Microsoft Excel 2010.Числовые форматы данных. Условное форматирование. Стили таб...
Одним из преимуществ форматирования в Excel является возможность отображать данные в различных форматах.
По умолчанию информация, занесенная в ячейки таблицы, выводится в формате Общий, который применяется как для текстовых, так и для числовых значений.
Но можно использовать и другие форматы: Числовой, Экспо-ненциалъный, Финансовый, Денежный, Дата, Время, Текстовый, Процентный, Дробный. Кроме того, можно создавать свои форматы представления данных (так называемый Дополнительный формат).
Текст, вводимый в таблицу пользователем, представляет собой последовательность букв, цифр, других символов или их сочетаний. Любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована приложением Excel как число, формула, дата, время, логическое значение или значение ошибки, интерпретируется как текст.
Примечание. По умолчанию текстовые данные в ячейке выравниваются по левому краю, а число или дата (время) - по правому краю.
При работе с числами важно уметь легко изменять вид вводимых чисел: количество знаков после запятой, вид целой части, порядок и знак числа.
В Excel представлены широкие возможности по форматированию содержимого ячейки. С этой целью используются вкладки диалогового окна Формат ячеек. Чтобы установить формат одной или нескольких ячеек, вначале необходимо их выделить, затем обратиться к панели Ячейки вкладки Главная и нажать кнопку Формат, в появившемся меню выбрать пункт Формат ячеек.
Рассмотрим вкладку Число окна Формат ячеек (рис. 21.18).
Рис. 21.18. Окно Формат ячеек, вкладка Число
В левой части окна Формат ячеек в списке Числовые форматы приведены названия всех используемых в Excel форматов, а в правой части отображается подробное описание выбранного
При выборе каких-либо настроек формата значение активной ячейки отображается в поле Образец, что позволяет предварительно просматривать результат форматирования.
Чтобы сбросить формат выбранных ячеек, необходимо выбрать пункт Общий в списке Числовые форматы.
Числовые форматы, как и форматирование ячеек, могут быть
легко перенесены на другие ячейки с помощью кнопки * Формат по образцу или средства Специальная вставка, доступного из выпадающего списка кнопки Вставить панели Буфер обмена.
ЧИСЛОВОЙ ФОРМАТ
Числовой формат используется как основной для отображения чисел. С его помощью можно задать количество отображаемых знаке» после запятой, применять разделитель групп разрядов и способ отображения отрицательных чисел.
Чтобы изменить формат представления информации в выделенных ячейках (например, установить количество отображаемых десятичных знаков равным 2 и отделить пробелами гругаш разрядов), нужно выполнить следующие действия:
1. Выделить ячейки, формат которых необходимо изменить -ВЗ:В8 и D3-.D8 (рис. 2120а).
2. Активировать на панели Ячейки вкладки Главная пункт Формат и воспользоваться командой Формат ячеек, в результате чего появится одноименное диалоговое окно (рис. 21.18). Для вызова этого окна можно также воспользоваться командой Формат ячеек контекстного меню, вызываемого щелчком правой кнопки мыши на выделенном диапазоне.
3. Открыть вкладку Число и в списке Числовые форматы установить формат Числовой (рис. 21.19).
4. В поле Число десятичных знаков задать значение 2.
5. Установить флажок Разделитель групп разрядов.
6. Для применения формата и закрытия диалогового окна нажать кнопку (Ж (рис. 21.206).
Рис. 21.19. Выбор формата Числовой
Примечание» Бели ячейка содержит данные в числовом формате, _ длина которых превышает ширину столбца, в ячейке могут отображаться знаки #####. Для просмотра всего текста нужно увеличить ширину столбца.
ТЕКСТОВЫЙ ФОРМАТ
Формат Текстовый используется для ввода текста и позволяет отображать данные именно так, как они были введены. Например; если в ячейке установить текстовый формат и ввести коды товаров, которые начинаются с нулей (000134, 000138 и т.д.), то они именно так и будут отображаться. Если же будет выставлен числовой или общий формат для этихичеек, то кода! товаров сохранятся без нулей в виде 134,138 и т.д«
a , . б
Рис. 21.20. Применение формата Числовой
ДЕНЕЖНЫЙ ФОРМАТ
Денежный формат используется для денежных значений и отображает рядом с числом обозначение денежной единицы по умолчанию. Можно задать количество отображаемых знаков после запятой, применять разделитель групп разрядов и способ отображения отрицательных чисел (рис. 21.21).
Рис 21.21. Выбор формата Денежный
ФИНАНСОВЫЙ ФОРМАТ
Этот формат также используется для денежных значений, но в отличие от предыдущего имеет другой принцип выравнивания содержимого ячейки. Обозначение выбранной денежной единицы выравнивается по левой стороне ячейки, а само числовое значение - по правой. Также в финансовом формате отсутствует возможность выбрать стиль отображения отрицательных чисел. По умолчанию они отображаются со знаком «-»•
Ниже приведен пример таблицы с использованием в столбце Цена, у.е. финансового (рис. 21.22а) и денежного (рис. 21.226) форматов с обозначением денежной единицы $Английский (США).
Рис. 21.22. Применение форматов Денежный и Финансовый
ФОРМАТ ДАТА .
Рис. 21.23. Выбор формата Дата
Этот формат отображает числовое представление даты как значение даты в соответствии с заданным типом и местоположением. Форматы даты, предложенные в поле Тип вкладки Число окна Формат ячеек (рис. 21.23) и начинающиеся со звездочки (*), соответствуют формату отображения даты и времени, заданному в панели управления Windows.
Например, чтобы отформатировать столбец Дата поставки товара (рис. 21.24а), следует: 1. Выделить ячейки А2-.А9. 2i Щелкнуть правой кнопкой мыши по выделенным ячейкам и в
открывшемся контекстном меню выбрать пункт Формат ячеек.
3. В открывшемся окне Фо/шшя ячеек выбрать вкладку Число.
4. В левой стороне окна в списке Числовые форматы выбрать пункт Дата.
5. В правой стороне окна в списке Тип выбрать требуемый стиль отображения даты и язык (местоположение).
6. Для выполнения команды и закрытия окна нажать ОК.
Результаты применения различных форматов дат представлены на рис. 21.24. ,
Рис. 21.24. Использование различных форматов дат
ФОРМАТ ПРОЦЕНТНЫЙ
При использовании данного формата значение ячейки умножается на 100, а результат отображается со знаком процента. Для данного формата, как и для числового, можно задать количество отображаемых знаков после запятой.
При этом следует иметь в виду, что если сначала в ячейки ввести числа, а затем к ним применить процентный формат, чис-, ла автоматически умножаются на 100 для перевода в проценты. Если же сначала применить процентный формат, а затем вводить числа, пересчета не происходит, числа преобразуются в проценты в том виде, как они вводятся.
Следует помнить об округлении чисел при использовании процентного формата. Например, если к ячейке, содержащей значение 0Д)78, применить процентный формат без десятичных знаков, то ее значение станет равным 8%.
Условное форматирование
Условное форматирование <- это форматирование выделенных ячеек на основе критериев (правил), заданных числами, формулами или фрагментами текстовых данных. Результатом использования условнога форматирования станет различное цветовое оформление ячеек и содержащихся в них значений, которые удовлетворяют заданным условиям. Такой способ форматирования увеличивает эффективность обработки табличных данных.
Условное форматирование осуществляется с помощью одноименной кнопки, расположенной на панели Стили вкладки Главная. Нажатие на кнопку приводит к появлению меню, которое состоит из наборов различных правил форматирования и визуального видоизменения ячеек (рис. 21.25).
Рис. 21.25. Выпадающий список кнопки Условное форматирование
ВЫДЕЛЕНИЕ ЦВЕТОМ ЯЧЕЕК, УДОВЛЕТВОРЯЮЩИХ УСЛОВИЮ
Предположим, в приведенной на рис. 21.26 таблице требуется в столбце Цена выделить цветом ячейки, значения которых больше $400. Для этого следует: 1. Выделить диапазон ячеек, для которых требуется установить
условное форматирование (ВЗ:В8) и выполнить команду Главноя | Условное форматирование | Правила выделения ячеек \ Больше (рис. 2127).
В открывшемся диалопюом сжне Больше (рис 21.28) задать значение; которое будет использовано в качестве критерия (в данном примере оно равно 400). В выпадающем списке правой части окна указать параметры цветового оформления, которые будут применены к ячейкам, отвечающим заданному условию, и нажать кнопку ОК.
Рис. 21.28. Диалоговое окно больше для условного форматирования В результате получим таблицу, представленную на рис. 21.29.
Рис 21.29. Результат применения условного форматирования
СОЗДАНИЕ СОБСТВЕННОГО ПРАВИЛА ФОРМАТИРОВАНИЯ Если требуемое правило форматирования отсутствует в представленных наборах выпадающего списка кнопки У слоеное фор-матироеание либо оно удовлетворяет условию частично, то вы можете создать собственное правило форматирования, воспользовавшись командой Создать правило.
Допустим, требуется выделить в приведенной выше таблице строки, которые в столбце Продано шт. содержат значение 0. Для этого создадим правило форматирования, которое с помощью формулы будет проверять значения этого столбца, и в случае равенства нулю применять определенный формат, например заливку:
1. Выделяем диапазон форматирования АЗ:С8, т.е. все строки таблицы.
2. Выполняем команду Главная \ Условное форматирование \Создать правило.
3. В открывшемся диалоговом окне Создание правила форматирования выбираем пункт Использовать формулу для определения форматируемых ячеек и в нижней част окна вводим 4юрмулу для проверки (рис. 21.30):
=$СЗ:$С8=0
Данная формула проверяет значения ячеек диапазона СЗ:С8 на равенство нулю. Здесь столбец фиксируется знаком доллара ($), чтобы перебор ячеек осуществлялся лишь построчно, а столбец оставался неизменным.
Применение. Об использовании ссылок подробно будет рассказано в главе 23 «Работа с формулами и функциями».
Рис. 21.30. Создание пользовательского правила условного форматирования
5. Завершаем создание правила нажатием кнопки ОАГ.
Таким образом, если заданное условие выполняется (формула возвращает значение ИСТИНА), то к соответствующей строке применяется заданный формат (рис. 21.31).
21.32
Стили таблиц и ячеек
Чтобы быстро и наглядно оформить таблицу можно использовать встроенные стили, которые вызываются при помощи кнопок, расположенных на панели Стили вкладки Главная:
■ Форматировать как таблицу - открывает панель со стилями оформления таблиц в различных тонах;
■ Стили ячеек - открывает окно со стилями ячеек (рис. 21.32), разделенными на смысловые категории.
Чтобы изменить стиль какой-либо ячейки (или группы ячеек), их следует выделить в блок, затем при помощи кнопки Стили ячеек вызвать окно стилей и щелкнуть мышью на нужном стиле
Если прочитаная статья из нашей обширной энциклопедия компьютера - "Microsoft Excel 2010.Числовые форматы данных. Условное форматирование. Стили таб...", оказалась полезной или интересной, Вы можете поставить закладку в социальной сети или в своём блоге на данную страницу:
Так же Вы можете задать вопрос по статье через форму обратной связи, в сообщение обязательно указывайте название или ссылку на статью!
Обсудить статью на форуме