Главная страницаОбратная связьКарта сайта

Microsoft Word. Создание документа и шаблона. Ввод текста в Word


Собственно, новый (пустой) документ создается сразу же, как только вы запускаете Word. To же самое произойдет (создание нового документа), если в загруженном редакторе нажать на самую левую верхнюю пиктограмму (пустой лист бумаги) или сочетание клавиш Ctrl+N. При этом перед нами появится чистый лист бумаги, на котором можно начать набирать текст (рис. 8.14). Для удобства работы, чтобы развернуть лист на весь экран, давайте отключим панель задач справа (кнопкой с крестиком в правом верхнем углу панели или нажатием комбинации Ctrl+Fl).



Рис. 8.14 • Окно Word с чистым листом бумаги



Рис. 8.15 • Выбор масштаба отображения листа

Теперь, чтобы было уж совсем удобно работать, поменяйте масштаб отображения документа, выбрав пункт По ширине страницы — тогда вы будете видеть все границы страницы (рис. 8.15). Кстати, этот режим особенно удобен тем, что автоматически подстраивается под любые разрешения экрана.

Дальше что? Да просто вводим текст. Какой угодно: стихи, прозу, заявление, договор, письмо, факс. Нам главное — не что там будет написано, а то, как мы это потом будем обрабатывать.

Однако раз уж мы заговорили о факсах и заявлениях, прежде чем рассмотреть непосредственно работу с текстом, давайте разберемся с так называемыми шаблонами, благодаря которым создание нового документа можно в известной степени автоматизировать.

Шаблоны документов

Если при создании документа выбрать пункт меню Файл *- Создать, то перед вами справа появится (если она была закрыта) дополнительная панель задач, где среди прочих есть интересный пункт Шаблоны *- На моем компьютере. Давайте нажмем на ссылку На моем компьютере. Перед нами возникнет окно, представленное на рис. 8.16.



Рис. 8.16» Система выбора шаблонов документов

Что это такое? Это так называемые шаблоны документов. Ведь далеко не всегда вам нужно создавать документ на чистом листе бумаги, правильно? Если вам необходимо подготовить, например факс, то у него должна быть шапка с названием предприятия или именем отправителя, дата создания, телефон для связи и другие сведения. Зачем вам каждый раз указывать эти данные? Не проще ли воспользоваться созданной один раз заготовкой, чем постоянно делать ее заново? Поэтому в Word предусмотрена система шаблонов, с помощью которой этот процесс можно значительно автоматизировать.

Так вот, когда вы нажимаете на ссылку На моем компьютере, перед вами возникает окно с целым комплектом различных шаблонов и так называемых Мастеров шаблонов. Просто шаблон — это заранее подготовленная структура определенного документа, в который вам нужно вписать текст. Мастер шаблонов — это целая программа, которая в интерактивном режиме выспросит у вас все необходимые данные и сама запо шит документ по шаблону. Удобно? Несомненно!

Обратите внимание на закладки в окне шаблонов. С их помощью шаблоны разбиваются на различные группы: письма и факсы, записки, отчеты, публикации. Давайте посмотрим, что, например, представляет собой шаблон Изысканным факс, который можно найти в закладке Письма и факсы... Вызываем этот шаблон. Перед нами появляется документ, изображенный на рис. 8.17.



Рис. 8.17 • Шаблон изысканного факса

Вот она, заготовочка титульного листа факса, где вам предлагается заполнить заранее подготовленные стандартные поля. Обратите внимание на то, что вы можете один раз заполнить те поля, которые всегда будут одинаковыми (например, название организации и номер телефона), сохранить это все как другой шаблон (о сохранении документов мы поговорим чуть позже), после чего вызывать уже свой шаблон, где останется заполнить минимум полей.

Все то же самое можно сделать с любым другим документом. Везде, где есть какие-то повторяющиеся элементы — логотип, название, — имеет смысл создать шаблон и затем вбивать текст именно в него.

Опытные офисные работники ухитряются создавать такие емкие шаблоны, что просто сердце радуется, когда смотришь на то, каких высот они достигли в освоении Word...

Параметры страницы

Весьма важный момент при работе с документом — задание правильных параметров страницы (отступы, колонтитулы и так далее). Давайте рассмотрим, как это делается...

Предположим, у вас открыт документ и вы хотите выставить нужные вам параметры страницы. Это делается через пункт меню Файл *- Параметры страницы. Перед вами возникнет окно, представленное на рис. 8.18.

Как видите, здесь можно задать всевозможные параметры страницы: поля, ориентацию (в пространстве, разумеется, а не какую-то другую) и кое-что сше.

По умолчанию Word предлагает вам достаточно стандартную разметку, слева отступается три сантиметра, чтобы было удобно читать подшитый документ (как


Рис. 8.18 • Окно для настройки параметров страницы

известно, документ сшивается слева, а значит, там нужно оставить поле побольше), справа оставляется стандартное поле — полтора сантиметра, а сверху и снизу — по два сантиметра (для нумерации страниц, сносок и колонтитулов).

Если у вас нет к документу каких-то специфических требований, то эти поля так по умолчанию и нужно оставить. Любителям уменьшать поля до минимума, чтобы, так сказать, «экономить бумагу», ответственно заявляю, что сэкономите вы таким образом немного, а вот читать документ с маленькими отступами будет весьма затруднительно.

Пункты Переплет *- Положение переплета используются для документов, которые потом необходимо переплетать. В этом случае вы можете задать положение и размер переплетного отступа.

Также обратите внимание на пункт Ориентация. Там можно выбрать альбомную (горизонтальную) или книжную (вертикальную) ориентацию страницы. Альбомная ориентация, как правило, используется для таблиц с большим количеством столбцов.

В разделе Страницы вам предлагается выбрать между следующими вариантами:

- 1. Обычный. Документ состоит из отдельных страниц.

2.    Зеркальные поля. Этот вариант нужно выбирать, когда вы собираетесь печатать текст на двух сторонах листа и эти листы потом брошюровать в книжку.

3.    Две страницы на листе. Используется, если вы предполагаете на одном листе бумаги печатать по две страницы (вертикально).

4.    Брошюра. На одном листе будет печататься книжный сгиб (две страницы).

Если вы поигрались с этим настройками так, что теперь никак не можете вспомнить их первоначальное состояние, воспользуйтесь кнопкой По умолчанию — она как раз и восстановит первоначальные настройки этой закладки.

Справа снизу показан образец страницы, на котором схематично демонстрируется отображение текста при выбранных настройках.

В случае, если вам предстоит печатать документ не на стандартных листах А4, то формат бумаги можно выставить в закладке Размер бумаги, выбрав его из предложенных стандартных форматов или указав самостоятельно.

Ввод текста

Теперь, когда мы разобрались с первоначальными настройками, давайте посмотрим, каким образом производится ввод текста...

В общем, ничего сложного в этом процессе нет. Более того, ничего сложного нет не только в общем, но и в частностях. Вы просто начинаете нажимать на клавиши, а на экранном листе бумаги в том месте, где стоит мигающий курсор, появляются буквы, слова, предложения, абзацы, страницы, тома... При вводе символа курсор сдвигается на позицию вправо.

Что интересно, в конце строки Enter нажимать не только не обязательно, но и желательно. Потому что строку Word переводит сам. Enter следует нажимать только тогда, когда вы закончили один абзац и хотите начать следующий.



Рис. 8.19 • Новый документ Word, в котором мы ввели какой-то текст Как умели — так и ввели

Почему нельзя строку заканчивать принудительным нажатием клавиши Enter? По нескольким причинам. Во-первых, потому что Word тогда не сможет ровно отформатировать абзац в соответствии с вашими же установками (выровнять текст по левому или правому краю, по ширине, по центру). Во-вторых, потому что если вы вдруг потом измените шрифт, а особенно - его размер или расстояние между буквами, — весь текст «поплывет». Если шрифт будет уменьшен, строки станут слишком короткими, а если увеличен — окончания строк переползут на следующую строку, и текст будет выглядеть просто ужасно.


Пустые строки между абзацами также вбивать не нужно — даже в том случае, если вам хочется отбить абзацы друг от друга (расстояние между абзацами устанавливается совсем другим способом) — рис. 8.19.

Если какой-то символ (символы) вы набрали ошибочно, тогда его (их) можно удалить при помощи клавиши BackSpace (она расположена на клавиатуре там же, где и клавиша «Забой» на пишущей машинке). BackSpace удаляет символы, находящиеся слева от курсора. Символы справа от курсора удаляются клавишей Delete (при этом весь текст справа на строчке сдвигается на позицию влево). Ctrl+Delete — удаление символов до конца слова справа от курсора, a Ctri+BackSpace — удаление символов до конца слова слева от курсора.

Для перемещения по набранным строчкам и символам пользуйтесь клавишами управления курсором (стрелки вверх, вниз, влево и вправо), а также навигационными клавишами: Ноте (в начало строки), End (в конец строки), PageUp (на страницу вверх), PageDown (на страницу вниз). Также есть еще очень удобные навигационные комбинации клавиш: CrrI+<—/—» — перемещение по целым словам, Ctri+T/4- — перемещение по абзацам, Ctri+End — перемещение в конец текста, Ctrl+Home — перемещение в начало текста.

По умолчанию в Word установлен режим вставки. То есть если вы поставите курсор в иентр слова и начнете вводить новые символы, то уже введенные знаки начнут синхронно отодвигаться вправо. Если же вам понадобится включить режим замены — когда вводимые символы забивают введенные ранее, —тогда просто нажмите клавишу Insert: при этом в информационной строке снизу загорится значок ЗАМ, означающий режим замены. Для возврата в режим вставки еще раз нажмите Insert — значок ЗАМ погаснет.

Если вы что-то сделали ошибочно, нажмите Ctrl+ZfljiH отмены последнего действия (или продолжайте нажимать эту комбинацию для отмены последних действий). Если вы ошибочно отменили действие, нажмите Спт+Удля его возврата. Иными словами: Ctri+Z— вернуться на действие назад (это относится ко многим действиям в Word, а не только ко вводу текста), Ctrl+Y - вернуть отмененное действие.

В некоторых учебниках советуют использовать клавишу Tab для ввода красной строки — убивать надо таких советчиков. Нив коем случае не используйте для этого Tab (или пробелы), потому красная строка задается совсем другим, намного более удобным способом, о котором мы как раз и поговорим в следующем разделе, посвященном настройке шрифтов и абзацев...

Конспект рубрики «Ввод текста»

1.  В конце строки не нужно нажимать Enter— Word сам перейдет на следующую строчку. Enter следует использовать только в конце абзаца.

2.    Удаление ошибочно введенных символов производится с помощью клавиш BackSpace (удалить символ слева от курсора) и Delete (удалить символ справа от курсора, при этом остальные символы справа, если они есть, перемещаются на одну позицию влево).

3.    Перемещать курсор по тексту оченьудобно с помощью навигационных клавиш (клавиши управления курсором, Home, End, PageUp, PageDown), а также используя комбинацию этих клавиш с Ctrl.

4.    Режимы вставки и замены переключаются клавишей Insert.

5.         Красную строку не стоит задавать с помощью пробелов или клавиши Tab.


Ответы на часто задаваемые вопросы

Что будет, если и в конце абзаца не нажимать Enter?

Абзац никогда не закончится. Как День сурка у Фила Коннорса. Символ окончания абзаца — это Enter.

Что будет, если поставить курсор в самое начало текста, нажать Delete и не отпускать ?

Начнется посимвольное удаление текста начиная с первых символов. При этом весь текст посимвольно начнет перемещаться наверх. Все это будет выглядеть так, как будто змея кушает длинную простыню: та медленно ползет, ползет, пока не окажется целиком в пасти змеи.

Что произойдет, если поставить курсор в самое начало текста и нажать Backspace? Ровным счетом ничего. Backspace удаляет символы слева от курсора, а раз символов слева нет, значит, и удалять нечего. Так что в эгом случае нажимать Backspace — просто даром мучить клавиатуру.



Обсудить статью на форуме


Если прочитаная статья из нашей обширной энциклопедия компьютера - "Microsoft Word. Создание документа и шаблона. Ввод текста в Word", оказалась полезной или интересной, Вы можете поставить закладку в социальной сети или в своём блоге на данную страницу:

Так же Вы можете задать вопрос по статье через форму обратной связи, в сообщение обязательно указывайте название или ссылку на статью!
   


Copyright © 2008 - 2024 Дискета.info