Главная страницаОбратная связьКарта сайта

Linux-Электронные таблицы

Электронные таблицы в Linux
Создание таблицы.
Меню и панели инструментов.
Форматирование ячеек.
Форматирование страниц.
Редактирование содержимого таблицы.
Формулы и функции.
Сохранение и печать


Электронные таблицы

Электронные таблицы получили широкое распространение. С их помощью вы можете распределить ваши данные по строкам и столбцам. Вы можете вводить числа в таблицу и производить над ними математические операции, операции могут быть как простыми, так и достаточно сложными. Электронные таблицы облегчают анализ данных. Также вы можете вводить текстовые данные в столбцы и строки, комментарии, пометки. В результате таблица может быть как простой, так и сложной.

Программа Calc - это редактор электронных таблиц, входящий в состав OpenOffice. По своей функциональности программа Calc очень похожа на Microsoft Excel, ведущий редактор электронных таблиц. Calc включает в себя все необходимое: функции, диаграммы, сохранение графических объектов в документе, рисование в документе и др.

Редактор электронных таблиц сохраняет как содержимое таблицы, так и данные, необходимые для ее форматирования. Файл электронной таблицы включает в себя информацию о границах, размере текста, размерах и типах шрифтов, цвете и многих других вещах. В разных файлах электронных таблиц информация, необходимая для форматирования таблицы, хранится по-разному. Следовательно, файлы, созданные в одном приложении, не могут быть открыты в другом. Тем не менее, некоторые редакторы таблиц имеют возможности, позволяющие им работать с файлами других редакторов. Например, Microsoft Excel может работать с файлами Lotus, QuatroPro и dBASE.

Программа Calc из пакета OpenOffice может работать с файлами Excel. Программа Excel не может читать файлы OpenOffice Calc, но Calc может сохранять свои файлы в формате Excel так, чтобы Excel смог их открыть. Программа Calc может открывать и сохранять документы в форматах HTML и SYLC, Это форматы, позволяющие переносить электронные таблицы из одного приложения в другое, О форматах документов будет рассказано в разделе «Сохранение и печать».

Создание таблицы

Когда вы запускаете OpenOffice Calc из главного меню (Office ♦ OpenOffice Calc (Офис * OpenOffice Calc)), открывается окно, изображенное на Рис. 12.1.

Окно открывается с пустой таблицей, готовой к вводу содержимого.

Вы можете создать новую таблицу в любом месте OpenOffice, когда вы в Calc или Writer. Для этого выберите команду меню New ♦ Spreadsheet (Новый ♦ Электронная таблица).

Каждая электронная таблица создается с тремя страницами или листами, названными по умолчанию Sheetl, Sheet2 и Sheet3. Чтобы сменить название листа, щелкните правой кнопкой мыши на вкладке листа в нижней части экрана, в появившемся контекстном меню выберите Rename Sheet (Переименовать лист). Если трех листов окажется недостаточно, вы можете добавить дополнительные листы. Для этого выберите команду меню Insert ♦ Sheet (Вставка ♦ Лист).


Рис. 12.1. Окно OpenOffice Calc

Панель, находящаяся в правой части экрана, называется Stylist (Список стилей). Она используется для применения стилей к ячейкам и страницам. Стили будут рассмотрены ниже в этой главе,

Меню и панели инструментов

Меню и панели инструментов в верхней части окна OpenOffice Calc очень похожи на меню и панели инструментов Excel, Меню OpenOffice Calc содержит такие же пункты, как и меню Excel.

Так же как и в Excel, в Calc верхняя панель инструментов, называемая функциональной, предоставляет возможности для открытия, сохранения, копирования, печати документа. отмены последних изменений. В левой части функциональной панели инструментов находится поле ввода, в котором отображается путь к таблице, с которой вы работаете в данный момент. Для открытия файла вы также можете ввести путь вручную,

Опять же, как и в Excel, следующая панель инструментов, называемая объектной, содержит кнопки для работы с объектом, выделенным в данный момент. По умолчанию объектная панель инструментов содержит кнопки для форматирования ячеек, такие как размер и цвет шрифта, формат чисел. Если вы выберете другой объект, например графический, то на объектной панели инструментов появятся кнопки для работы с выделенным объектом. Третья панель инструментов содержит поле для ввода формул, такое же, как и в Excel.

В отличие от Excel другая панель инструментов, называемая основной, расположена с левой стороны окна. Она предоставляет быстрый доступ к таким функциям, как вставка, проверка правописания, сортировка.

В редакторе Calc предусмотрены открывающиеся панели инструментов. Маленькая стрелка, указывающая вправо или вниз, означает, что доступна открывающаяся панель инструментов.



Для доступа к открывающейся панели инструментов нажмите и удерживайте левую кнопку мыши на значке. Второй сверху значок на основной панели инструментов - кнопка Insert Cell (Вставка ячейки). Заметьте, что стрелка на кнопке указывает вправо. Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши на кнопке со стрелкой, в результате откроется панель, как на рисунке выше. Чтобы выбрать элемент на открывающейся панели инструментов, подведите к нему указатель мыши и отпустите кнопку. Вы можете перемещать панель в любую точку экрана.

Подсказки, включенные по умолчанию, отображают информацию о каждой кнопке, Чтобы получить детальную информацию о каждой кнопке, выберите меню Help ♦ Extended Tips (Помощь ♦ Расширенная информация).

Все меню н панели инструментов вы можете настроить по своему желанию. В пункте меню View (Вид) вы можете выбрать панели инструментов. Выберите команду меню View ♦ Toolbars (Вид ♦ Панели инструментов), а затем выберите панель инструментов, которую вы хотите скрыть или отобразить. Для настройки панелей инструментов выберите команду меню View ♦ Toolbars ♦ Customize (Вид * Панели инструментов ♦ Настройка).

Форматирование ячеек

OpenOffice Calc предусматривает две возможности форматирования:

• Ручное форматирование; Форматирование с помощью выделения ячеек, строк, столбцов и кнопок на панели инструментов. Также возможно ручное форматирование с помощью пункта меню Format (Формат). Вы можете форматировать ячейки (шрифт, размер, цвет, формат чисел), страницы (отступ, фан\ заголовки и т.д.).

*/ Стили; Стили — наборы настроек форматирования, которые вы можете применить к одному или нескольким компонентам вашей таблицы. В Calc вы можете создать стили для форматирования ячеек, страниц. В Calc есть большое количество встроенных стилей, которые вы можете использовать и изменять по своему усмотрению. О том, как создавать стили и работать с ними, будет рассказано далее в этой главе.

Использование стилей позволит вам вносить изменение в формат таблицы намного быстрее. Например, вы используете стиль ячеек по умолчанию, который предусматривает использование некоторого шрифта. Чтобы сменить шрифт во всей таблице, вам достаточно изменить шрифт в настройках стиля по умолчанию. Также использование общих стилей и шаблонов поможет стандартизировать формат документов в больших компаниях.

Для форматирования с помощью меню Format (Формат), выберите команду меню Format ♦ Cells (Формат ♦ Ячейки). На экране появится диалог, изображенный на Рис. 12.2. В нем вы сможете изменить многие настройки форматирования - формат чисел, выравнивание, границы и т.д.


2.2. Диалог форматирования ячеек

Вы можете изменить высоту строки и ширину столбца с помощью мыши. Подведите указатель мыши к линии между двумя буквами или двумя цифрами. Указатель мыши примет форму линии. Перетащите мышью границу, чтобы увеличить или уменьшить строку или столбец. Вы также можете изменить высоту или ширину с помощью пункта меню Format (Формат). Выберите команду меню Format ♦ Row ♦ Height (Формат ♦ Строка ♦ Высота) для настройки высоты строки либо команду меню Format ♦ Column ♦ Width (Формат ♦ Столбец ♦ Ширина) для настройки ширины столбца.

Быстрое ручное форматирование доступно на объектной панели инструментов. Вы можете установить шрифт и размер букв с помощью открывающихся списков. С помощью кнопок на объектной панели инструментов вы можете сделать текст жирным, выделить его курсивом или подчеркиванием, установить цвет текста или фона, изменить горизонтальное или вертикальное выравнивание содержимого ячейки, а также включить или выключить границы ячеек. Вы можете сменить формат чисел на денежный или процентный, а также изменить количество цифр после десятичной запятой.

Вместе с OpenOffice Calc устанавливается некоторое количество встроенных стилей. Чтобы применить стиль, используйте Stylist (Список стилей) - список, изображенный на Рис. 12.1. В нем перечислены все доступные стили. Две кнопке вверху списка переключают список между стилями ячеек и стилями страниц. Чтобы применить стиль из Stylist (Список стилей), дважды щелкните мышью на названии стиля.

Для создать или редактирования стиля, выберите пункт меню Format ♦ Style Catalog (Формат * Каталог стилей). На экране появится диалог Style Catalog (Каталог стилей), изображенный на Рис 11.2. В нем вы сможете создавать или редактировать стили. Когда вы нажимаете New (Новый) или Modify (Изменить), открывается диалог, как на Рис. 12.2, в котором отображены настройки выбранного стиля. С помощью кнопки Modify (Изменить) вы сможете изменить настройки выбранного стиля, а с помощью кнопки New (Новый) вы создадите новый стиль с настройками существующего. После того, как вы внесли все необходимые изменения, вы сохраняете стиль. Если вы создаете
новый стиль, вы должны дать ему новое имя. После использования команды Modify (Изменить) у вас будет тот же стиль, но с другими настройками. А после использования New (Новый) вы получите старый стиль со старыми настройками, плюс новый стиль с новыми настройками,

Вы можете применить к ячейкам условное форматирование. Выберите команду меню Format ♦ Conditional Formatting (Формат ♦ Условное форматирование). Вы можете применить стиль к ячейкам в зависимости от их содержимого. Например, вы можете указать программе Catc применить стиль large к ячейкам, значение которых превышает 100.

Сохраненные форматы - наборы теней, цветов, границ, которые вы можете применить к выделенной части таблицы. Вы также можете выделить всю таблицу. Щелкните мышью на кнопке AutoFormat (Автоформат), чтобы увидеть перечень предопределенных форматов, которые вы можете применить к таблице. Вы также можете добавить свой формат в список автоматического форматирования, но вы должны сделать это с помощью OpenOf-fice Writer. О том, как сделать это, смотрите раздел «Таблицы и столбцы» в Главе 11.

Вы можете объединить две или более ячеек в одну. Чтобы сделать это, выделите желаемые ячейки н выберите команду меню Format ♦ Merge Cells ♦ Define (Формат ♦ Объединить ячейки ♦ Определить).

Форматирование страниц

Вы можете форматировать страницы таблицы с помощью пункта меню Format (Формат). Выберите команду меню Format ♦ Page (Формат ♦ Страница), чтобы увидеть диалог, изображенный на Рис. 12.3.



Рис. ] 2.3. Диалог форматирования страницы

В этом диалоге вы сможете установить размер страницы, ориентацию, фон, отступ, границы и другие параметры. Чтобы установить заголовок, выберите вкладку Header (Заголовок). На ней вы сможете включить заголовок и настроить отступ н разбивку.

С помощью кнопки More (Больше) вы сможете установить фон и границы заголовка. Щелкните мышью на кнопке Edit (Правка), чтобы редактировать содержимое заголовка. Вы можете печатать содержимое заголовка или использовать кнопки, чтобы вставить имя файла, номер страницы, дату, время.

Процесс создания и использования стилей страниц ничем не отличается от процесса создания и использования стилей ячеек, описанного в предыдущем разделе. Вы можете менять формат страницы с помощью панели Stylist (Список стилей). Чтобы создать или редактировать стиль страницы, выберите команду меню Format ♦ Style Catalog (Формат ♦ Каталог стилей). Выберите Page styles (Стили страниц) из открывающегося списка в верхней части появившегося диалога, С помощью кнопок New (Новый) и Modify (Изменить) вы можете создавать и редактировать стили.

Редактирование содержимого таблицы

Процесс добавления и редактирования содержимого электронной таблицы достаточно прост. Печатайте текст, числа, формулы в ячейки; удаляйте содержимое ячейки с помо-

щью клавиш l0*****! и И*-**»!: печатайте текст поверх выделенного фрагмента для заме-

ны. Пункт меню Edit (Правка) содержит простые действия, такие как копирование, вырезание, вставка, поиск и замена. Чтобы вставить строку или столбец, щелкните правой кнопкой мыши на букве или цифре столбца или строки. Чтобы вставить ячейку, щелкните правой кнопкой мыши на ячейке.

В Calc существует возможность автоматического заполнения. Когда вы выделяете ячейку, в правом нижнем углу рамки появляется маленький маркер. Перетаскивайте маркер мышью, чтобы выделить несколько ячеек. Содержимое ячейки будет вставлено во все выделенныеячейки. Если ячейка содержит число или месяц, в каждой последующей ячейке значение будет увеличено на единицу.

Вы можете разделить окно по вертикали или по горизонтали. В результате вы сможете редактировать два фрагмента таблицы одновременно. Выберите любую ячейку (кроме А1) в строке 1, чтобы разделить окно по вертикали или в столбце А. чтобы разделить по горизонтали. Затем выберите команду меню View ♦ Split Window (Вид ♦ Разделить окно). Окно будет разделено по выделенной ячейке. Вы можете перетаскивать мышью линию-разделитель, чтобы изменять размеры частей окна. Чтобы вернуться к одиночному окну, выберите команду меню View ♦ Split Window (Вид ♦ Разделить окно) еще раз.

Вы можете сделать некоторую область строк и столбцов не прокручиваемой, чтобы все время видеть ее содержимое. Выделите ячейку правее столбца и ниже строки, которые вы хотите сделать непрокручивыемыми. Выберете команду меню Window ♦ Freeze (Окно ♦ Заморозить). Например, если вы выберете ячейку В2, то строка 1 и столбец А не будут прокручиваться. Если вы выберете ячейку А2, то не будет прокручиваться только строка 1.

В OpenOffice существует Navigator (Навигатор) - инструмент, с помощью которого удобно передвигаться по таблице, а также изменять местоположение отдельных элементов. Использование Navigator (Навигатор) рассматривается в

Вы можете добавлять графические объекты в таблицу, точно так же, как з документ. Вы можете вставлять графику из файла или рисовать прямо в таблице, используя встроенные инструменты для рисования OpenOffice. Работа с графикой в электронной таблице не отличается от работы с графикой в текстовом документе, описанной в Главе 11,

Вы можете создавать и редактировать диаграммы в таблице. Выделите ячейки, которые вы хотите включить в диаграмму. Выберите команду меню Insert ♦ Chart (Вставка ♦ Диаграмма). На экране появится мастер, с помощью которого вы сможете выбрать тип диаграммы (столбцы, секторы и т.д.), содержимое и другие черты диаграммы. Когда вы выделите диаграмму, на основной панели инструментов появятся несколько дополнительных кнопок, с помощью которых вы сможете изменить вид диаграммы. Для дополнительных настроек дважды щелкните мышью на элементе диаграммы. На экране появится диалог, в котором вы сможете настроить границы, цвет, шрифт элемента и др.

Формулы и функции

Как и любая другая электронная таблица, Calc позволяет вам вводить формулы. Формулы могут складывать (+), вычитать (-), умножать (*), делить (/) и возводить в степень. Также формулы могут включать неравенства больше (>), меньше (<), больше либо равно (>=), меньше либо равно (<=) и не равно (<>).

Чтобы ввести формулу, выберите ячейку и введите «=. Все формулы должны начинаться с символа =. После = введите формулу.

Многие функции могут помогать при вводе формул. Функции могут принимать как область ячеек, границы области разделены двоеточием (:), например В2:В5, так и группы ячеек, в таком случае ячейки разделены точкой с запятой {;), например В2; В4; В8. Например, вы можете добавить ячейки ВЗ; В4; В5.

=SUM<B3:B5)

Сумма является настолько популярной функцией, что она имеет свою собственную кнопку на панели инструментов - средний значок на рисунке ниже.

Выберите ячейку, в которой должна отображаться сумма, и щелкните мышью на кнопке Sum (Сумма). Calc попросит вас обозначить область ячеек для суммирования с помощью голубой рамки. Перетаскивая угловой маркер рамки, вы сможете изменять ее размеры.

Нужную вам функцию вы сможете найти, щелкнув на первой кнопке, на рисунке выше, перед кнопкой Sum (Сумма). Откроется диалог, как на Рис. 12.4,

Функции перечислены в списке по алфавиту. Дважды щелкните мышью на названии функции. Появятся поля ввода, где вы сможете ввести числа либо названия ячеек.


 12.4. Диалог с функциями

Сохранение и печать

Для сохранения файлов Calc использует XML XML - широко используемый стандарт для сохранения информации в программно независимом формате. Файлы OpenOffice Calc имеют расширение .sxc. Эти файлы представляют собой zip архив, в котором хранится несколько XML файлов. Файлы с расширением .sxc не могут быть открыты ни одним другим редактором электронных таблиц.

У вас есть возможность сохранять свои данные в файлах других форматов:

•       Microsoft Excel: Все версии Excel до версии 5.0. Сохраняются все листы. Расширение .xts.

•       StarCalc; Редактор электронных таблиц от корпорации Sun. OpenOffice Calc развился из StarCalc. Файлы имеют расширение .sdc.

f/ dBASE: Данные таблицы хранятся в dBASE файле. Расширение .dbf.

•       Data Interchange Format: формат для обмена данными между различными редакторами электронных таблиц. Файлы с расширением .dif,

•       SYLK: текстовый формат файла, используемый для обмена табличными данными между приложениями. Расширение .slk.

•       Text: файл содержит данные без какого-либо форматирования. Расширение .txt.

•       HTML: файл, состоит из HTML кода. Расширение .html.

Calc может открывать таблицы Excel. Но, несмотря на то, что Calc может открыть документ, некоторые элементы могут открываться некорректно. Чем проще документ, тем больше вероятность, что он откроется без проблем.

Вы можете включить режим показа разделения на страницы. Выберите команду меню View ♦ Page Break Preview (Вид ♦ Показать разделение на страницы). Таблица будет разделена на страницы для печати. Вы можете вставить разделитель вручную с помощью пункта меню Insert (Вставка).

Вы можете вывести на печать часть вашей таблицы. Выделите ячейки для печати, выберите команду меню Format ♦ Page Ranges ♦ Define (Формат ♦ Область страницы ♦ Определить). Вы можете напечатать один и тот же столбец или одну и ту же строку на каждой странице. Выделите столбец или строку для повторения. Выберите команду меню Insert ♦ Names ♦ Define (Вставка * Названия ♦ Определить). Введите название для выделенной области и нажмите Add (Добавить), Выделите название, которое вы только что добавили, нажмите More (Больше) и установите флажок Repeat Column (Повторить столбец) или Repeat Row (Повторить строку).

Вы можете предотвратить печать ячеек. Выделите ячейки, щелкните правой кнопкой мыши над выделенной областью, в появившемся контекстном меню выберите команду Format Cells (Форматирование ячеек). В открывшемся диалоге выберите вкладку Cell Protection (Защита ячеек) и установите флажок Hide when printing (Прятать при печати),

Для сохранения документа в формате PDF выберите команду меню File ♦ Export As PDF (Файл ♦ Экспортировать как PDF7).

Выводы

Электронные таблицы получили широкое распространение. Calc - редактор электронных таблиц, входящий в состав OpenOfftce. По своей функциональности программа Calc очень похожа на Microsoft Exel, ведущий редактор электронных таблиц.

Для сохранения файлов Calc использует XML. XML - широко используемый стандарт для сохранения информации в программно независимом формате. Calc может открывать таблицы Excel. Excel на может читать файлы Calc, сохраненные в формате XML, но Calc может сохранять файлы в формате Excel, так что Microsoft Excel может их читать. Calc также читает и сохраняет файлы в форматах SILK и HTML. Эти форматы используются для обмена табличными данными между приложениями.


Обсудить статью на форуме


Если прочитаная статья из нашей обширной энциклопедия компьютера - "Linux-Электронные таблицы", оказалась полезной или интересной, Вы можете поставить закладку в социальной сети или в своём блоге на данную страницу:

Так же Вы можете задать вопрос по статье через форму обратной связи, в сообщение обязательно указывайте название или ссылку на статью!
   


Copyright © 2008 - 2018 Дискета.info