Отправка и приём факсов. Работа с электронными таблицами

Люди, которые не привыкли пользоваться компьютером, считают, что для отправки и приёма факсов нужен факсовый аппарат. Действительно, факсовые аппараты справляются с этой весьма сложной задачей лучше всего. Поэтому если у вас уже есть факсовый аппарат, то для приёма и отправки факсов используйте именно его, а не компьютер.

Однако часто возникает такая ситуация, когда факс отправить или принять надо, а факсового аппарата нет и покупать не хочется (или как-то не входит в планы), но зато есть компьютер. В этом случае есть смысл попробовать использовать возможности компьютера для отправки и приёма факсов, тем более, что они вполне подходят, если у вас имеются необходимые комплектующие.

Действительно, если разобраться, то факсовый аппарат состоит из следующих компонентов:

■   сканирующее устройство для считывания изображения с бумаги и его кодирования в цифровой формат;

■   печатающее устройство для распечатки принятых сообщений, обычно довольно примитивное, предназначенное для не очень качественной печати на термической бумаге (хотя бывают и более дорогие факсовые аппараты, которые печатают на обычной бумаге и оснащены устройством вроде несложного светодиодного принтера);

■   модем для передачи данных по телефонной линии;

■   могут присутствовать также дополнительные функции телефонного аппарата, автоответчика и пр.

Ну, последний пункт нас сейчас мало интересует, а вот разобравшись с остальными, мы видим, что если у нас имеется компьютер, оснащённый принтером, сканером и модемом, то при наличии соответствующих программ его вполне можно использовать как факсовый аппарат.

Мало того, дело обстоит ещё проще. Во многих случаях совершенно необязательно распечатывать факсовые сообщения на принтере, если их можно просмотреть на экране компьютера. Так что принтер, вообще говоря, здесь не является столь уж обязательной «деталью».
«Размер файла изображения» — объём фотографии на диске в байтах, килобайтах или мегабайтах;

«Размер файла в байтах» — то же, но объём указывается точно в байтах;

«Ширина изображения» — количество пикселей по горизонтали; «Высота изображения» — количество пикселей по вертикали; «Размеры изображения» — оба предыдущих параметра, ширина и высота;

«Формат изображения» — графический формат, в котором сохранена фотография. Программа поддерживает достаточно много графических форматов;

«Дата» — дата съёмки, которую можно ввести вручную в окне свойств фотографии;

Рис. 13.54 Окно настроек программы PhoA

«Время» — время съёмки в часах, минутах и секундах; его также можно ввести вручную в окне свойств фотографии; «Место» — название места съёмки из окна свойств фотографии;
Далее, сканер необходим только для передачи по факсу действительно рукописных или печатных листов, уже полученные откуда-нибудь ещё. Если же, как это часто бывает, тексты факсовых посланий создаются на компьютере, то задача упрощается — их не нужно предварительно распечатывать, чтобы засунуть в факс. Можно будет просто создать сообщение и тут же отправить его по факсу.

Более того, забегая вперёд, скажем, что при установке факсовых про
грамм пользователь получает в списке принтеров как бы один «специ
альный» принтер под названием «Fax» (Факс). Соответственно, в любой
программе он может «распечатать» документ на этом «принтере», в
результате чего он будет передан по факсу на указанный номер.                \

Таким образом, единственным совершенно необходимым компонентом для передачи и приёма факсов на компьютере является модем. Строго говоря, могут существовать модемы, которые «не умеют» пользоваться сигналами факса, однако в последнее время такие не выпускаются. Если вы когда-нибудь обращали внимание, то модемы обычно «полностью» именуются так: «Faxmodem», т. е. факс-модем. Этим подчёркивается, что устройство может принимать и передавать факсы.

Раньше для приёма и передачи факсов приходилось использовать сторонние программы. Теперь в состав дистрибутивов современных операционных систем уже входят необходимые программы.

В поставку операционной системы Linux входят удобные программы вроде KFax. В поставку системы Windows XP также входит факсовая служба, правда, по умолчанию эта служба не устанавливается. Собственно говоря, установка программ в этой системе всегда происходит «по умолчанию», ибо при установке система не спрашивает, какие дополнительные компоненты устанавливать, а какие — нет. Поэтому, если вы хотите пользоваться службой факсов в Windows XP, её следует доустановить. Для этого сделайте следующее:

■    откройте панель управления, выбрав из меню Start (Пуск) пункт Control Panel (Панель управления);

■    дважды щёлкните по пиктограмме Add or remove programs (Установка и удаление программ);

■    перейдите в раздел Add/remove Windows components (установка/удаление компонентов Windows) — рис. 14.1;

■    отметьте галочкой пункт Fax Services («Работа с факсами») и нажмите кнопку Next (Далее).

После этого система, скорее всего, попросит ещё раз вставить диск с дистрибутивом Windows XP и скопирует на диск необходимые файлы. Теперь можно отправлять и принимать факсы.
Интерфейс программы KFax, которую можно использовать под управлением операционной системы Linux, и интерфейс встроенной программы Windows XP весьма похожи друг на друга. Поэтому мы сейчас кратко рассмотрим только встроенную программу Windows XP, учитывая, что в KFax все операции осуществляются аналогично.

Итак, для того чтобы начать работать с факсами, выберите из меню Start («Пуск») пункт All Programs («Все программы») -> Accessories («Стандартные») -> Communications («Связь») -> Fax («Факс») -> Fax Console. Откроется окно, показанное на рис. 14.2.

Впрочем, если вы запускаете программу впервые, она сначала автоматически запустит «мастер» конфигурирования. Его же можно запустить, выбрав из меню Tools пункт Configure Fax. Здесь нужно последовательно ввести:

■    ваше имя, которое будет использоваться в заголовке факсов в поле Your full name;

■    номер вашего телефона в поле Fax number;

■    адрес электронной почты в поле E-mail address;

■    прочие данные о названии компании, телефонах, адресе и пр.

Рис. 14.1 Начало установки компонента Windows XP для работы с факсами

Впрочем, эти данные не являются обязательными, и программа предлагает их ввести просто для удобства, чтобы впоследствии ваши Рис. 14.2 Окно работы с факсами

адресаты точно знали, от кого пришёл факс и как с вами связаться в случае необходимости. Можно указать не все эти данные или вообще не указать их.

В следующем окне требуется выбрать один из модемов, установленных в системе, для передачи данных по факсу. Кроме того, необходимо разрешить модему отправлять и принимать факсы, установив соответствующие флажки.

Когда всё готово, можно будет обращаться с факсами примерно так же, как и с электронной почтой. Здесь в папке Inbox располагаются принятые сообщения, в папке Outbox — предназначенные для отправки. Только сообщения будут пересылаться не по электронной почте, а по факсу.

Чтобы отправить факс, выберите из меню File пункт Send Fax. Откроется окно, в котором нужно ввести номер факса, на который следует отправить сообщения. Затем можно либо ввести текст сообщения, либо, если он уже создан в отдельном файле, открыть этот файл из окна отправки.

Чтобы принять факс, достаточно, услышав сигнал вызова другого факса в телефонной линии, нажать кнопку приёма в программе. Можно также настроить программу на автоматический приём факсов. Принятые факсы помещаются в папку Inbox.

Работа с электронными таблицами

Пакеты уже известных вам офисных приложений OpenOffice.org и Microsoft Office содержат и такие классы программ, как электронные таблицы, системы управления базами данных, программы создания
презентации, а также инструменты для создания диаграмм, которые часто требуются в офисной работе. В оставшейся части данной главы мы кратко рассмотрим эти средства.

Электронные таблицы — широко распространённый класс программ, позволяющих хранить табличные структуры данных, имеющих автоматически вычисляемые значения, гибко управлять записями, сортировать по различным признакам, автоматически строить диаграммы и пр. Например, широко применяемое в офисах приложение Microsoft Excel также принадлежит к этому классу программ.

Рис. 14.3 Общий вид программы OpenOffice.org Calc

В состав OpenOffice.org входит программа OpenOffice.org Calc, a в Microsoft Office — аналогичная программа Excel. Внешний вид. программы OpenOffice.org Calc показан на рис. 14.3, а программы Microsoft Excel — на рис. 14.4. Как видите, данные здесь представлены в виде нескольких таблиц — листов, которые вместе составляют так называемую «книгу». Листы «книги* представлены в виде вкладок, переключение которых производится в нижней части окна. На каждом листе-таблице колонки обозначены буквами, а строки — цифрами. Таким образом, каждая ячейка таблицы имеет свой уникальный номер, который может использоваться для доступа к её данным, о чём мы расскажем чуть позже.

Листы книги по умолчанию имеют маловразумительные названия «ЛистЬ, «Лист2» и «ЛистЗ». Вы можете переименовать их по своему усмотрению. Для этого щёлкните на названии листа правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню пункт «Переименовать». Откроется окно, в которое следует ввести новое название листа.

Рис. 14.4 Общий вид программы Microsoft Excel

Листов по умолчанию три, но их количество может быть любым. Можно вставить лист или нужное количество листов перед текущим листом или после него. Для этого щёлкните на названии текущего листа правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню пункт «Вставка». Здесь можно определить положение вставляемых листов — перед текущим листом или после него, а также их количество. Если вы вставляете один лист, то можно сразу же ввести его имя, для чего в окне «Вставить лист» есть соответствующее поле. Можно также вставить не пустой лист, а уже готовый, если он уже хранится в каком-либо файле. Для этого поставьте переключатель в положение «Создать из файла» и нажмите кнопку «Обзор», чтобы выбрать нужный файл. Можно даже выбрать сразу несколько файлов. Разумеется, все они должны содержать табличные данные (или хотя бы что-то похожее на них), чтобы программа могла правильно разместить их в ячейках электронной таблицы. Можно удалить текущий лист, если щёлкнуть правой кнопкой мыши на его названии и выбрать из контекстного меню пункт «Удалить».

Ввод данкых.Чтобы ввести данные в ячейку таблицы, выделите нужную ячейку, щёлкнув по ней мышью, и начинайте ввод. Если в ячейке уже были до этого какие-то данные, они просто заменяются новыми так, как если бы вы вводили их в пустую ячейку. Если же вы хотите просто немного отредактировать данные, находящиеся в ячейке, выделите ячейку и нажмите клавишу F2. В этом случае ячейка откроется для редактирования. Чтобы удалить неправильно введенные данные и восстановить старое содержимое ячейки, нажмите клавишу Esc.

Ввод данных в несколько ячеек подряд. Завершив ввод данных в одну ячейку, вам, как правило, потребуется тут же перейти к другой ячейке. Для облегчения ввода данных в несколько ячеек подряд можно пользоваться следующими средствами:

■    нажатие клавиши Enter запоминает введённые данные и перемещает фокус ввода на одну ячейку вниз;

■    нажатие клавиши Tab запоминает введённые данные и перемещает фокус ввода на одну ячейку вправо;

■    нажатие одной из клавиш-стрелок также запоминает введённые данные и перемещает фокус ввода на одну ячейку в указанном направлении.

При этом возникает вопрос: а как быть, если в ячейку вводятся текстовые данные и нужно перенести часть их на другую строку в той же ячейке? Очень просто — нажмите для этого сочетание Ctrl-Enter.

Форматирование данных в ячейке. Данные в каждой из ячеек можно визуально отформатировать различными способами. Например, можно применить выравнивание по левому краю ячейки, по правому краю, по центру или по ширине. Для этого достаточно выделить нужную ячейку или несколько ячеек и нажать соответствующее сочетание клавиш:

■    Ctrl-L — выравнивание по левону краю;

■    Ctrl-R — выравнивание по правому краю;

■    Ctrl-E — выравнивание по центру;

■    Ctrl-J — выравнивание по ширине.
Можно также пользоваться соответствующими кнопками на инструментальной панели. Впрочем, программа сама форматирует ячейки в соответствии с типом введённых в них данных. Например, текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числовые — по правому краю.

Шрифты. Кроме того, можно менять гарнитуру и размер (кегль) шрифта, как для каждой ячейки в отдельности, так и для группы ячеек или даже отдельных символов. Для этого достаточно выделить нужные символы или ячейки и выбрать нужную гарнитуру и размер из раскрывающихся списков в верхней части окна программы. Также можно использовать кнопки на инструментальной панели или сочетания клавиш для эффектов шрифта, а именно:

■    полужирный шрифт (Ctrl-B);

■    курсив (Ctrl-I);

■    подчёркивание (Ctrl-U).

Рис. 14.5 Окио атрибутов ячейки в программе OpenOffice.org Calc

Атрибуты ячейки. Для более гибкого изменения формата данных в текущей ячейке или нескольких выделенных ячейках выберите из меню «Формат» пункт «Ячейка». Откроется окно «Атрибуты ячейки», показанное на рис. 14.5, если вы работаете в OpenOffice.org Calc. При работе в Microsoft Excel окно атрибутов ячейки имеет вид, как на рис. 14.6. Оно состоит из нескольких вкладок. На вкладке «Число» можно изменить формат данных в ячейке.

Обычно бывают доступны следующие форматы:

Рис. 14.6 Окно атрибутов ячейки в программе Microsoft Excel

■   «Число» — числовые данные. Здесь можно определить количество отображаемых знаков после запятой (поле «Дробная часть»), минимальное количество знаков до запятой (поле «начальные нули»), указать программе выделять отрицательные числа красным цветов (переключатель «Выделение отриц. чисел»), а также разделять разряды (то есть, например, отображать 4 294 967 296 вместо 4294967296 — для этого существует переключатель «Разделение разрядов»). Можно также выбрать один из заранее определённых числовых форматов. Отображение числа в выбранном формате можно сразу же видеть в поле предварительного просмотра в правой части окна;

■   «Процент» — то же, но с автоматическим появлением знака процентов в конце;

■   «Валюта» — то же, но с автоматическим обозначеним валюты. При этом выше списка «Формат» появляется раскрывающийся список, из которого можно выбрать наименование валюты и страну;

■   «Дата» — различные способы представления даты, а также в некоторых случаях времени. Например, «фев 13, 2002» или 13/02/02, или 02-13-2002 16:07 и т. д.

■   «Время» — различные способы представления времени, а также в некоторых случаях даты;
«Наука» — представление чисел в стандартном виде (например, 4.50Е+001 вместо 45);

■    «Простая дробь» — представление чисел в виде простых дробей (например, 4 1/2 вместо 4,5);

■    «Значение истинности» — булево значение, TRUE или FALSE;

■    «Текст» — текстовые данные.

Кроме того, можно выбрать язык представления данных, что повлияет, например, на выбор кодировки символов программой, а также гарнитуру, начертание и размер (кегль) шрифта в ячейке, а также его цвет и язык для использования проверки орфографии.

Есть и некоторые дополнительные эффекты, например тип подчёркивания и зачёркивания (простой чертой, двойной, жирной, пунктиром и пр.) Для подчёркивания можно также выбрать цвет. Кроме того, в программе OpenOffice.org Calc есть раскрывающийся список «Рельеф». Выбрав один из пунктов списка, можно сделать шрифт в ячейке контурным или имитирующим выпуклые или вдавленные символы, а также включить отображение тени. В программе Microsoft Excel можно ввести анимацию, поместить надпись под любым углом и задать расположение рамки вокруг ячейки.

В программе OpenOffice.org Calc на вкладке «Фон» можно выбрать цвет фона ячейки из предложенной палитры из 91 цвета; В программе Microsoft Excel на вкладке «Вид» для фона ячейки есть выбор из 40 цветов. Произвольный цвет фона ячейки выбрать нельзя.

На инструментальную панель программы вынесены некоторые кнопки, которые позволяют быстро изменять формат выделенных ячеек, не открывая вышеописанное окно «Атрибуты ячейки». Помимо кнопок для горизонтального и вертикального выравнивания, а также эффектов шрифта, это могут быть кнопки:

■    изменение формата на «валютный»;

■    показ знака процентов;

■    изменение формата на обычный числовой;

■    изменение формата на «экспоненциальный», т. е. представление числа в стандартном виде — по умолчанию не отображается;

■    изменение формата на «дату» — по умолчанию не отображается;

■    увеличение разрядности дробной части;

■    уменьшение разрядности дробной части;

■    обрамление;

■    тип линий рамки — по умолчанию не отображается;

■    цвет линий рамки — по умолчанию не отображается;

■    цвет фона ячейки.
Функция автозаполнения. При вводе данных в таблицу иногда требуется ввести одинаковые данные в ячейки одного столбца или же какую-либо последовательную нумерацию (1, 2, 3, 4 и так до 1000 — согласитесь, что это тоскливо набирать вручную). Для этого в программе предусмотрена функция автозаполнения.

Например, введите в какую либо ячейку число 1. Теперь щёлкните мышью по этой ячейке. Вы увидите в правом нижнем углу её манипулятор в виде маленького чёрного квадратика. Потяните за него вниз, так, чтобы «обвести» некоторое количество ячеек в столбце. Когда вы отпустите кнопку мыши, то увидите, что в обведённых ячейках появилась последовательная нумерация — 1, 2, 3, 4 и т. д.

Функция автозаполнения работает «интеллектуально». Например, если вам нужно заполнить ячейки столбца нечётными числами, введите в верхнюю ячейку 1, а в следующую — 3. Теперь выделите обе ячейки и проведите автозаполнение. Вы увидите, что в следующих ячейках появились числа 5, 7, 9, 11 и т. д. Точно так же можно задать любой числовой интервал. Например, введя в первые две ячейки столбца числа 5 и 89 и проведя автозаполнение, получим следующий ряд: 5, 89, 173, 257, 341, 425, 509, 593, 677 и т. д.

Можно заполнять ячейки увеличивающимися группами чисел. Например, если указать в первых трёх ячейках числа 7, 9 и 43, а затем выделить все три ячейки и провести автозаполнение, увидим, что числа в следующих ячейках разместились так: 8, 10, 44, 9, 11, 45, 10, 12, 46 и т. д.

Наконец, если разместить в ячейке не числовые, а текстовые данные, то автозаполнение позволит заполнить ячейки одинаковыми словами/ предложениями.

Разумеется, автозаполнение можно проводить не только по вертикали, но и по горизонтали. При этом данными заполняются не столбцы, а строки. А вот сразу в обоих направлениях проводить автозаполнение нельзя.

По умолчанию в таблицах программы высота и ширина ячеек заданы не очень большими. Однако можно произвольно менять высоту и ширину каждого столбца и каждой строки. Для этого наведите указатель мыши на границу между строками или столбцами в области их служебной нумерации. Указатель мыши примет вид двунаправленной стрелки. Теперь, чтобы установить нужный размер, перетащите мышью границу между строками или столбцами. Какие-то столбцы или строки можно скрыть, не удаляя их. Для этого сделайте их высоту или ширину нулевыми. Можно даже «попросить» программу самостоятельно подобрать оптимальную высоту строки или ширину столбца.

Вообще говоря, для функционирования электронной таблицы совсем не обязательно, чтобы данные, находящиеся в ячейке, целиком отображались на экране. Поэтому размеры ячеек, внешний вид которых не имеет значения, можно сделать меньше, чем это необходимо для отображения всех данных в них. При этом на экране будут отображаться только первые символы данных в ячейке, а в правой части её появится маленький треугольник, который указывает на то, что в ячейке есть данные, которые находятся «за кадром».

Объединение нескольких соседних ячеек в одну. Иногда это делается в таблице «для красоты». Для этого следует выделить нужные ячейки, а затем выбрать из меню «Формат» пункт «Объединить ячейки» и далее подпункт «Задать». Вместо всех выделенных ячеек появится одна большая.

Однако, как вы уже знаете, в электронной таблице все ячейки имеют служебные номера: Al, A2 и т. д., причём буквы обозначают столбцы, а числа — строки. Это нужно для доступа к данным (о чём см. чуть ниже). Но как быть, если несколько ячеек объединены в одну? Создатели программы поступили просто: в случае объединения ячеек «большая» ячейка получает номер самой левой и самой верхней из своих «составляющих». Например, если вы объединили ячейки F12 и G12, то в результате получается ячейка за номером F12, а ячейка G12 как бы вообще исчезает из таблицы.

Кстати, объединённые ячейки фигурируют только при отображении на экране, никак не затрагивая структуру самой электронной таблицы. Объединение ячеек в любой момент можно отменить, выбрав из меню «Формат» пункт «Объединить ячейки» и далее подпункт «Снять».

Вставка ячеек. При работе с таблицей часто требуется вставить или удалить некоторые ячейки. При этом содержимое части ячеек сдвигается вправо или вниз для того, чтобы освободить место для новых данных.

Для вставки ячейки выделите ячейку, в которой должны будут появиться новые данные, щёлкните на ней правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню пункт «Вставить ячейки» («Добавить ячейки» в MS Excel). Откроется окно вставки ячеек. Здесь вам будет предложены четыре варианта вставки ячеек:

■ «Переместить ячейки вниз» — данные в текущем столбце, начиная с текущей ячейки, сдвигаются на одну (или более, если выделено несколько ячеек) ячейку вниз, остальные данные остаются на месте;
■   «Переместить ячейки вправо» — данные в текущей строке, начиная с текущей ячейки, сдвигаются на одну (или более, если выделено несколько ячеек) ячейку вправо, остальные данные остаются на месте;

■   «Вставить строку» — все данные, начиная с текущей строки, смещаются на одну (или более, если выделено несколько ячеек) строку вниз;

■   «Вставить всю колонку» — все данные, начиная с текущего столбца, смещаются на один (или более, если выделено несколько ячеек) столбец вправо.

Удаление ячеек. Аналогично выполняется и обратная операция — удаление ячеек. Для этого выделите ненужные ячейки, а затем щёлкните правой кнопкой мыши по ним и выберите из контекстного меню пункт «Удалить ячейки». Откроется окно с четырьмя вариантами выбора, аналогичными предыдущим.

Чтобы удалить содержимое выделенных ячеек, никуда не сдвигая остальные данные, нажмите клавишу Delete или выберите пункт «Удалить содержимое» того же контекстного меню.

Размещение вычисляемых данных. Однако пора переходить к рассмотрению самой главной функции электронных таблиц — размещению вычисляемых данных. Именно эта фукнция отличает электронную таблицу от обычной таблицы, набранной в любом текстовом редакторе.

Что такое вычисляемые данные? Дело в том, что некоторые ячейки таблицы могут содержать не статичные данные, а результат каких-то вычислений, сделанных на основе данных, содержащихся в других ячейках таблицы. Возможна также связь с данными, находящимися на другом листе «книги» или даже в другой «книге». Однако чаще всего исходные данные для вычисляемых значений берутся из той же таблицы — это наиболее простой случай.

В качестве примера рассмотрим таблицу, куда заносится сумма дохода некоторой компании за каждый день. При этом в нижней части таблицы имеются ячейки, в которых можно посмотреть доход за каждый месяц, неделю, а также общий доход с начала года и сумма чистого дохода после различных отчислений (налоги и пр.). Всё это дано как в рублях, так и в некоторой другой валюте.

Очевидно, что если в подобной таблице все данные будут статичными, то при записи о доходе каждый день придётся одновременно изменять много других данных: приплюсовывать сегодняшний доход к месячному, недельному и годовому, пересчитывать в другую валюту, считать процентные отчисления и пр. Выполнять такие операции каждый раз вручную утомительно, и к тому же не исключены ошибки в процессе вычислений. В результате данные перестанут «сходиться» друг с другом. Поэтому всю работу по вычислениям лучше поручить программе. Тогда в нашем примере оператору придётся ввести только сумму дневного дохода (и, может быть, ещё сегодняшний курс валюты), а всё остальное будет сделано автоматически.

Итак, в некоторых ячейках таблицы могут содержаться вычисляемые данные, которые будут автоматически обновляться, если изменятся данные в «исходных» ячейках. Например, если содержимое ячейки D4 должно автоматически обновляться, чтобы всегда содержать сумму чисел в ячейках А2 и F1, нужно ввести в ячейку D4 формулу

=СУММ(А2;П)

и задача будет решена.

Таким образом, электронные таблицы весьма удобны для хранения связанных данных, когда изменение одного или нескольких исходных значений (например, текущий курс доллара и закупочная цена какой-либо детали) отражается сразу на многих значениях. В данном примере это цены на 100 различных моделей оборудования, содержащих эту деталь.

Вычисляемое значение вводится в ячейку с помощью «ключевого» символа «=». Если вы начинаете ввод данных в ячейку с этого символа, то для программы это значит, что данные являются вычисляемыми. Вслед за знаком равенства следует формула, по которой должны вычисляться данные в этой ячейке.

В формулах могут использоваться обычные знаки арифметических действий. Например, если ввести в ячейку формулу

=2+3

то в ячейке окажется число 5.

Конечно, в такой записи пока не очень много смысла — ведь можно было просто написать число 5 и не мучиться. Ведь в этом примере пока нет данных, которые берутся из других ячеек. Тем не менее, можно пользоваться и этим способом, чтобы не вычислять значения вручную. Например, если нужно поместить в какую-либо ячейку результат какого-нибудь выражения вроде 456—23x4/11+465, то можно не хвататься за калькулятор (и не открывать программу-калькулятор), а просто ввести с ячейку

=45б-(23*4)/11+465

и нажать Enter. В ячейке автоматически появится результат вычислений. Обратите внимание, что при этом можно установить точность отображения дробной части с помощью уже рассмотренного нами окна «Формат ячейки». Например, по умолчанию результат вышеприведённого выражения отобразится в ячейке как 912,64. Однако можно увеличить количество отображаемых знаков дробной части и получить в ячейке более точное значение результата, например 912,636 или 912,6364 и т. д.

При записи арифметических выражений можно использовать знаки + (сложение), — (вычитание), * (умножение), / (деление) и (возведение в степень), а также скобки.

Однако самое главное начинается, когда для вычислений начинают использоваться данные из других ячеек. Как вы уже знаете, все ячейки таблицы пронумерованы, причём столбцы нумеруются буквами, а строки — числами. Таким образом, самая верхняя левая ячейка имеет номер А1, следующая в той же строке — В1, первая во второй строке — А2 и т. д. Кстати, это вовсе не означает, что количество столбцов ограничено количеством букв. После 26-го столбца, обозначаемого буквой Z, начинаются двухбуквенные обозначения столбцов: АА, АВ, AC, AD и т. д. до AZ, затем ВА, ВВ, ВС и т. д. По умолчанию программа позволяет разместить данные в 256 столбцах.

Чтобы взять данные из какой-либо ячейки, введите в выражение номер этой ячейки. Например, если ввести в какую-либо ячейку

=A3+F12

то в этой ячейке всегда будет сумма значений ячеек A3 и F12.

Замечание. Вы, наверное, обратили внимание, что в самом первом примере для вычисления суммы использовался другой способ. Действительно, оба способа имеют право на существование. Про функцию СУММ мы ещё расскажем чуть ниже.

Можно также совмещать в выражениях обычные числа и номера ячеек. Например, если в какую-либо ячейку ввести значение

=А5Л2

то в этой ячейке всегда будет квадрат значения из ячейки А5.

Вводить номера ячеек не обязательно вручную. Дело в том, что при вводе формулы в ячейку, значение которой вычисляемое (т. е. начинается со знака «=») вместо ввода номера ячейки можно просто щёлкнуть на этой ячейке левой кнопкой мыши. При этом в поле ввода автоматически появляется номер ячейки, на которой вы щёлкнули, а сама ячейка выделяется красной рамкой. Красную рамку можно перемещать с помощью клавиш-стрелок, и при этом будет автоматически изменяться номер ячейки в поле ввода. Если данные, которые должны использоваться при вычислении результата, расположены на другом листе книги, то ссылка на них будет выглядеть несколько сложнее, например вот так:

=А1+Лист2.А1

Если данные каких-либо ячеек используются достаточно часто, можно дать этим ячейкам осмысленные имена, чтобы облегчить работу с ними. Тогда вместо номеров ячеек можно использовать эти имена. Чтобы задать имена ячеек, выберите из меню «Вставка» пункт «Имена» и далее подпункт «Задать». Откроется окно, в котором можно ввести любое имя, используя как латинские, так и русские буквы. При нажатии кнопки «Добавить» имя заносится в «Список имён» ячеек таблицы. После этого выделите введённое имя в этом списке. При этом в поле «Ссылка на» появится номер текущей ячейки. Если теперь нажать кнопку ОК, то имя будет присвоено текущей ячейке. Можно также изменить значение поля «Ссылка на», и тогда имя будет присвоено той ячейке, номер которой вы введёте в это поле.

Отныне во всех формулах вместо номера ячейки можно писать её имя. Например, если в ячейке Z1 у вас находится текущий курс евро к рублю, а в ячейке DS465 цена в евро на какой-нибудь продукт, то, присвоив этим ячейкам имена соответственно «курс_евро» и «цена», вы впоследствии сможете при вводе формул не вспоминать каждый раз номера этих ячеек, прокручивая таблицу, а писать просто что-нибудь вроде

=курс_евро*цена

Кстати, весьма удобно, что имена можно давать не только ячейкам текущего листа, но и ячейкам других листов. Это весьма облегчает работу по вводу формул, особенно если в книге содержится множество листов.

Вычисление суммы. Поскольку вычисление суммы значений нескольких ячеек является одной из самых основных операций, которые приходится выполнять программе, для неё придумали специальную функцию СУММ. Таким образом, вместо

=А2+С4

можно написать

=СУММ(А2;С4)

и результат будет один и тот же. Но какой в этом смысл? Почему просто не использовать знак «+» — спросите вы.

Во-первых, функцию суммирования СУММ можно ввести всего лишь нажатием кнопки «Сумма». Она расположена на панели инструментов и имеет вид греческой буквы I («сигма»). А во-вторых, и это главное, с её помощью можно вычислять суммы в некотором диапазоне ячеек. Например, вместо

=A4+B4+C4+D4+E4+F4+G4+H4+I4+J4+K4

можно ввести формулу:

=СУММ(А4:К4)

Здесь знак двоеточия между номерами ячеек означает диапазон ячеек, данные в которых следует суммировать. Диапазон ячеек может включать несколько строк и столбцов, и тогда вычисляется сумма всех ячеек в некоторой прямоугольной области. Например, вот так:

=СУММ(В4:П6)

В этом случае программа просуммирует данные во всех 65 ячейках, находящихся в «прямоугольнике», верхней левой ячейкой которого является ячейка В4, а правой нижней — ячейка F16.

Для быстрого ввода подобных формул:

■    выделите нужную ячейку;

■    нажмите кнопку «Сумма»;

■    обведите мышью нужный диапазон ячеек (вокруг этих ячеек образуется красная рамка);

■    нажмите Enter.

Таким образом кнопку «Сумма», включающую функцию СУММ, можно использовать для суммирования значений большого количества ячеек таблицы.

Другие функции. Кроме функции суммирования, для создания вычисляемых значений в табличных программах имеется достаточно богатый набор функций.

В программе OpenOffice.org Calc при вводе многочисленных возможных функций удобнее всего использовать так называемый «Автопилот функций». Его окно (рис. 14.7) открывается при нажатии соответствующей кнопки инструментальной панели или при выборе из меню «Вставка» пункта «Функция». Здесь можно выбрать тип функции из раскрывающего списка «Категория», а затем саму функцию из списка функций соответствующего типа. Можно также выбрать категорию «Все», и тогда в списке будут отображены все доступные функции программы. При этом в правой части окна появится подсказка, поясняющая, что выбранная функция делает и как её употреблять. Кроме того, нажав кнопку «Далее», можно открыть окно для удобного ввода каждого из необходимых значений для выбранной функции. В программе Microsoft Excel тоже есть соответствующие средства. Выбрав из меню «Вставка» пункт «Функция», вы откроете окно «Мастера функций» (рис. 14.8). Здесь в левом столбце выберите категорию функции. Если вы не знаете, к какой категории её отнести, выберите «Полный алфавитный перечень», а затем в правом столбце выберите нужную функцию и нажмите кнопку ОК. Откроется дополнительное окно, в котором можно ввести параметры искомой функции.

Замечание. Для ввода функций необязательно пользоваться окном «Авто
пилота». К нему следует обращаться только в том случае, если вы точно не
помните синтаксис той или иной функции. В остальных же случаях быстрее
ввести функцию в формулу вручную, хотя это, конечно, дело вкуса.___________

Другие классы функций. В программах данного класса чаще всего используются математические функции суммирования, вычитания, умножения, деления, возведения в степень, округления и пр. Однако помимо них в программах содержится ещё целый набор различных категорий функций, например:

Рис. 14.7 «Автопилот функций» в программе OpenOffice.org Сак

■ матричные — определение матрицы и обратной матрицы для заданной, вычисление параметров линейной и экспоненциальной регрессии, распределения частот, произведения матриц и пр.;
можно выбрать категорию функции. Двойной щелчок по какой-либо функции на этой панели позволяет вставить эту функцию в текущую ячейку. Эта панель очень удобна тем, кто любит набирать названия функций вручную.

В программе Microsoft Excel для просмотра списка функций следует пользоваться тем же «Мастером функций», который мы уже рассмотрели выше.

Обсудить статью на форуме

Если прочитаная статья из нашей обширной энциклопедия компьютера - "Отправка и приём факсов. Работа с электронными таблицами", оказалась полезной или интересной, Вы можете поставить закладку в социальной сети или в своём блоге на данную страницу:

Так же Вы можете задать вопрос по статье через форму обратной связи, в сообщение обязательно указывайте название или ссылку на статью!