка и выбрать любой из интересующих вас пунктов настройки).

Там же можно выбрать пункт Новая задача для создания новой записи. Мы уже рассматривали создание (постановку) задачи при работе с контактами, поэтому не будем повторяться. Просто еще раз обратим внимание на тот факт, что с помощью сервиса задач в Outlook можно весьма эффективно следить за поставленными (вами или перед вами) задачами и всеми этапами их выполнения (невыполнения), так как Outlook в удобной визуальной форме демонстрирует состояние всех задач Не началась, Выполняется, Просрочена.

Заметки

Это нечто вроде стикеров — небольших цветных листочков, которые служат для постоянного напоминания о каких-то делах и событиях. Только стикеры в данном случае создаются на компьютере и будут располагаться внутри монитора, а не на его корпусе.

С одной стороны, в этих стикерах нет никакой необходимости, потому что с помошью повторяющихся событий в календаре можно создать любые типы напоминаний. Но с другой — многим пользователям удобно записывать всякие простенькие напоминания именно в виде заметок-стикеров, поэтому в Outlook и включен данный сервис.

Работает он очень просто. Вы щелкаете по ярлыку Заметки, после чего перед вами возникает список всех введенных стакеров, каждый из которых можно открыть для просмотра двойным щелчком мыши. Окно с раскрытым стакером является независимым, поэтому оно может находиться в любом месте экрана, а не только в поле открытой программы Outlook. Выглядит это примерно так, как показано на рис. 8.1 J 6 Раскрытые стакеры на рабочем столе.



Рис. 8.116 • Раскрытые стикеры на рабочем столе

Если напоминание, для которого создан стикер, отработано, то вы просто удаляете стикер, и он пропадает из списка. К стикерам не привязываются никакие даты и время (кроме даты и времени создания стикера), а отличаться друг от друга они могут выбранными категориями важности/срочности и цветом.

Общая папка Заметки, в которой хранятся стикеры, может иметь вложенные подпапки. Чтобы их создать, достаточно поставить курсор мыши на папку Заметки в списке папок слева сверху, шелкнуть по ней правой кнопкой мыши и в появившемся меню выбрать пункт Создать папку.

Почта

При нажатии на эту кнопку из списка слева перед вами появляется система для работы с почтой Outlook. Это не только электронная почта, так как Outlook может использоваться (и активно используется) для корпоративной переписки —тоесть переписки внутри фирмы по локальной сети. Однако переписка с контактами, находящимися в данной локальной сети, ничем не отличается от переписки с контактами из Интернета, так что работу с почтой мы в данной книге рассматривать не будем, потому что ей будет посвящен целый отдельный учебник.

Здесь только нужно сказать, что когда вы нажимаете на кнопку Почта и выбираете в списке почтовых папок, располагающихся слева сверху, пункт Личные папки. в правом окне появляется раздел Outlook сегодня, в котором в наиболее компактной форме выводятся текущие записи календаря, актуальные задачи и сообщения из папок для электронной почты. Выглядит это примерно так, как показано на рис. 8.117 Outlook сегодня.



Рис. 8.117 • Outlook сегодня

Как видите, здесь все очень наглядно: отлично видно расписание на сегодняшний день, а также текущие задачи.

Резюме

Мы с вами рассмотрели только самые базовые понятия интегрированной среды Outlook, однако я надеюсь, что даже после такого поверхностного знакомства вы уже составили впечатление о его весьма богатых возможностях. Конечно, Outlook — это прежде всего офисная система, и для дома для семьи используется достаточно редко. Впрочем, его возможности могут пригодиться и дома — для ведения переписки, создания базы контактов, заметок, задач, планирования встреч.

А на работе, конечно, Outlook просто незаменим. Он обычно используется в локальной сети, в результате чего становится огромным всеобщим секретарем, напоминателем, базой данных и средством планирования работы.

При использовании Outlook пропадает необходимость в бумажных планировщиках или календарях, так как любые представления Outlook можно распечатать на бумаге, получив тот же самый бумажный органайзер или календарь.

Начальник, приходя на работу, открывает свой Outlook и смотрит, какие задачи на текущий день он сам себе запланировал, а также какие встречи, совещания, задачи были запланированы для него секретарем и вышестоящим начальством. При этом он заранее прямо в Outlook может добавить свои комментарии и пожелания ко всем этим событиям, и эти данные немедленно будут отправлены всем заинтересованным лицам.

По базе задач Outlook можно составить картину об эффективности работы любого сотрудника, потому что Outlook быстро и в удобной форме предоставит информацию о том, насколько в срок он выполнял возложенные на него задания, какой процент был выполнен плохо, а какой не был выполнен вообше.

По хранящейся базе встреч и событий можно найти различную нужную информацию, которую в аналогичных бумажных документах отыскать просто не представлялось бы возможным.

Впрочем, перечислять различные офисные области применения Outlook можно очень и очень долго. Но в этом нет большого смысла, намного лучше просто установить эту программу и начать ее активно использовать — удобство ведения дел и контактов в Outlook можно оценить буквально в первые же минуты работы с данной программой.

Но домашние пользователи, как я уже говорил, работают с Outlook достаточно редко. Почему? Ведь было бы удобно записывать в нем какие-то напоминания, вести базу контактов и так далее... Да, удобно, однако если не использовать Outlook, как говорится, по полной программе, то у него есть несколько определенных недостатков, главный из которых— его монстрообразность и медленный запуск. Оииоокдаже на мощных современных компьютерах запускается в течение ощутимого промежутка времени. А уж если программу попробовать запустить на стареньком компьютере с небольшим объемом оперативной памяти, это будут просто слезы. За время запуска можно будет позавтракать, побриться (для мужчин), убрать квартиру (для женщин) или заснуть (для школьников). Кроме того — и это вполне естественно, — ни одно напоминание о встречах или событиях вам не будет сделано до тех пор, пока вы не запустите Outlook. Поэтому, если вы занесли на какой-то день множество напоминаний, а при этом забыли запустить сам Outlook, все напоминания пойдут насмарку. По этой причине домашние пользователи не сильно жалуют эту программу. Однако в офисе она просто незаменима...



Обсудить статью на форуме


Если прочитаная статья из нашей обширной энциклопедия компьютера - "Microsoft Outlook Задачи. Заметки. Почта. Резюме", оказалась полезной или интересной, Вы можете поставить закладку в социальной сети или в своём блоге на данную страницу:

Так же Вы можете задать вопрос по статье через форму обратной связи, в сообщение обязательно указывайте название или ссылку на статью!
   


Copyright © 2008 - 2017 Дискета.info