Главная страницаОбратная связьКарта сайта

Преимущества работы с офисными приложениями Microsoft в Windows 7


Microsoft Word 2007
Microsoft Excel 2007

Microsoft Office 2007 - это последняя рабочая версия пакета офисных программ компании Microsoft, в состав которого входят приложения, предоставляющие пользователю колоссальный набор инструментов для подготовки документов. Текстовый редактор Microsoft Word 2007 позволяет создавать качественно оформленные текстовые документы, снабженные иллюстрациями, таблицами и математическими формулами. С помощью табличного процессора Microsoft Excel 2007 вы можете провести любые вычисления, построить график или диаграмму. Структурировать  большое   количество  данных  в  базу  и   эффективно   работать  с  ней  дает возможность Microsoft Access 2007. Используя Microsoft PowerPoint 2007, вы сможете создать презентацию, которая дополнит наглядным материалом ваше выступление перед аудиторией.

Приложения Microsoft Office 2007 являются коммерческими, поэтому приобретать их нужно самостоятельно.

В данной главе мы рассмотрим работу с двумя программами пакета Microsoft Office 2007 -текстовым редактором Microsoft Word 2007 и табличным процессором Microsoft Excel 2007, поскольку к ним вы будете обращаться довольно часто при необходимости оформить документ, провести вычисление или построить график.

Преимущества работы с офисными приложениями Microsoft в Windows 7

Операционная система Windows 7 привнесла большое количество возможностей, которые делают работу с офисными приложениями еще удобнее. Перед тем как описывать самые важные компоненты пакета Microsoft Office, вспомним еще раз некоторые возможности Windows 7.

•  Эффект эргономичного пролистывания (см. рис. 2.3) и переключение между окнами (см. рис. 2.4) позволяют быстро находить нужные окна офисных приложений и переходить к ним.

•  Привязка окон (см. рис. 2.6-2.8) поможет вам быстро развернуть окно во весь экран, разделить экран поровну между двумя окнами, что будет полезно для сравнения двух документов, и т. д.

•  «Взгляд» Aero (см. рис. 2.9) просто незаменим, если вам нужно быстро увидеть то, что
расположено на Рабочем столе, и также быстро вернуться к окну программы.

•  Библиотека Документы позволит вам не потерять и быстро организовать свои документы.

•  Панель задач разрешает закрепить ярлыки программ офисного пакета, чтобы впоследствии вы смогли быстро открыть приложения.

•  Списки перехода, которые появляются при щелчке правой кнопкой на ярлыке программы
на Панели задач, дают возможность быстро загрузить копию приложения, открыть один из
последних сохраненных документов, а также закрепить любой файл в списке перехода для его
дальнейшей быстрой загрузки.

Не забывайте использовать данные преимущества Windows 7 при работе с приложениями Microsoft Word и Excel, которые мы рассмотрим далее.

Microsoft Word 2007

ЗНАКОМСТВО С ПРОГРАММОЙ

Чтобы запустить Microsoft Word 2007, выполните команду Пуск ► Все программы ► Microsoft

Office ► Microsoft Office Word 2007 или в поисковой строке меню Пуск введите слово word. Вы

можете также закрепить ярлык программы на Панели задач, щелкнув на нем правой кнопкой

мыши и выбрав команду Закрепить на панели задач.

Если вы ранее уже работали с Microsoft Word или просто видели предыдущие версии этого приложения, то при первом запуске программы сразу обратите внимание, что ее интерфейс изменился кардинальным образом (рис. 6.1). Теперь в Word отсутствуют элементы, типичные для окон приложений, - главное меню с раскрывающимися разделами, которые содержат ссылки на команды, и панели инструментов. Разработчики попытались предельно упростить интерфейс утилиты, сделав его максимально интуитивным, и, надо признать, им это удалось.
Главный элемент интерфейса Word 2007 - лента с вкладками. При щелчке на любой вкладке ее содержимое открывается ниже. Оно представляет собой инструменты, объединенные в группы. Название группы указывает на то, с какими объектами или параметрами работают ее кнопки.

Изначально состав вкладок ленты фиксирован - и изменить его вручную нельзя. Однако в процессе работы на ленте могут появляться новые вкладки, содержащие инструменты для выполнения текущей задачи. Например, при попытке нарисовать таблицу появятся две новые вкладки - Конструктор и Макет, кнопки которых отвечают за создание и Форматирование таблиц.

По сути, все команды, которые раньше были запрятаны в многочисленных подменю главного меню, теперь вынесены на ленту в виде кнопок, и ориентироваться в них стало гораздо проще. По внешнему виду лента напоминает панель инструментов, однако, в отличие от последней, ее состав нельзя изменить.

В нижнем правом углу каждой группы имеется кнопка, которая открывает стандартное окно. В нем в привычном для Windows виде представлены параметры, выведенные на ленту в виде кнопок, а также дополнительные настройки, необходимость обращения к которым возникает достаточно редко.
Кнопка Office Панель быстрого доступа Вкладка лепты Лента Группа кнопок


Рис. 6.1. Окно Microsoft Word 2007

Слева в верхней части окна располагается Панель быстрого доступа. На нее вынесены кнопки наиболее применяемых команд, таких как сохранение документа, отмена последнего действия,
возврат к предыдущему действию. В отличие от ленты, вы можете менять содержимое Панели быстрого доступа, добавляя на нее новые кнопки и удаляя редко используемые. Для этого нужно щелкнуть на стрелке справа от Панели быстрого доступа и в раскрывшемся меню выбрать кнопки для добавления или удаления (уже имеющиеся на панели кнопки помечены флажками).

Практически в любом приложении, чтобы узнать назначение кнопки панели инструментов, достаточно подвести к ней указатель мыши и задержать его до появления всплывающей подсказки. В Microsoft Word 2007 система подсказок была усовершенствована: во всплывающей подсказке можно увидеть не только название кнопки, но и подробное описание действия, которое можно выполнить с ее помощью (рис. 6.2).

В верхнем левом углу окна Word имеется большая кнопка с логотипом Microsoft Office. Она открывает меню, состав которого аналогичен меню Файл. Здесь вы сможете найти основные команды, отвечающие за создание, открытие, сохранение, распечатку документа, дополнительные команды, список последних открытых документов, а также кнопку Параметры Word, открывающую окно настроек программы.

Преобразование  букв выделенного текста в ПРОПИСНЫЕ или строчные либо выбор других режимов расстановки прописных и строчных букв,

 Для получения дополнительных сведен и и нажмите клавишу F1,


Рис. 6.2. Всплывающая подсказка появляется при наведении указателя мыши на кнопку

Чтобы рассмотреть все возможности Microsoft Word, понадобится не одна сотня страниц. Мы остановимся только на основных моментах, которые должен знать любой пользователь, чтобы суметь правильно набрать, отформатировать текст, добавить к нему рисунки, таблицы, математические формулы и подготовить документ к распечатке.

При запуске программы будет автоматически создан новый документ. Слева в верхней части страницы, находящейся прямо перед вами, мигает курсор, указывая на то, что вы можете сразу приступить к набору текста.

КАК НЕ НАДО НАБИРАТЬ ТЕКСТ

В данном разделе, чтобы предостеречь вас от типичных ошибок, мы уделим внимание заведомо неверным действиям, которые совершают начинающие пользователи при наборе текста в Word.

Прежде чем начать работу, для удобства разверните окно Word во весь экран. С помощью регулятора масштаба, который находится в нижнем правом углу окна, вы можете увеличить изображение страницы, чтобы текст отображался более крупно. Имейте в виду, увеличение масштаба никак не влияет на реальный размер шрифта. Он меняется другим способом, о котором пойдет речь ниже.

Многим начинающим пользователям кажется, что символы на некоторых участках набираемого текста расположены очень близко друг к другу, поэтому новички пытаются искусственно увеличить расстояние между символами, вставляя лишние пробелы. Никогда не делайте этого. Помните: программа Word обладает достаточным «интеллектом», чтобы обеспечить равномерное расстояние между символами.

Пытаясь выровнять правую границу текста, многие искусственно переходят на новую строку с помощью клавиши Enter. Это действие абсолютно лишено смысла, поскольку Word автоматически переносит слово на следующую строку при достижении конца текущей строки и делает это в соответствии с установленным типом выравнивания, изменить который можно с помощью специальных инструментов, а не методом подгона. Нажатие клавиши Enter приведет к тому, что следующий фрагмент текста, логически связанный с уже набранным, будет обособлен в отдельный абзац.

Абзац в Word - это фрагмент текста, который начинается с новой строки и заканчивается нажатием клавиши Enter. Если нажимать Enter в ненужных местах, то в дальнейшем при форматировании абзацев (задании определенных характеристик, таких как шрифт, величина отступа первой строки, расстояние между строками, интервал между абзацами) логическая структура текста будет потеряна: в связанном тексте будет виден явный разрыв.

Абзацы легко увидеть, включив отображение непечатаемых знаков нажатием на ленте кнопки Отобразить все знаки

в группе Абзац. При этом в тексте вы увидите символы пробелов в виде точек между словами и маркеры конца абзаца

Эти символы не выводятся на печать, но помогают сориентироваться в структуре документа при его создании. Помните: пробел - это такой же символ, как и любая буква, цифра или знак препинания, и с ним можно выполнять стандартные операции редактирования - удалять лишние, добавлять пропущенный, установив курсор между слившимися словами.

Если вы все-таки обнаружили в своем тексте лишнее разделение на абзацы, объедините их. Чтобы объединить два абзаца, установите курсор в начало нижнего абзаца и нажмите клавишу Backspace. Таким же образом можно удалить пустую строку. Для разделения набранного текста на абзацы установите курсор в начале того предложения, которое нужно перенести на новую строку, и нажмите Enter.

Чтобы выровнять строку по центру или правому краю, многие новички вводят перед ней большое количество пробелов. Регулирование положения текста с помощью пробелов - самая распространенная ошибка среди неграмотных пользователей. Если же вы хотите сразу научиться все делать правильно, не тратьте время на эксперименты с пробелами и обратитесь к специальным инструментам выравнивания, о которых мы поговорим чуть ниже. Если вы уже набрали текст, который должен размещаться по центру, оставьте его у левого края и переходите к вводу следующего абзаца.

Отдельного упоминания заслуживает ввод знаков препинания. Не следует обособлять пробелами с обеих сторон точки, запятые, кавычки, скобки, двоеточия, точки с запятой, восклицательные и вопросительные знаки. Знак препинания должен непосредственно прилегать к символу, после которого (или перед которым) он ставится. Так, чтобы поставить запятую после слова, наберите его, введите запятую и только после этого нажмите Пробел. Что касается слов, содержащих дефис, они должны набираться без использования пробела, например «темно-красный». Тире же, напротив, должно обособляться пробелами с обеих сторон. Чтобы поместить в документ тире, которое имеет большую длину, чем дефис, нажмите сочетание клавиш Ctrl+Alt+«-» на цифровом блоке.

Не стоит пытаться вручную создать нумерованный список и нумеровать страницы. Для этих целей в Word имеются специальные средства.

Не беспокойтесь о том, что текст, который нужно набрать, не поместится на единственной странице, представленной на экране. Word автоматически переведет вас на новую страницу после того, как количество созданных строк превысит норму одной страницы. Перемещаться между страницами документа можно с помощью колесика мыши, вертикальной полосы прокрутки и клавиш Page Up иPage Down.

На начальном этапе от вас требуется только набрать текст, разделяя его на абзацы с помощью клавиши Enter. Никаких попыток изменить его внешний вид вручную предпринимать не нужно. В итоге это не только ухудшит расположение текста в документе, но и приведет к серьезным ошибкам и сложностям при его форматировании с помощью специальных средств Word.

РЕДАКТИРОВАНИЕ ТЕКСТОВЫХ ФРАГМЕНТОВ

Рассмотрим некоторые полезные приемы выделения различных фрагментов текста.

•  Чтобы выделить произвольный текстовый фрагмент, щелкните слева от первого символа и,
удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместите мышь к последнему нужному символу. Когда
он будет захвачен маркером выделения, отпустите кнопку.

•  Для выделения слова выполните на нем двойной щелчок.

•  Абзац можно выделить, щелкнув три раза на любом из его участков.

•  Чтобы выделить предложение, щелкните на любом его участке, удерживая нажатой клавишу Ctrl.

 

•  Чтобы выделить строку, переместите указатель мыши к левой границе документа. Когда он изменит свой вид с I-образного на стрелку, наклоненную вправо, щелкните возле нужной строки.

•  Если нужно выделить несколько текстовых фрагментов, находящихся в разных частях документа, выделите первый из них, а затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, последовательно выделите остальные.

•  Для выделения всего содержимого документа воспользуйтесь сочетанием клавиш Ctrl+A.

После того как нужный текстовый фрагмент будет выделен, с ним можно выполнять стандартные операции редактирования.

Перемещать и копировать фрагменты текста в Word можно несколькими способами. Самый удобный из них - перетаскивание. Чтобы переместить таким образом текст, щелкните на выделенном фрагменте и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перемещайте указатель мыши в нужном направлении. Обратите внимание, он изменит свой вид, а при движении за ним будет следовать вертикальная пунктирная черта. Она служит ориентиром для вставки текста в новое место. Наведите эту черту между словами, где должен быть вставлен фрагмент, и отпустите кнопку. Чтобы скопировать выделенный фрагмент, эти же действия следует проводить при нажатой клавише Ctrl.

Классический способ перемещения фрагментов текста связан с использованием команд контекстного меню. Щелкните правой кнопкой на выделенном тексте и выберите командуВырезать (при перемещении) или Копировать (при копировании) для помещения текста в буфер обмена. Затем щелкните правой кнопкой между символами, где он должен быть помещен, и выполните команду Вставить. В отличие от буфера обмена Windows, в который можно поместить только один объект, буфер обмена приложений Microsoft Office позволяет накапливать до 24 объектов. Когда вы в процессе работы копируете или вырезаете из текста элементы, последние 24 из них фиксируются в буфере обмена Microsoft Office для того, чтобы вы при необходимости могли задействовать любой из них для вставки без предварительных операций копирования или вырезания. Чтобы увидеть содержимое буфера обмена, щелкните на кнопке диалогового окна в группе Буфер обмена. При этом слева откроется одноименная панель со списком текстовых фрагментов, помещенных в буфер обмена. Чтобы вставить любой из них в документ, установите курсор в нужном месте, щелкните на стрелке справа от фрагмента в списке и выберите команду Вставить (рис. 6.3).



Рис. 6.3. Вставка текстового фрагмента с панели Буфер обмена

Буфер обмена Microsoft Office един для всех приложений пакета Microsoft Office. Объекты, помещенные в буфер обмена в одном окне, доступны на панели Буфер обмена другого окна любого приложения Microsoft Office.

Если вы хотите набрать новый текст и добавить его в уже существующий, установите щелчком кнопкой мыши курсор между теми предложениями или словами, где должен быть вставлен новый текст, и наберите его.

Word запоминает не только 24 последних фрагмента, помещенных в буфер обмена, но и все действия, которые вы выполняли на рабочем листе с начала текущего сеанса работы в программе, поэтому при совершении ошибки (например, при случайном удалении теста или неудачной операции форматирования) не стоит огорчаться. Отменить последнее действие можно, нажав сочетание клавиш Ctrl+Z или кнопку Отменить на Панели быстрого доступа. Стрелка данной кнопки раскрывает список всех действий, которые были выполнены с самого начала работы с документом. Переместившись к действию в списке, можно отменить его и все последующие действия (которые были произведены после него). Если вы передумали и хотите восстановить отмененное действие, воспользуйтесь соседней кнопкойВернуть



Помните: с помощью кнопки Отменить можно отказаться только от действия, выполненного с текстом, а не от нажатия какой-либо кнопки на ленте.

ПРОВЕРКА ПРАВОПИСАНИЯ

Набирая текст, вы наверняка уже обратили внимание, что слова, содержащие ошибку, подчеркиваются красной волнистой линией, а некоторые предложения или их фрагменты -зеленой. Это результат работы встроенной системы проверки правописания. При наборе текста она помогает избежать не только случайных опечаток, но и ошибок, связанных с незнанием правил русского языка. Красной волнистой линией в Word подчеркиваются слова, содержащие орфографические ошибки. Грамматически и стилистически некорректные предложения выделяются зеленой волнистой линией.

Word проверяет орфографию и грамматику в документе автоматически по мере ввода текста. Если слово подчеркнуто красной линией, значит, оно отсутствует в орфографическом словаре системы проверки правописания. Щелкните на нем правой кнопкой и выберите в контекстном меню правильный вариант, предлагаемый для замены. В некоторых случаях таких вариантов может быть несколько, в зависимости от того, какую букву можно заменить или добавить в ошибочном слове для получения правильного слова (рис. 6.4).

Несмотря на лексическое богатство встроенного орфографического словаря, очень часто при наборе в Word текстов с узкой тематикой система помечает специальные термины как ошибочные. В этом случае для замены каждого из них Word предлагает совершенно неприемлемые варианты либо вовсе информирует вас о том, что варианты для замены отсутствуют. Чтобы избежать подобных ситуаций, вы можете добавить незнакомое системе слово в словарь, если абсолютно уверены в правильности его написания, или указать программе, что в данном документе подчеркивать это слово не нужно. В первом случае щелкните на слове правой кнопкой и выберите команду Добавить в словарь, во втором - команду Пропустить все.


Рис. 6.4. Исправление ошибочного слова с помощью контекстного меню

Имейте в виду, Word предлагает варианты для замены незнакомого слова только в том случае, когда в нем допущена одна ошибка. Если вы допустили в одном слове несколько ошибок, приложение сообщит в контекстном меню о том, что вариантов для замены нет. Исправьте самостоятельно опечатки и буквы, в написании которых вы точно уверены, а затем еще раз обратитесь к контекстному меню, чтобы уточнить буквы, написание которых вызывает у вас сомнение.

Трактовку выявленных в тексте пунктуационных, синтаксических, стилистических ошибок, а также ошибок, связанных с неправильным согласованием слов, можно прочесть в контекстном меню, щелкнув на подчеркнутом зеленой линией участке предложения правой кнопкой. Если команда замечания доступна, вы можете внести исправление в предложение, просто щелкнув на ней (рис. 6.5).

В русском языке существует огромное количество правил пунктуации. Многие из них довольно сложны и имеют исключения, поэтому правильная расстановка знаков препинания зачастую является непростой задачей даже для очень грамотных людей. Проблемы с расстановкой знаков препинания возникают и у системы правописания Word. В некоторых случаях приложение не замечает грубейшие пунктуационные ошибки, в иных же ситуациях, наоборот, пытается исправить корректное предложение. Поэтому, набирая тексты в Word, будьте предельно внимательны. Не стоит полностью доверять трактовке Word неоднозначных по смыслу предложений. Рис. 6.5.

 Устранение пунктуационной ошибки

Помните о том, что у многих правил русского языка есть исключения, о существовании которых Word может быть неизвестно. Тем не менее в большинстве случаев система способна оказать незаменимую помощь в грамотном написании текста.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭКСПРЕСС-БЛОКОВ

Часто при вводе текста приходится набирать одни и те же слова и фразы. Чтобы ускорить набор, вы можете создать экспресс-блоки, поместив в них часто повторяющиеся слова и фразы, и при необходимости просто вставлять их в документ.

Для создания экспресс-блока выполните следующие действия.

1. Выделите текстовый фрагмент, который планируете использовать для вставки.

2.      Щелкните на вкладке Вставка ленты.

3.      В группе Текст нажмите кнопку Экспресс-блоки и выберите команду Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков.

4.      В открывшемся окне подтвердите создание экспресс-блока, нажав ОК. По умолчанию название блока начинается с первых двух слов записываемой в него фразы, однако во избежание путаницы вы можете задать в поле Имя новое имя для экспресс-блока.

Когда возникнет необходимость вставить в документ текст, находящийся в экспресс-блоке, щелкните на кнопке Экспресс-блоки и в списке созданных блоков выберите нужный эскиз (рис. 6.6). При этом текстовый фрагмент будет автоматически вставлен в документ в том месте, где находится курсор.

Если вы больше не нуждаетесь в каком-либо экспресс-блоке с текстом, имеет смысл удалить его, чтобы не загромождать список блоков. Для этого нажмите кнопку Экспресс-блоки, щелкните правой кнопкой на эскизе текстового фрагмента, выберите командуУпорядочить и удалить и в открывшемся окне нажмите кнопку Удалить.


Рис. 6.6. Вставка тестового фрагмента из экспресс-блока

Если в процессе набора текста вы обращаетесь к различным вкладкам ленты, имеет смысл поместить кнопку экспресс-блоков на Панель быстрого доступа, чтобы не возвращаться на вкладку Вставка каждый раз при необходимости вставить текст из блока в документ. Чтобы сделать это, щелкните на кнопке Экспресс-блоки правой кнопкой и выполните команду Добавить на панель быстрого доступа.

ПОИСК И ЗАМЕНА ТЕКСТА

Иногда возникают ситуации, когда в документе требуется найти определенный фрагмент. Сделать это, просматривая страницы, непросто, особенно в случае больших текстов. В Word имеется специальная функция поиска текста, которая поможет вам найти слово или фразу в одно мгновение. На вкладке Главная в группе Редактирование щелкните на кнопке Найти или нажмите сочетание клавиш Ctrl+F. В открывшемся окне (рис. 6.7) введите текст, который нужно найти, и нажмите кнопку Найти далее. В результате поиска Word переместится к найденному фрагменту и выделит его в тексте. Чтобы продолжить поиск в оставшейся части документа, вновь нажмите кнопку Найти далее.


Рис. 6.7. Окно поиска текстового фрагмента

Система выполняет поиск в тексте от текущего положения курсора. Если поиск ведется не с начала, то при достижении конца документа вам будет предложено проверить первую часть текста (ту, которая расположена до курсора).

Зачастую требуется заменить во всем документе какое-либо слово или фразу. Просматривать каждую строчку в поисках нужного фрагмента, особенно в случае больших текстов, просто нереально. Для этого следует обратиться к специальной функции замены. В группе Редактирование вкладки Главная нажмите кнопку Заменить. В открывшемся окне наберите искомое слово или фразу в поле Найти, а также фрагмент, которым нужно их заменить, в поле Заменить на (рис. 6.8). Нажмите кнопку Найти далее. Word переместится к первому найденному вхождению и выделит его. Убедитесь, что хотите заменить его новым словом или фразой и нажмите кнопку Заменить. После этого система выделит следующее вхождение для замены. Если, проверив его, вы решите отказаться от замены, нажмите кнопку Найти далее. К такому способу следует прибегать в том случае, когда необходимо выявить исключения и проверить каждое вхождение. Если вы уверены в том, что все фрагменты в тексте должны быть заменены, нажмите кнопку Заменить все.При этом Word выполнит автоматическую замену и проинформирует вас о количестве замененных фрагментов.



Рис. 6.8. Окно замены текстового фрагмента


Обсудить статью на форуме


Если прочитаная статья из нашей обширной энциклопедия компьютера - "Преимущества работы с офисными приложениями Microsoft в Windows 7", оказалась полезной или интересной, Вы можете поставить закладку в социальной сети или в своём блоге на данную страницу:

Так же Вы можете задать вопрос по статье через форму обратной связи, в сообщение обязательно указывайте название или ссылку на статью!
   


Copyright © 2008 - 2023 Дискета.info