Главная страницаОбратная связьКарта сайта

Microsoft Word :Закладки. Режим чтения. Печать документа.рекомендации по работе ..


Если вам приходится работать с объемным документом, то без использования механизма закладок не обойтись. Закладки в Word — это примерно то же самое, что и обычные книжные закладки: они позволяют быстро переместиться в нужный фрагмент текста.

Вызывается окно закладок через верхнее меню Вставка *- Закладка (или комбинацией клавиш Ctrl+Shift+F5). В появившемся окне вам нужно дать название закладке и лажать кнопку Добавить.

После этого в любой момент вызываете это окно (удобнее использовать комбинацию клавиш, а не вызов через меню) и щелкаете мышью по нужной закладке — вас тут же переместят на соответствующее место в документе.

Имена закладкам лучше давать такие, по которым будет понятно, в какой раздел документа они вас приведут. Только следует иметь в виду, что имя закладки обязательно должно начинаться с буквы и в нем нельзя использовать пробелы (вместо них можно ставить, например, символ нижнего подчеркивания, если хочется дать имя закладке из двух и более слов). Например, если речь идет о большом и очень личном письме, тогда имена закладок могут быть примерно такие, как на рис. 8.75.

Обратите внимание на то, что это окно служит как для ввода новых закладок, так и для навигации по уже созданным. Закладки можно сортировать по именам и по положению внутри документа (сначала идут те из них, которые расположены Рис. 8.75 • Установка закладок     ближе к началу текста).

Режим чтения

Очень интересный режим, который появился только в данной версии Word. Вызывается он или через соответствующую пиктограмму панели инструментов, или с помощью верхнего меню Вид *- Режим чтения. При использовании этого режима документ Word представляет собой как бы раскрытую книгу с оптимизированным под чтение шрифтом что позволяет читать текст материала со всеми удобствами (рис. 8.76).

Причем режим редактирования при этом не выключается, и при необходимости вы можете вносить в документ исправления, не выходя изданного режима. Только следует иметь в виду, что в режиме чтения Word может изменять шрифты докумен I a для более удобного просмотра, поэтому по данному режиму нельзя судить, как


Рис. 8.76 • Текст этого учебника в режиме чтения

именно документ будет выглядеть на печати. Чтобы выйти из режима чтения, нужно на панели инструментов нажать на кнопку Закрыть.

Также в режиме чтения рекомендуется обратить внимание на две появляющиеся кнопки на панели инструментов: Карта документа ■»- Эскизы. При нажатии на первую кнопку Word слева выведет оглавление документа, которым можно пользоваться как гиперссылками, чтобы перемещаться по разным главам и разделам, а Эскизы в левом столбце выведут уменьшенные изображения страниц — для предварительного просмотра. Кстати, Карта документа доступна и в режиме редактирования, а не чтения, только там эта пиктограмма называется Схема документа (верхнее меню Вид •- Схема документа).

Печать документа

Здесь, в общем, и изучать нечего. Вызываете пункт меню Файл ■»- Печать. Там выставляете необходимые параметры — печать всех страниц, определенный диапазон или конкретные страницы (их нужно перечислить через запятую), — после чего нажимаете ОК, и запускается процесс печати (при наличии принтера).

Word — редактор, в котором реализован принцип WYSIWYG (What You See Is What You Get — что видишь, то и получаешь). Значит, документ при печати будет практически точно таким же, каким вы его видите на экране (если только у вас не включен специальный режим Чтение).

На панели инструментов есть пиктограмма с изображением принтера: если щелкнуть по ней мышью, то весь документ безо всяких дополнительных вопросов будет сразу выведен на печать.

Поиск и замена

В процессе работы с текстом нередко приходится осуществлять поиск каких-то его фрагментов, а также менять одни блоки текста на другие. Давайте посмотрим, как это делается...

Предположим, вам нужно найти какой-то фрагмент текста. Для включения системы поиска нажмите Ctrl+F (или выберите пункт верхнего меню Правка ■»- Найти). Перед вами появится окно поиска (рис. 8 77).



Рис. 8.77 • Окно поиска

Как видите, система здесь довольно простая: вводите строку для поиска, и Word отсылает вас к первому найденному совпадению.

Внимание!

Следует иметь в виду, что по умолчанию Word ищет так называемые вхождения подстроки — то есть если вы задали строку «перемен», то Word последовательно будет останавливаться на словах «перемена», «переменный» и так далее, то есть на всех вхождениях этой подстроки.

Если отметить опцию Выделить все элементы, найденные в:, то можно указать где именно производить поиск: в основном документе (всем тексте), вьщеленном фрагменте или в примечаниях.

Но это самый элементарный поиск. Если вам нужно задать более сложные критерии, тогда нажмите на кнопку Больше, и панель поиска преобразится следующим образом (рис. 8.78).

Давайте рассмотрим, что именно означают эти появившиеся параметры...

1. Направление. Здесь вы можете задать направление поиска по тексту: вперед, назад или везде (от начала текста до его конца).

2.    Учитывать регистр. При поиске будет учитываться регистр. То есть если вы задаете строку «петя мокин», а в тексте «Петя Мокин», Word ничего не найдет.

3.    Только слово целиком. При включении этой опции программа будет искать не вхождение подстроки, а точное совпадение со строкой поиска. Таким образом



Рис. 8.78 • Окно поиска с дополнительными параметрами

если ввести строку «перемен», то Word остановится только на точно таком же слове, но не на словах «перемена», «переменный» и так далее. 4. Подстановочные знаки. С помошью подстановочных знаков значительно расширяются возможности поиска. Что это такое? Это определенные знаки (маски), которые используются в строке поиска, чтобы сделать его более гибким. Вот список подобных знаков и примеры их применения:

— Любой знак. Введите ?. Например, если ввести «г?д», то будут найдены слова «гад», «гид» и «год»;

— Любая последовательность знаков. Введите *. Например, если ввести «г*д», то будут найдены слова «год» и «город»;

— Начало слова. Введите <. Например, если ввести «<(горо)», то будут найдены слова «город» и «гороскоп», а слово «огород» найдено не будет;

— Конец слова. Введите >. Например, если ввести «(ор)>«, то будут найдены слова «ор» и «упор», а слово «оратория» найдено не будет;

— Один из указанных знаков. Введите [ ]. Например, если ввести «кр[еа|н», то будут найдены слова «крен» и «кран»;

— Любой знак из указанного диапазона. Введите [-]. Например, если ввести <<[в-н]оль», то будут найдены слова «голь» и «ноль» (диапазон должен быть сформирован по возрастанию);

— Любой знак, кроме знаков, которые находятся в диапазоне, указанном в скобках. Введите [!x-z]. Например, если ввести «ко[!е-р]а», то будут найдены слова «кода» и «коса», а не слова «кожа» и «кора»;

— Ровно раз повторенный предыдущий знак. Введите {п}. Например, если ввести «ранен{2}ый», то будет найдено слово «раненный», а не слово «раненый»;

— Не менее раз повторенный предыдущий знак или выражение. Введите {п,}. Например, если ввести «ранен{ I ,}ый», то будут найдены слова «раненый» и <раненный»;

— От до т раз повторенный предыдущий знак или выражение.

Введите {n,m}. Например, если ввести «10{1,3}>>, то будут найдены «10», «100» и «1000»;

— Один или более раз повторенный предыдущий знак или выражение. Введите @. Например, если ввести «в@ерх», то будут найдены слова «верх» и «вверх». 5. Все словоформы. Здесь можно задать поиск не только конкретного слова, но и всех его словоформ: единственного и множественного числа существительных, всех словоформ прилагательных и всех времен основных глаголов. Правда, работает эта опция только для английского языка.

Кнопка Формат позволяет задать параметры искомой строки: шрифт, начертание, настройки абзаца и так далее. То есть, например, вы можете поискать слово, «окно», набранное 72 кеглем шрифта Times New Roman.

Кнопка Специальный разрешает использовать в строке поиска непечатаемые символы: разрыв строки, конец абзаца, разрыв страницы, длинное тире и так далее.

Если нажать на кнопку Заменить, то перед вами кроме строки поиска появится еще и строка замены. Схема действий там точно такая же — задаете различные критерии поиска, однако помимо этого в отдельной строке вводите вариант, на который необходимо заменить найденные фрагменты. Причем в строке замены с помошью кнопки Формат вы также можете сразу задать вид заменяемой строки. Например, можно заменить все слова «обязательно», набранные шрифтом Times New Roman 12 кеглем, на слово «нежелательно», набранное полужирным Arial и 14 кеглем.

Также поиск и замену нередко используют для приведения обычного текста к типографским стандартам: например, для замены обычных двойных кавычек «елочкой», дефиса, набранного вместо тире, на длинное тире и так далее.

При замене двойных кавычек «елочкой» Word почти всегда может различить, где начало слова, а где конец — то есть «елочку» устанавливает совершенно правильно.


Статистика



При наборе текста пользователям нередко бывает просто необходимо узнать различные параметры, относящиеся к этому тексту: количество знаков (с пробелами или без оных), количество слов, абзацев или строк. Нет проблем, Word вам это все подсчитает в один момент — достаточно вызвать пункт меню Сервис •- Статистика. После этого перед вами появится примерно такое окно с данными, как на рис. 8.79.

Опция Учитывать все сноски разрешает включать в статистику данные по всем сноскам текста.


Рис. 8.79 • Подробная статистика по тексту             
 Если в тексте нет никаких выделений, выводится статистика по всему документу целиком. Если же вас интересует статистика отдельного блока, просто выделите его и вызовите статистику — данные будут касаться только этого участка текста

Кнопка Панель выведет отдельную панель статистики, которую вы можете все время держать на экране для ускорения доступа к данным.

Как считать текст, например, в машинописных страницах? (Это устаревший, но до сн\ пор иногда встречающийся метод подсчета.) Очень просто! Одна машинописная страница— это 1800знаков с пробелами. То есть если у вас в тексте, например, 443578 знаков, это составит примерно 246 машинописных страниц. Но обычно объем

кета считают именно в знаках или строках. (В различных издательствах авторам нередко платят гонорары, устанавливая ставку за тысячу знаков или за строку)

Сохранение документа

Как говорилось в одной старой притче, «мало собрать — нужно еще сохранить». То же и с документом: мало его набрать — нужно его сохранить для себя, для начальства или для потомков.

Разумеется, с сохранением документа нет ничего сложного. Все то же самое: выполните команды меню Файл ■*- Сохранить или просто щелкните по пиктограмме с изображением дискеты, которая расположена на панели инструментов. Если документ еше ни разу не сохранялся, то вам предложат дать ему имя и, по желанию, выбрать папку для сохранения (рис. 8.80).



Рис. 8.80 • Диалог сохранения документа

Как видите, если вам вдруг нужно будет выбрать другую папку для сохранения, в этом диалоговом окне вам предоставится масса возможностей осуществить свой нелегкий выбор. Во-первых, слева расположена вертикальная линейка, на которой вы можете выбрать следующие пункты:

•       Мои последние документы. Это список последних нескольких папок, в которых вы сохраняли свои документы;

•       Рабочий стол. После нажатия на эту иконку вы сможете сохранить данный документ прямо на рабочем столе Windows;

Microsoft Word


•       Мои документы. Данный пункт вызывает папку Мои документы. Очень удобная возможность сразу перейти к Моим документам, если в Word по умолчанию установлена какая-то другая папка;

•       Мой компьютер. Вызов стандартного окна Мой компьютер, в котором можно перемешаться по любым устройствам данного компьютера;

•       Мое сетевое окружение. С помощью этой иконки для сохранения файла можно выбрать папку на другом компьютере данной локальной сети.

Во-вторых, справа сверху расположен набор пиктограмм, которые позволяют выполнить следующие действия:

•       перейти к предыдущей папке;

•       перейти на уровень вверх;

•       создать новую папку.

После того как вы определитесь с папкой, в которую вы хотите сохранить документ, ему нужно будет дать имя...

Внимание!

Хочу только обратить ваше внимание на тот факт, что чем понятнее вы назовете документ, тем проще вам потом будет его найти. Поэтому старайтесь не давать документам названия из серии: Документ 044 или Пр. ст. вн. упр. клм. взбвгд. Windows XP позволяет давать название длиной до 200 символов — воспользуйтесь этой возможностью, оно не лишнее. Также не стесняйтесь использовать для сортировки документов папки различного уровня вложенности — это тоже весьма помогает при поиске. Например, для факсов лучше создать одну папку, для деловых писем — другую, для личных — третью, для своих литературных произведений — четвертую, причем в ней также хорошо бы сделать отдельные папки для стихов, прозы, пародий и творений верлибром.

После того как документ будет назван, в выпадающем меню снизу можно будет выбрать тип сохраняемого файла. Что это такое? Давайте рассмотрим (рис. 8.81).



Рис. 8.81 • Вьбортипа сохраняемого документа

Как видите, Word вам предлагает сохранить данный документ в большом (на выбор) количестве различных форматов. Зачем они все нужны? Для разных целей. Давайте рассмотрим только наиболее распространенные форматы:

•      XML-документ. ХМ L — это так называемый расширяемый язык разметки. Специальный формат, позволяющий более удобно обрабатывать данные в документах, а также делать многие другие вещи, которые раньше были недоступны Сохранять документ в этом формате следует только в том случае, если вы хорошо представляете, для чего вам это нужно;

•      Веб-страница. Документ сохраняется в специальном.формате, используемом для интернетовских страниц. Причем вам предлагается несколько вариантов

Web-страница в одном файле, просто Web-страница и Web-страшша с фильтром. При выборе обычной Web-страницы документ Word преобразуется в интернетовскую страничку, причем иллюстрации, если они есть в тексте, сохраняются отдельно, а в самой Web-странице содержатся только ссылки на них. Web-страница с фильтром — то же самое, только при сохранении используется специальный фильтр, позволяющий уменьшить размер Web-страницы. При использовании же Web-страницы в одном файле картинки не сохраняются отдельно, а остаются в тексте Web-страницы. Правда, обычные программы для работы с интернетовскими ресурсами такую страницу нормально отобразить не смогут... Вы спросите: «Так что, я теперь могу сделать свою страничку, просто нарисовав ее в Word?» С одной стороны, действительно— велик соблазн сделать свою Web-страницу таким простым способом, однако я не рекомендую поддаваться этой провокации: полученная страничка будет, мягко говоря, несколько кривоватой. А грубо говоря, просто кошмарной. Для разработки интернетовских страниц используются специализированные редакторы (например, тот же FrontPage из Microsoft Office), a Word для этого применять не рекомендуется;

•      Шаблон документа. О шаблонах мы уже говорили. Вы можете создать в Word заготовку для документов одинакового типа, сохранить ее как шаблон, после чего использовать для разработки новых документов, чтобы не выполнять одни и те же действия по сто раз;

•      Текст в формате RTF. А вот этот формат очень часто используется в основном для совместимости с другими редакторами. RTF (Rich Text Format — расширенный текстовый формат) является универсальным текстовым форматом, который понимает множество различных программ (не только текстовые редакторы). Поэтому если документ готовится не для последующего его просмотра или редактирования в Word, то вполне имеет смысл сохранить его в RTF, чтобы не было проблем с его открытием/просмотром. Только следует иметь в виду, что в RTF можно сохранить не все элементы оформления, доступные в Word. Впрочем, при сохранении Word сам вам подробно расскажет, что именно и как он может сохранить в данном формате. Также этот формат можно использовать для совместимости со старыми версиями Word;

•      Обычный текст (*.txt). Обычный текст — это файл, в котором содержится только текст и нет никаких элементов оформления. Этот текст может быть прочитан практически где угодно. Только следует иметь в виду, что при сохранении кириллицы нужно выбрать правильную кодировку (Word вам сам предложит это сделать), которая зависит от того, в какой именно программе и операционной системе данный текст позже будут просматривать;

•      Различные версии редакторов. Здесь предложен целый список различных старых версий Word и других редакторов (практически не использующихся), также разбитых по версиям — WordPerfect, Works... Данный вид сохранения следует использовать только тогда, когда вы точно знаете, что этот документ будет в дальнейшем открываться или в какой-то старой версии Word, или в определенной версии перечисленных в списке редакторов— WordPerfect и Works. Еще следует иметь в виду, что если вы сохранили документ в формате, отличном от DOC, то в дальнейшем, при сохранении этого документа (например, по Ctrl+S) этот формат таким и останется. То есть документ RTF

сохранить как DOC вы сможете, только выбрав пункт Сохранить как и указав там вариант DOC (получив таким образом два разных документа с расширениями .rtf и .doc).

Полезные рекомендации по работе с Word

Ну вот, мы с вами рассмотрели практически все основные возможности работы с этим замечательным (я говорю об этом совершенно искренне) редактором. Конечно, я рассказал далеко не обо всем. Но, как уже говорилось, по Word можно написать целый толстенный учебник, поэтому нельзя рассмотреть все в рамках одной главы.

В заключение раздела, посвященного этой программе из пакета Microsoft Office, я позволю себе дать несколько обобщающих рекомендаций по работе с Word:

•       всегда используйте стили вместо ручного форматирования;

•       внимательно расставляйте стили заголовков — это облегчит автоматическое создание оглавления;

•       не делайте разрывов между абзацами с помощью вставки пустой строки. Намного корректнее поставить в стиле отступ перед абзацем;

•       активно используйте макросы для программирования быстрого вывода часто повторяющегося текста и его оформления;

•       нумерацию списков делайте в автоматическом, а не в ручном режиме;

•       используйте автозамену различных знаков и символов — такой текст будет лучше читаться;

•       включайте проверку орфографии и обращайте внимание на подчеркнутые слова;

•       не используйте проверку грамматики — для русского языка эта система совершенно не годится, она вас только запутает (мне доводилось видеть тексты, авторы которых старательно выполняли все идиотизмы данного «советчика» — это добавило мне несколько седых волос);

•       если между абзацами вы не предполагаете делать отступ, обязательно поставьте в стиле этих абзацев использование красной строки;

•       при создании таблиц используйте специальные стили таблиц — сэкономите массу времени;

•       если вы считаете, что Word делает совсем не то, что вы от него требуете, просто почитайте руководство пользователя. Это не Word дурит. Это вы не знаете, как с ним работать;

•       при работе с большим документом обязательно сохраняйте его под разными именами, чтобы у вас всегда было несколько копий. Самый лучший вариант — каждый день, начиная работать с документом, сохраняйте его с именем, к которому прибавляется текущая дата. Например, Концепция проекта 28-01-2004. Кроме того, копии документа обязательно храните в нескольких местах: на дискете, на другом компьютере, на flash-drive, на своем интернетовском сайте;

•       не забывайте выключать отслеживание исправлений, если они вам не нужны, потому что если этот режим включен, документ очень сильно увеличивается в размере.



Обсудить статью на форуме


Если прочитаная статья из нашей обширной энциклопедия компьютера - "Microsoft Word :Закладки. Режим чтения. Печать документа.рекомендации по работе ..", оказалась полезной или интересной, Вы можете поставить закладку в социальной сети или в своём блоге на данную страницу:

Так же Вы можете задать вопрос по статье через форму обратной связи, в сообщение обязательно указывайте название или ссылку на статью!
   


Copyright © 2008 - 2024 Дискета.info