Главная страницаОбратная связьКарта сайта

Автоматизация рутинного ввода данных


Проблема

Мне часто приходится вводить в листах повторяющиеся данные: столбцы одинаковых чисел или последовательности чисел или дат с постоянным приращением Особенно часто такие данные вводятся в строках — например, лри вводе серии дат в заголовках столбцов таблиц.

Решение

Наверное, вы имеете хотя бы общее представление о функции автозаполнеиня, которая должна избавить пользователей от ввода одинаковых данных. И все же мало кто в полной мере использует все возможности, благодаря которым автозаполнение по праву считается полезным и удобным инструментом. Далее приводи гея краткий перечень задач, решаемых при помощи автозаполнеиня:

• Выделите ячейку с числовым значением. Подведите указатель мыши к маркеру заполнения — крошечному черному квадратику в нравом нижнем углу индикатора активной ячейки (рис. 4.29) Захвати i о его мышью и перетащите в нужном направлении.



Рис. 4.29. Перетаскивание маркера заполнения (черный квадратик в правом нижнем углу активной ячейки) повторяет значение или увеличивает его в зависимости от того, была ли нажата клавиша Ctrl при перетаскивании

•       Во время перетаскивания рядом с каждоп ячейкой, над которой проходит указатель мыши, отображается подсказка с предполагаемым значением. Excel пытается угадать, хотите ли вы повторить данные (скопировать одно значение во все ячейки) или ввести ряд (увеличить значение на 1 при перетаскивании вправо или вниз либо уменьшить его при перетаскивании влево или вверх) — к сожалению, догадка часто оказывается неверной. В таких случаях нажмите клавишу Ctrl перед тем, как отпускать кнопку мыши, — вместо повторения данных будет сгенерирована серия, и наоборот.

•       Если вы используете Excel 2002 или более позднюю версию, переключение между повторением данных и серией возможно даже после завершения перетаскивания: щелкните на кнопке Параметры автозаполнения и выберите либо Копировать ячейки, либо Заполнить.

•       Автозаполненпе позволяет вводить прогрессии с приращением, отличным от 1. Например, чтобы создать последовательность с приращением, равным 5, введите первые два элемента последовательности, выделите обе ячейки и перетащите маркер заполнения.


Excel также позволяет генерировать серии из названий месяцев или дней педели. Выделите первое значение (например, февраль или понедельник) и перетащите указатель мыши. Excel лаполняе г ячейки последовательными названиями месяцев пли дней. При .>том сохрапяе!ся стиль, использованный в первой ячейке: если название первого месяца или дня недели было сокращено. Excel генерирует сокращенные названия и остальных ячейках.

По умолчанию Excel генерирует текстовые последовательности только для названий месяцев н дней недели, а также для их сокращений. Однако вы можете создать собственную последовательность, будь то названия планет Солнечной системы, филиалы вашей организации или еще что-нибудь. Для этого выполните команду Сервис ► Параметры и перейдите па «кладку Списки. В поле Списки выделите строку Новый список п введите элементы последовательности в области Элементы списка справа (рнс. 4.30). Завершив ввод, щелкните на кнопке Добавить Если последовательность уже введена в листе, ее можно импортировать в иоле Списки без повторного ввода: выделите ячейки, выполните команду Сервис ► Параметры п на вкладке Списки щелкните на кнопке Импорт.



Рис. 4.30. Количество стандартных списков в Excel невелико, но для создания нового списка достаточно перечислить его элементы — например, планеты Солнечной системы

Не любите перетаскивать мышью? Тогда вам понравится этот совет: сделайте двойной щелчок на маркере .шпол нения. Если соседний столбец содержит данные. Excel заполняет ячейки вниз вплоть до ячейки, для которой в соседнем столбце нет данных.

Если всего сказанного недостаточно, вот вам еще: щелкните на ячейке со значением и выполните команду Правка ► Заполнить ► Прогрессия. На экране появляется диалоговое окно для создания последовательностей с более сложными зависимостями элементен.

СОВЕТ

Чтобы вставить разрыв строки в текст ячейки, нажмите клавиши Alt+Enter.

Подсчет дней

Проблема

Я знаю, что Excel позволяет выполнять вычисления с датами — например, узнать, на сколько дней я опаздываю с выплатой по кредиту пли сколько дней прошло с момента последнего похода в парикмахерскую. Казалось бы, чтобы определить количество дней между двумя датами, нужно вычесть одну дату из другой. Но когда я это делаю, результат предстапляст собой другую дату!

Решение

Давайте попробуем выполнить небольшой эксперимент с пустым листом Excel и определить ваш возраст в днях:

1.          В ячейке А1 введите свою дату рождения в формате ММ/ДД/ГТГГ.

2.          В ячейке В1 введите формулу =сегодня() для получения текущей даты.

3.          В ячейке С1 введите формулу =Ы -а 1.

Результат расчета по формуле в ячейке С1 представляет собой другую дату, никак не связанную с первыми двумя. Что произошло?

При вводе формулы Excel определяет формат результата по формату ячеек с входными данными. Такой способ хорошо подходит для вычислений процентов п денежных сумм — результат автоматически преобразуется к нужному формату. Но в нашем примере результат формулы — количество дней - также был автоматически преобразован в формат даты.

Проблема решается просто: преобразуйте ячейку с отформатированным результатом (С1 в нашем примере) и выполните команду Формат ► Ячейки или нажмите Ctrl+1. На вкладке Число выберите в списке Числовые форматы строку Общий, щелкните на кнопке ОК. Теперь ваш возраст (в днях) отображается в виде удручающе огромного целого чиста. Хм... Пожалуй, до исправления ошибки результат выглядел лучше.

Обсудить статью на форуме


Если прочитаная статья из нашей обширной энциклопедия компьютера - "Автоматизация рутинного ввода данных", оказалась полезной или интересной, Вы можете поставить закладку в социальной сети или в своём блоге на данную страницу:

Так же Вы можете задать вопрос по статье через форму обратной связи, в сообщение обязательно указывайте название или ссылку на статью!
   


Copyright © 2008 - 2017 Дискета.info